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Dich nervt das Durcheinander von Dokumenten und Briefpost? Du weißt nie, welche Unterlagen im Aktenordner archiviert sind? Hättest du alles in digitaler Form, könntest du deine Papiere übersichtlich aufbewahren und am PC durchsuchen. Ein Scanner verwandelt Bilder, Dias und Unterlagen auf Knopfdruck in Bilddateien oder PDF-Dokumente. In beruflicher Selbstständigkeit erfasst du Belege und Geschäftsbriefe, als Student machst du aus handschriftlichen Notizen bearbeitbare Textdokumente. In diesem Ratgeber erfährst du, welcher Scanner sich für deinen Bedarf eignet.
> Unterlagen sortiert auf dem PC sichern, bearbeiten und versenden
> Diese Arten von Scannern gibt es
> Darauf solltest du beim Kauf eines Scan-Geräts achten
> Der richtige Scanner für dich und deine Vorhaben
> Fazit: Dokumente schnell und komfortabel digital erfassen
Besonders wichtige Dokumente, etwa Versicherungspolicen, Verträge, Kaufquittungen, liegen oft immer noch nur auf Papier vor. Um sie leicht verschicken zu können oder um zur Sicherheit eine digitale Kopie zu haben, kannst du sie mit einem Scanner einlesen. Auch Anschreiben, Rechnungen sowie Unterlagen von Behörden und Quittungen, die zum Beispiel Selbstständige und Freiberufler auch digital archivieren müssen, können zuverlässig erfasst und in digitaler Form gespeichert werden. Ein Scan ist wesentlich hochwertiger als eine Kopie. Durch Techniken zur Bildreparatur und Bildoptimierung sind Scans qualitativ sehr nah am Original.
Bilder und Dias verlieren im Laufe der Zeit durch UV-Einstrahlung an Qualität. Mit einem geeigneten Scanner lassen sich auch ältere Fotodokumente aus der Familiengeschichte im aktuellen Zustand erhalten. Außerdem können sie als Bilddatei unkompliziert auf Webseiten oder in sozialen Medien verwendet oder per Mail an andere Personen geschickt werden. Das wertvolle Original bleibt in deinem Besitz.
Grundsätzlich beleuchten alle Scanner die Oberfläche einzulesender Objekte mit einer Lichtquelle und tasten sie mit einem lichtempfindlichen Sensor ab. Bei unterschiedlichen Objekten, Oberflächen und Materialien funktioniert das jeweils etwas anders. Daher gibt es für unterschiedliche Aufgaben verschiedene Scanner-Typen.
Flachbettscanner haben eine Glasoberfläche, auf die du das zu scannende Objekt legst. Jedes Blatt wird einzeln aufgelegt. Vorteil der freien Auflagefläche und der manuellen Bestückung ist, dass sich einzelne Seiten aus Büchern, Fotoalben oder Dokumenten mit ungewöhnlichem Format problemlos digitalisieren lassen. Bei manchen Flachbettscannern gehört eine Durchlichteinheit zum Lieferumfang oder ist zusätzlich erhältlich. Damit lassen sich Dias und Negative digitalisieren.
Um regelmäßig eine große Anzahl von Unterlagen in Standardformaten wie DIN A4 in Dateien umzuwandeln, sind Einzugsscanner hilfreich. Sie können Papierstapel automatisch einziehen, die Dokumente digitalisieren, mit einer Texterkennungssoftware teilweise sogar in bearbeitbare Formate umwandeln und an vorher definierten Zielorten ablegen. Profi-Geräte lesen zudem gleichzeitig Vorder- und Rückseite der Papierdokumente ein, was bei längeren Schriftstücken nützlich ist. Anhand einer Doppelblatterkennung erkennen sie auch leere Seiten, die sie nicht mitscannen. Besonders im Büro sind Einzugsscanner eine echte Hilfe.
Mobile Scanner sind eine stark verkleinerte und für den mobilen Einsatz angepasste Variante von Einzugsscannern. Das Papier wird hier beim Durchziehen durch das balkenförmige Gerät eingelesen. Mobile Scanner gibt es schon mit Abmessungen von weniger 4 x 4 cm, einer Länge unter 28 cm und einem Gewicht von etwa 300 g. Ein solches Gerät passt damit in die Laptop-Tasche. Dank microSD-Karte und Akku scannt es auch ohne angeschlossenen Computer.
Bei Handscannern gibt es zwei Varianten. Die erste ähnelt äußerlich mobilen Scannern. Allerdings wird das zu scannende Papier nicht durch das Gerät hindurch gezogen, sondern du ziehst den Scanner über das Papier. Dadurch lassen sich unterwegs Seiten aus Büchern, Prospekten oder Magazinen einlesen. Die zweite Variante der Handscanner ähnelt einem Digitalstift. Mit diesen Modellen fährst du über Zitate, Sätze oder kurze Absätze in Büchern, Zeitschriften oder Dokumenten, die du digital weiterbearbeiten möchtest.
