Kaufberatung Aktenvernichter

Vertrauliche Dokumente sicher vernichten

Es ist mal wieder Zeit, in deinem Arbeitszimmer aufzuräumen. Du hast viele Unterlagen und Briefe aufbewahrt, manches davon brauchst du jetzt nicht mehr. Deine alten Bankdokumente willst du aber nicht einfach nur zerreißen und danach in den Müll werfen. Stattdessen bildest du einen kleinen Stapel, steckst ihn entspannt in die Öffnung deines Aktenvernichters und siehst hinterher nur noch Streifen und Schnipsel. Lesbar sind die Informationen auf den Dokumenten jedenfalls nicht mehr. Worauf du beim Kauf eines solchen Schredders achten solltest und welche Modelle sich eher für Unternehmen eignen und welche für den privaten Gebrauch, erklärt dir dieser Kaufberater.

Inhaltsverzeichnis

• Unterlagen ordnungsgemäß und unlesbar entsorgen
• Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen von Reißwölfen
• Darauf solltest du beim Kauf eines Schredders achten
• Der richtige Aktenvernichter für deine Bedürfnisse
• Gebrauchshinweise, Zubehör und Tipps zur Pflege
• Fazit: Aktenvernichter machen aus Dokumenten wertlose Schnipsel

Unterlagen ordnungsgemäß und unlesbar entsorgen

Es gibt Fälle, in denen genügt es nicht, ein Dokument einfach einige Male durchzureißen. Enthält das Papier personenbezogene Informationen, sollte es sachgemäß vernichtet werden. So will es die Bundesdatenschutzagentur – und liefert damit einen guten Grund für die Anschaffung eines Aktenvernichters, nicht nur in Behörden oder Unternehmen. Denn auch zu Hause wandern regelmäßig Dokumente mit wichtigen Infos vom Papierkorb in die Papiertonne. Sind sie nicht ausreichend zerkleinert, steigt die Gefahr, dass jemand die entscheidenden Daten doch noch zusammensetzen kann, wenn er möchte. Genau dem wirkt der Reißwolf entgegen: Mit seiner Kombination aus Scheren und Elektromotor zerstört er Dokumente bis zur Unkenntlichkeit. Manche Modelle zerkleinern sogar CDs oder Bankkarten.

Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen von Reißwölfen

Offiziell werden Aktenvernichter in mehrere Modellkategorien unterteilt. Entscheidend sind dabei der Sicherheitsaspekt, die Art des Schnitts, die Streifenbreite und die Partikelfläche. Hier findest du wichtige Informationen zu den unterschiedlichen Sicherheitsstufen.

Sicherheitsstufe 1 (S1)

S1-Geräte zerschneiden Dokumente lediglich in Streifen, was eine Wiederherstellung mit einem gewissen Zeitaufwand theoretisch ermöglicht. Daher eignen sich solche Reißwölfe nur für die Vernichtung von Dokumenten mit allgemeinen Daten, beispielsweise für einzelne Katalogseiten.

Sicherheitsstufe 2 (S2)

Waren S2-Modelle am Werk, ist eine Reproduktion der Daten nur mit besonderem Aufwand möglich. Daher kannst du so einen Dokumentvernichter für interne Daten eines Unternehmens, die unlesbar gemacht werden sollen, verwenden – zum Beispiel für ausgedruckte Mails.

Sicherheitsstufe 3 (S3)

Ein Reißwolf mit Sicherheitsstufe 3 hat meistens ein Kreuzschnitt-Schneidwerk und zerschneidet Papier damit bis zur Unkenntlichkeit. Eine Wiederherstellung ist nur mit enormem Aufwand möglich. Deshalb kommen diese Modelle bei sensiblen und vertraulichen Informationen zum Einsatz, beispielsweise bei Rechnungen.

Sicherheitsstufe 4 (S4)

Wurde ein Dokument per Mikroschnitt geschreddert, erfordert eine Wiederherstellung einen enorm hohen Aufwand und ist für gewöhnlich kaum noch möglich. S4-Geräte kommen daher für die Vernichtung von besonders sensiblen und vertraulichen Informationeninfrage, zum Beispiel bei medizinischen Unterlagen.

Sicherheitsstufen 5 und 6 (S5 und S6)

Hier ist Datenklau (fast) unmöglich. War ein Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe 5 oder 6 am Werk, ist eine Wiederherstellung nur mit Spezialkonstruktionen oder forensischen Methoden bzw. nach dem Stand der Technik gar nicht möglich. S5- und S6-Geräte kommen beispielsweise in Forschungsabteilungen oder beim Militär zum Einsatz.

