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Zur Archivierung wichtiger Bürounterlagen oder dem Digitalisieren diverser Schriftstücke sind Scanner ein unerlässliches Zubehör. Papierstapel nehmen viel Platz in Anspruch und gestalten sich häufig unübersichtlich. Da ist es ratsam, die Dokumente auf digitalen Speichern abzulegen. Von dort aus sind sie bei Bedarf jederzeit erneut auszudrucken. Ob für den gewerblichen oder privaten Gebrauch, Scanner bauen Papierberge ab und schaffen digitale Ordnung.
Schaffen Sie mehr Platz im heimischen Regal! Wer alte Bilder aus dem Familienalbum, aktuelle Kontoauszüge, diverse Rechnungen oder gar ganze Bücher in digitaler Form braucht oder speichern möchte, ist mit einem Scanner gut beraten. Den langen Postweg umgehen: Wichtige Unterlagen, die als E-Mailanhang schnell verschickt werden müssen, können auf der Festplatte gespeichert und von dort jederzeit wieder aufgerufen werden.
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Regelmäßig überführen Sie Rechnungen ins digitale Format, was die Organisation erleichtert und Papierberge reduziert. Auch alte Fotos, die lange vor der Anschaffung Ihrer Digitalkamera entstanden sind, retten Sie ins digitale Zeitalter, um sie am Computer zu bearbeiten oder über soziale Netzwerke mit anderen zu teilen. Dabei hilft Ihnen ein Scanner. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Arten von Scannern es gibt, welches Modell sich für Ihre persönlichen Zwecke eignet und worauf Sie beim Kauf achten sollten.
> Analoge Dokumente digitalisieren und Ordnung schaffen
> So funktionieren Scanner
> Scannermodelle für verschiedene Einsatzbereiche
> Darauf sollten Sie beim Scannerkauf achten
> Der passende Scanner für Ihren Schreibtisch
> So gelingen Ihnen gute Scans
> Fazit: Vom Papier direkt auf die Festplatte
Ein Scanner ermöglicht es Ihnen, Dokumente und Bilder in digitale Daten zu verwandeln und somit für Ordnung im Haus zu sorgen. Neben dem Vorteil, dass Sie am Computer und auf Wunsch auch über Cloud-Onlinedienste stets Zugriff auf Ihre gescannten Dateien haben, bieten sich auch noch weitreichende Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung Ihrer Scans:
Fast alle Scanner – vom simplen Hand- über den großen Flachbett- bis hin zum leistungsstarken Einzugsscanner – funktionieren nach demselben Prinzip: Mit einer starken Lichtquelle wird die Oberfläche des einzulesenden Objekts ausgeleuchtet und von einer lichtempfindlichen Sensorleiste Millimeter für Millimeter abgetastet. Dieser Funktionsweise verdankt die Gerätegattung auch ihren Namen: Im Englischen bedeutet „to scan" nichts anderes als „abtasten". Die eingehenden Informationen werden dann in digitale Pixel verwandelt und über die USB-Schnittstelle, ein Netzwerkkabel oder kabellos per WLAN an den Computer übertragen.
Scanner gibt es in fünf Bauformen, die jeweils Stärken für bestimmte Anwendungen haben.
Wollen Sie mit Ihrem Scanner hauptsächlich flache Vorlagen wie Dokumente, Zeitschriften, Buchseiten oder Fotoabzüge digitalisieren, ist ein Flachbettscanner die richtige Wahl. Diese Modelle aus der Kategorie Dokumentenscanner verfügen über eine plane Glasscheibe, auf die Sie die zu scannenden Vorlagen legen.
Einzugsscanner sind gut geeignet für Büroanwendungen, wenn größere Mengen an Dokumenten automatisch eingelesen werden sollen. Der Scanner zieht Seite für Seite über das Vorlagenfach ein, scannt sie und wirft sie direkt wieder aus. Einzugsscanner finden Sie ebenfalls in der Kategorie Dokumentenscanner.
Dias und die dazugehörigen Projektoren sind aus dem heimischen Wohnzimmer inzwischen nahezu verschwunden. Möchten Sie Ihre lieb gewonnenen Dias für die Zukunft bewahren, sollten Sie zu einem speziellen Diascanner greifen. Damit digitalisieren Sie gerahmte Dias oder Positiv- und Negativ-Filmstreifen in wenigen Augenblicken und in hoher Bildqualität.
Tipp: Wenn Sie nur wenige Dias scannen und sich die Anschaffung eines speziellen Diascanners sparen möchten, greifen Sie zu einem Flachbettscanner mit integriertem Durchlichtaufsatz und einem Adapter für Diarahmen und/oder Filmstreifen.