Tipp: Manche Modelle erlauben es dir, selbst handschriftliche Notizen anzufertigen, die parallel eingelesen werden. Damit sind Handscanner ein vielseitiges Werkzeug für Studenten, Lehrkräfte, Wissenschaftler, Journalisten oder Juristen.
Mit speziellen Diascannern kannst du bequem eine große Anzahl von Dias einlesen. Viele Geräte bieten dazu Halterungen, mit denen sich mehrere Dias oder ganze Negativstreifen automatisch einlesen lassen. Manche Diascanner eignen sich, um zusätzlich Fotos zu scannen oder Super-8-Filme in digitale Videos umzuwandeln. Reine Filmscanner können Super-8-Material nicht nur digitalisieren, sondern auch auf einem angeschlossenen Fernseher wiedergeben.
Scanner gehen deutlich über die Möglichkeiten hinaus, die gängige Multifunktionsdrucker mit Scan-Funktion bieten. Gerade wenn du regelmäßig viele Dokumente einliest und abspeicherst, lassen sich mit einem Scanner Abläufe automatisieren. Lies hier, welche Kriterien bei einem Scan-Gerät wichtig sind.
Um mit Einzugsscannern vor allem Textdokumente zu erfassen, reicht eine optische Auflösung von 300 dpi („dots per inch“, also „Punkte pro Zoll“). Werte von 600 oder 1.200 dpi verbessern die Erkennungsrate, wenn du Scans mit Textverarbeitungssoftware weiterbearbeiten willst. Beim Scannen von Fotos sollte die Auflösung höher sein. Empfehlenswert sind 2.400 x 4.800 oder 4.800 x 4.800 dpi. Profi-Fotoscanner bieten sogar eine Auflösung von 6.400 dpi oder mehr. Diascanner arbeiten meist mit Auflösungen von 1.800 oder 3.600 dpi. Damit wird aus einem Dia eine Bilddatei mit 2.500 x 1.500 beziehungsweise 5.100 x 3.100 Pixeln. Davon kannst du qualitativ gute Fotoabzüge im Format 15 x 18 cm respektive 90 x 60 cm erstellen.
Die manchmal angegebene „interpolierte Auflösung“ liegt höher als die optische Auflösung. Sie gibt an, wie stark der Scanner ein Bild vergrößern kann. Darüber, wie detailliert eine Vorlage eingelesen wird, sagt sie nichts aus. Die Bildvergrößerung erledigen jedoch Bildbearbeitungsprogramme am PC dank größerer Rechenleistung besser.
Tipp: Das Technik-Portal UPDATED stellt in dem Beitrag „Bildbearbeitung: vier nützliche und kostenlose Programme“ Software zur Bildbearbeitung vor.
Die in Bit angegebene Farbtiefe ist vor allem wichtig, wenn regelmäßig Fotos eingescannt werden. Der Wert gibt Auskunft darüber, wie viele Farbabstufungen jedem Bildpunkt zugeordnet werden, also wie genau der Scanner Farbnuancen erfasst. Bei 24 Bit sind es rund 16, 7 Millionen Farbtöne. Eine größere Farbtiefe (32 oder 48 Bit) verbessert die Bildqualität in Bereichen mit geringen Farbunterschieden, etwa bei Nachtaufnahmen. Sie wird vor allem bei speziellen Fotoscannern angeboten. Um Textdokumente einzulesen, reicht eine Farbtiefe von 8 Bit aus.
Je nach Auflösung ist der Scan eines DIN-A4-Dokuments im Flachbettscanner in 10 bis 16 Sekunden erledigt. Einzugsscanner sind schneller und schaffen mit automatischem Dokumenteneinzug zwischen 15 und 60 Seiten pro Minute. Bei Diascannern kannst du für ein Dia mit einer Auflösung von 1.800 dpi mit einer Scan-Dauer von etwa zwei Sekunden rechnen. Bei speziellen Filmscannern liegt die Scan-Geschwindigkeit bei circa zwei Bildern pro Sekunde. Aus einer 15-m-Rolle entsteht damit in etwa 30 Minuten ein digitales Video.