Darauf solltest du beim Kauf eines Schredders achten

Schneidwerk, Größe, Volumen – all das spielt bei deinem Kauf eine Rolle. Bevor du dich für ein bestimmtes Modell entscheidest, solltest du daher über verschiedene Fähigkeiten und technische Daten Bescheid wissen.

Schneidwerk

Einfache Aktenvernichter zerschneiden die Unterlagen im Streifenschnitt – je nach Sicherheitsstufe sind die Streifen dabei unterschiedlich breit. Einige Modelle haben ein Fach, in dem auch CDs und Kreditkarten zerkleinert werden, die dann in separaten Auffangbehältern landen. Für höhere Sicherheitsansprüche ist der Kreuzschnitt oder Partikelschnitt (Englisch „cross cut") geeignet. Entsprechende Geräte produzieren kleine Papierschnipsel, die sich nur mit extrem hohem Aufwand wieder zusammensetzen lassen. Zudem gibt es Aktenvernichter, die Dokumente samt Büroklammern schreddern.

Größe

Papierschredder, die vorrangig für den Einsatz bei Privatpersonen gedacht sind, lassen sich auf oder neben dem Schreibtisch unterbringen und werden bei Nichtbenutzung einfach verstaut. Sie sind häufig rund 30 cm hoch und breit. Besonders handlich sind Modelle, die du direkt auf deinen Papierkorb auflegen kannst. Größere Geräte dagegen finden meist an einer zentralen Stelle Platz oder haben Rollen, sodass sie bequem zum jeweiligen Einsatzort in einer Büroumgebung transportiert werden können. Solche Papierschredder sind fast einen Meter hoch und 50 cm breit und haben damit ein größeres Fassungsvermögen als kleinere Geräte für den Tisch,

Papierkapazität

In direktem Zusammenhang mit der Größe eines Aktenvernichters steht oft seine Papierkapazität. Damit ist das Volumen des Behälters gemeint, in dem die Streifen und Schnipsel aufgefangen werden. Die kleinsten Schredder haben ein Volumen von 12 l, die größten 145 l. Die meisten Modelle weisen eine Kapazität von 30 bis 40 l auf. Grundsätzlich gilt: Je kleiner die Teile nach dem Schreddern sind, desto kleiner ist das Volumen, das zu entsorgen ist. Folglich sind bei Modellen mit Streifenschnitt die Auffangbehälter in der Regel voluminöser als bei der Zerkleinerung in Partikel.

Lautstärke

Aktenvernichter, die nach dem Streifenschnitt-Prinzip funktionieren, arbeiten relativ leise. Partikelschnitt-Geräte mit höherer Sicherheitsstufe, die zudem CDs, DVDs oder Scheckkarten zerkleinern können, sind meist mit einem stärkeren Motor ausgestattet, was sich auf die Geräuschentwicklung auswirkt. Sie können einen Lautstärkepegel von mehr als 78 dB erreichen, was in etwa dem Geräusch einer Waschmaschine beim Schleudern entspricht.

Papieraufnahme und Tempo

Ein Papierschredder kann immer gleichzeitig mehrere Papierdokumente einziehen und vernichten. Die Untergrenze der Leistungsfähigkeit liegt bei etwa fünf Blatt Papier, die meisten Schredder für das Heimbüro ziehen zwischen 10 und 20 Seiten auf einmal ein. Aktenvernichter für größere Büros vernichten mehr als 50 Seiten auf einmal. Beim Einziehen der Blätter kommen die Schredder auf eine durchschnittliche Geschwindigkeit von 3 m pro Minute.

Funktionen

Bei manchen Reißwölfen ist ein Fingerschutz eingebaut, der verhindert, dass du aus Versehen ins Schneidwerk greifst und dich an den scharfen Messern verletzt. Bietet das Gerät zudem eine Selbstreinigungsfunktion, säubert sich das Schneidwerk von allein. Energie sparst du mit einer Abschaltautomatik, die den Papiervernichter ausschaltet, wenn du länger kein Papier in die Öffnung geschoben hast. Sollte es einmal zu einem Papierstau kommen, können manche Geräte aus der Oberklasse die Dokumente selbst entwirren. Bei anderen Versionen betätigst du in solchen Fällen die Vor- bzw. Rücklauftaste und entfernst danach die verhakten Unterlagen.

Der richtige Aktenvernichter für deine Bedürfnisse

Bei der Suche nach einem passenden Dokumentenvernichter solltest du vor allem berücksichtigen, welche Mengen du entsorgen willst und welchen Inhalt die Unterlagen haben. Daraus ergeben sich unterschiedliche Empfehlungen.