Bilder, Grafiken, aber auch Strichcodes und kleinere Dokumente wie Kassenzettel für die Steuererklärung oder die Reisekostenabrechnung erfassen Sie mit einem Handscanner. Diese Geräte im kompakten Stiftformat oder integriert in die Maus zeichnen sich durch ihre schnelle und unkomplizierte Bedienung aus. Fahren Sie einfach mit der Lesefläche über die Stelle, die Sie einscannen wollen – genau so, als würden Sie einen Textmarker benutzen. Schon werden die Daten an Ihren Desktop-PC oder Ihr Laptop übertragen. Einige Stiftscanner verfügen außerdem über zahlreiche Zusatzfunktionen und können beispielsweise Textpassagen nahezu in Echtzeit in verschiedene Sprachen übersetzen.
Mit einem mobilen Scanner tasten Sie mit einer Bewegung komplette Seiten aus Büchern und Zeitschriften ab. Aufgrund eines integrierten Speichers und Akkus sind Sie dabei unabhängig von einem Computer, sodass Sie den mobilen Scanner beispielsweise in einer Bibliothek oder einem Zeitungsarchiv benutzen können. Je nach Variante verfügen mobile Scanner auch über einen kleinen Papiereinzug, mit dem Sie einzelne Dokumente oder kleinere Papiere wie Visitenkarten und Kassenbons einlesen können.
Bevor Sie sich für einen bestimmten Scanner entscheiden, sollten Sie sich mit den folgenden wichtigen Produktmerkmalen beschäftigen.
Wollen Sie vor allem Fotos oder andere Bilder einscannen, sollten Sie auch auf die Scan-Auflösung achten. Je höher die Auflösung, desto mehr Details erkennen Sie später auf Ihrem Scan. Die Auflösung wird in dpi, also dots per inch („Punkte pro Zoll"), angegeben. Empfohlen wird eine Auflösung von rund 150 dpi für Papierfotos. Aufgrund der kleinen Bildfläche sollten Dias mit mindestens 1.200 dpi abgetastet werden, um qualitativ hochwertige Dateien zu erhalten. Gleiches gilt für Konstruktionszeichnungen oder Dokumente, bei denen ein ähnlich hoher Detailgrad eine wichtige Rolle spielt.
Für normale Textseiten ohne Bilder sind in der Regel 150 bis 300 dpi ausreichend, um bei einem späteren Druck ein gut lesbares Ergebnis zu erzielen. Moderne Dokumentenscanner lösen mit 1.200 bis 4.800 dpi auf. Dank solcher Werte können Sie auch Vorlagen mit geringen Abmessungen in ordentlicher Qualität erfassen.
Beim Einscannen von Fotos spielt auch die Farbtiefe eine große Rolle. Sie gibt an, wie gut der Scanner Farbübergänge und Schattierungen erkennen und erfassen kann. Für den durchschnittlichen Hausgebrauch ist eine Farbtiefe von 24 Bit ausreichend – damit lassen sich rund 16,7 Millionen Farbnuancen erfassen. Ambitionierte Fotografen und Profis wählen eine Farbtiefe von 30 bis 48 Bit für über eine Milliarde unterschiedlicher Farbwerte.
Die maximale Dichte (Dmax) besagt, wie viele Schattierungen der Scanner zwischen dem hellsten und dem dunkelsten Bereich erkennt – dies wird auch als Kontrast- oder Tonwertumfang bezeichnet. Es gibt keinen einheitlichen, herstellerübergreifenden Standard für den Dichtewert. Im direkten Vergleich können Sie jedoch davon ausgehen, dass ein höherer Wert ein besseres Scan-Ergebnis liefert.
Die meisten Scanner setzen für die Bilderfassung auf CCD-Sensoren, die eine hohe Bildqualität erzeugen und als Lichtquelle eine Kaltlichtlampe nutzen. Immer häufiger werden auch LEDs verbaut, da sie stromsparender sind und keine Aufwärmzeit benötigen. Dafür ist die Leuchtstärke etwas geringer, was zu geringen Abstrichen in der Bildqualität führen kann.
Wenn Sie oft mehrere Dokumente nacheinander einscannen möchten, spielt die Geschwindigkeit des Scanners eine große Rolle. Einfache Flachbettscanner lassen sich mit 10 bis 20 Sekunden für das Einlesen einer DIN-A4-Seite etwas mehr Zeit, während besonders schnelle Einzugsscanner aus dem Profi-Bereich bis zu 120 Seiten pro Minute verarbeiten können.
In der Regel verbinden Sie Ihren Scanner über die USB-Schnittstelle mit dem Computer. Für die Übertragung der vergleichsweise geringen Datenmengen ist dabei ein USB-2.0-Port ausreichend. Denn die maximal erzielbare Scan-Geschwindigkeit wird nicht von der Schnittstelle, sondern vom Schrittmotor im Scanner vorgegeben. Zusätzliche Anschlüsse wie Ethernet für Netzwerke oder WLAN für die kabellose Übertragung sorgen für ein Plus an Flexibilität.