Bei mobilen Scannern und Handscannern ist es hilfreich, sie ohne PC betreiben zu können. Dazu sind sie oft mit Akku und Speicher ausgerüstet. Praktisch ist eine austauschbare Speicherkarte. Dann lassen sich Dateien leicht auf einen beliebigen Computer übertragen. Um Dateien gleich am richtigen Ort abzulegen, helfen Funktionen wie „Scan-to-Folder“, „Scan-to-Mail" oder „Scan-to-Cloud“. Die Datei wird damit direkt in einem zuvor ausgewählten Ordner auf dem PC oder im Netzwerk abgelegt, an einen bestimmten Empfänger geschickt oder in einen Cloud-Speicher übertragen.
Tipp: In den Beiträgen „Scanner-Software: Drei kostenlose Programme für Windows 10“ und „Scannen auf dem Mac – onboard oder mit Zusatzsoftware“ stellt das Technikportal UPDATED empfehlenswerte Zusatzsoftware für Scanner vor.
Bei der Suche nach einem Scanner mit den richtigen Eigenschaften solltest du vor allem berücksichtigen, welche Vorlagen und in welcher Stückzahl du digitalisieren willst.
Rechnungen, Belege und Vertragsunterlagen liegen bei dir häufig auf Papier vor, viele davon hättest du aber auch gerne in digitaler Form. Für dich ist ein Flachbettscanner genau richtig, mit dem du gelegentliche Unterlagen unterschiedlicher Größe und Qualität elektronisch erfasst. Einsteigermodelle mit einer Scan-Auflösung von 2.400 x 4.800 dpi gibt es zwischen 70 und 150 €. Wenn du damit auch hochwertige Fotos scannen willst, empfehlen sich Flachbettscanner mit 6.400 dpi und Funktionen zur Optimierung der Scans. Hier liegen die Preise zwischen 150 und 260 €.
Firmen und Selbstständige haben Geschäftsunterlagen auch digital aufzubewahren. Mit Lieferscheinen, Eingangsrechnungen oder Personalunterlagen sammeln sich schnell viele Seiten an. Beim Abarbeiten der Papierstapel helfen Einzugsscanner. Dokumentenscanner mit einer Scan-Geschwindigkeit von über 25 Seiten pro Minute, einer Dokumentenzuführung für bis zu 50 Blatt und einer Farbtiefe von 8 Bit gibt es ab 290 €. Um zusätzlich gelegentlich Fotos oder Zeitschriften- und Buchseiten zu digitalisieren, eignen sich Modelle mit aufklappbarer Einzugseinheit, die dann zum Flachbettscanner werden. Diese gibt es ab 290 €. Die Preise für schnelle Farbscanner mit 35 Seiten pro Minute und Duplex-Funktion beginnen bei 330 €.
Aus früheren Jahren hast du viele Dias und Negative im Haus, die du gerne digitalisieren willst. Dafür empfehlen sich kompakte Diascanner mit einer optischen Auflösung von 1.800 dpi und einer Farbtiefe von 48 Bit. Solche Geräte sind ab 45 € erhältlich. Manche Modelle lassen sich auch an den Fernseher anschließen, um Dias und Negative auf dem großen Bildschirm zu betrachten. Diascanner mit Farbmonitor und der Möglichkeit, auch Fotos einzuscannen, gibt es ab 90 €. Die Preise für Kombinationen aus Dia-, Negativ- und Filmscanner beginnen bei rund 100 €. Professionelle Diascanner für Hobbyfotografen und Profis bieten eine optische Auflösung von 7.200 dpi und umfangreiche Bildoptimierungsfunktionen. Die Preise beginnen bei 230 €.
Tipp: Das Technik-Portal UPDATED bietet in dem Beitrag „Dias digitalisieren – so geht’s mit Dia-Scannern und Fotodiensten“ Hilfe dabei, wertvolle Dias ins digitale Zeitalter zu überführen.
Du bist häufig beruflich unterwegs und scannst oft bei Kunden oder auf Veranstaltungen Vertragsunterlagen, Lieferbelege oder Reisekostenabrechnungen ein, um sie später am PC weiterzuverarbeiten. Dann bist du mit mobilen Handscannern gut beraten, die mit einer Länge von knapp 30 cm und einem Gewicht unter 300 g leicht in die Notebook-Tasche passen und die preislich bei 80 € beginnen. Alternativ sind Geräte zu empfehlen, die einzelne Zitate oder kurze Textabschnitte erfassen. Solche Modelle, die von Akku und Speicher her für bis zu 100 Dokumente pro Tag ausgelegt sind, kosten rund 150 €.
Immer öfter werden Dokumente, die auf Papier vorliegen, auch digital benötigt. Sie lassen sich dann leichter weiterbearbeiten, weitergeben und aufbewahren. Scanner erledigen diese Aufgaben und helfen außerdem, Fotos, Dias, Negative oder analoge Filme in digitaler Form für künftige Generationen zu bewahren. Je nachdem, was du vorhast, empfehlen sich folgende Ausführungen:
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