Schredder für den Privatgebrauch

Wenn du private Unterlagen, zum Beispiel Behördenpost und handschriftliche Notizen sowie alte Kontoauszüge, vernichten willst, genügen Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe 1 oder 2 völlig. Sie arbeiten mit Streifenschnitt und haben ein fr dich ausreichendes Auffangvolumen von 20 l. Die Preise für solche Geräte beginnen bei 25 €.

Papiervernichter für kleine Firmen

In kleinen Firmen sollten Aktenvernichter zum Einsatz kommen, die zwischen 10 und 20 Seiten auf einmal zerkleinern können und eine Kapazität von bis zu 40 l aufweisen. Dabei empfiehlt sich je nach Art der Informationen ein Reißwolf ab Sicherheitsstufe 3 mit einem Kreuzschnitt-Schneidwerk. Zudem ist es von Vorteil, wenn das Gerät Heftklammern-resistent ist. Modelle dieser Klasse sind ab 50 € zu haben.

Papierentsorgung in größeren Firmen

Die Bürotechnik größerer Firmen sollte Aktenvernichter ab Sicherheitsstufe 3 umfassen, die 50 Seiten und mehr auf einmal vernichten und über Auffangbehälter mit einem Volumen von mehr als 100 l verfügen. Ein Partikelschnitt ist hier unerlässlich, eine Funktion zum Auflösen von Papierstau verhindert, dass bei Problemen Mitarbeiter selbst eingreifen müssen. Gleichzeitig sollten die Geräte auch mit CDs, DVDs und Bankkarten zurechtkommen. Preislich beginnen diese Modelle bei rund 450 €.

Gebrauchshinweise, Zubehör und Tipps zur Pflege

Um von einem reibungslosen Gebrauch eines Aktenvernichters zu profitieren, beachtest du folgende wichtige Hinweise. Zudem erfährst du hier, welches Zubehör sich lohnt:

• Die Schneidwalzen deines Aktenvernichters sind regelmäßig mit Aktenvernichteröl oder Ölpapier zu ölen. Das erhöht nicht nur die Lebensdauer, sondern erhält auch die Arbeitsgeschwindigkeit.
• Hat dein Aktenvernichter keine Selbstreinigungsfunktion, wird eine manuelle Reinigung des Schneidwerks nötig. Achte unbedingt darauf, den Reißwolf vor der Reinigung auszuschalten! Verwende beim Säubern nur ein feuchtes Tuch und reinige schwer zugängliche Stellen mit einem Wattestäbchen.
• Gönne deinem elektrischen Reißwolf regelmäßige Pausen. So überhitzt der Motor nicht. Viele Geräte sind mit einem Überhitzungsschutz ausgestattet, der das Gerät so lange abschaltet, bis die normale Betriebstemperatur wieder erreicht ist.
• Da sich die Papierschnipsel auf ihrem Weg durch den Aktenvernichter statisch aufladen,kleben manche davon anschließend an der Wand des Auffangbehälters. Um sie von dort zu lösen, verwendest du ein feuchtes Tuch.
• Besitzt du oder deine Firma ein Großgerät, ist angesichts der großen Papiermengen eine regelmäßige Wartung nötig. Alle sechs bis zwölf Monate sollte ein Experte das Gerät prüfen.
• Zur einfachen Entsorgung gibt es für einige Reißwölfe Auffangbeutel, die du einfach in den Auffangbehälter spannst. So musst du sie nur wechseln, wenn sie voll sind.

Fazit: Aktenvernichter machen aus Dokumenten wertlose Schnipsel

Aktenvernichter zerkleinern Dokumente, Papiere, CDs und Kreditkarten in so kleine Teile, dass sich die darauf enthaltenen Informationen nicht mehr auslesen lassen. Die Wahl des für dich geeigneten Modells hängt vor allem von Einsatzzweck und -ort ab. Richte deine Kaufentscheidung daher nach folgenden Empfehlungen:

• Für Privatpersonen, die ausgedruckte E-Mails, Kopien von Dokumenten oder Schriftverkehr von Behörden entsorgen möchten, eignen sich Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe 1 oder 2. Sie erzeugen Papierstreifen und kosten ab 25 €.
• Für kleine Betriebe, die zu einer ordnungsgemäßen Vernichtung von Daten verpflichtet sind, empfehlen sich Geräte mit Kreuz-/Partikelschnitt ab Sicherheitsstufe 3. Ein Durchsatz von 10 bis 20 Seiten auf einmal ist dabei sinnvoll. Solche Modelle sind ab 50 € zu haben.
• Für größere Unternehmen sind Dokumentenvernichter ratsam, die mindestens 50 Blätter auf einmal einziehen können und Auffangbehälter mit mehr als 100 l Fassungsvermögen besitzen. Je nach Art der Unterlagen weisen sie die Sicherheitsstufe 3, 4, 5 oder 6 auf. Erhältlich sind sie ab 450 €.