Bei Einzugsscannern sollten Sie einen Blick auf die Größe des Papierfachs werfen. Je nach Modell und Preisklasse fassen diese Fächer zwischen 50 und 250 Seiten. Möchten Sie vorwiegend doppelseitige Dokumente einscannen, achten Sie auf eine Duplex-Funktion. Diese tastet in einem Arbeitsgang sowohl die Vorder- als auch die Rückseite von Dokumenten ab, ohne dass Sie das Blatt umdrehen müssen.
Üblicherweise wird ein Scanner über die entsprechende App oder Software vom Computer aus angesteuert. Einige Modelle bieten auch Bedienelemente an der Vorderseite, mit denen Sie schnell und zeitsparend per Knopfdruck den Scanvorgang starten, eine Kopie anfertigen oder den Vorlagentyp einstellen können.
Die im Lieferumfang enthaltene Software ermöglicht Ihnen nicht nur die komfortable Steuerung Ihres Scanners, sondern auch umfangreiche Einstellungen bezüglich Auflösung, Farbtiefe oder Art der Vorlage. Wenn Sie viel mit Textdokumenten arbeiten, sollte eine OCR-Software im Lieferumfang des Scanners enthalten sein. Diese Optical Character Recognition („optische Buchstabenerkennung") verwandelt eingescannte Textdokumente in editierbare Dateien, die Sie anschließend mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word bearbeiten können. Planen Sie den Einsatz einer Office- oder Bildbearbeitungssoftware, achten Sie auf die Unterstützung der Standards TWAIN und WIA – damit können Sie Dokumente und Bilder direkt aus der jeweiligen Software heraus scannen.
Je nach Einsatzbereich und -häufigkeit sowie der Art der zu scannenden Dokumente kommen unterschiedliche Modelle für Sie infrage.
Wenn Sie nur ab und zu ein Dokument oder ein Foto am heimischen Schreibtisch digitalisieren möchten, sind Sie mit einem einfachen Flachbettscanner gut bedient. Kompakte Modelle in A4-Größe mit einer Auflösung von 600 bis 2.400 dpi reichen für das gelegentliche Scannen verschiedener Vorlagen wie Dokumente, Bilder oder Belege aus. Solche Modelle kosten ab 75 €.
Sie erfassen im Büro täglich mehrere Dutzend Dokumente oder organisieren zu Hause Ihre Dokumente auf digitalem Weg – dann fahren Sie gut mit einem Einzugsscanner. Leistungsstarke Geräte mit großen Papierfächern und hoher Scan-Geschwindigkeit von 20 bis 60 Seiten pro Minute erhalten Sie zwischen rund 300 und 900 €. Im Profi-Segment über 1.000 € finden Sie auch Einzugsscanner mit rotierenden Trommeln, die mit bis zu 120 Seiten pro Minute sehr große Mengen an Dokumenten bewältigen.
Sie möchten gerne Ihre hochwertigen Fotoabzüge oder Dias in hoher Qualität ins digitale Format überführen. Ab rund 150 € erhalten Sie Flachbettscanner mit sehr hoher Auflösung von bis zu 9.600 dpi, sodass auch winzige Ausschnitte in guter Qualität vergrößert oder Papierabzüge für den Posterdruck aufbereitet werden können. Viele dieser Flachbettmodelle bieten eine Farbtiefe von bis zu 48 Bit für die besonders natürliche Farbwiedergabe und sind bereits ab Werk mit Rahmen oder Adaptern zum Scannen von Dias ausgestattet. Wollen Sie dagegen ausschließlich Dias verarbeiten, greifen Sie zu einem reinen Diascanner ab rund 50 €. Professionelle Diascanner kosten zwischen 150 und 1.500 €, wobei sie mit einer Auflösung von 2.600 bis 10.000 dpi jedes noch so kleine Detail erfassen.
Wollen Sie auch unterwegs mit Laptop oder Smartphone scannen, empfiehlt sich die Anschaffung eines leichten und kompakten Mobilscanners ab rund 100 €. Dabei haben Sie die Wahl zwischen batteriebetriebenen Einzugsmodellen für hochwertige Scans oder ultrakompakten Stiften zum schnellen Einlesen von Visitenkarten, Buchpassagen oder kleinen Belegen.
Wenn Sie folgende Tipps beherzigen, fertigen Sie qualitativ hochwertige Scans von Dokumenten und Bildern an:
Mit einem Scanner überführen Sie nahezu jedes Papierdokument schnell und in hoher Qualität ins digitale Format. Einmal auf dem Computer, können Sie die Dateien bearbeiten, organisieren oder an andere weitergeben. Entscheiden Sie vor allem anhand der Art Ihrer Dokumente und dem Einsatzort, welcher Scannertyp für Sie geeignet ist.
