Handscanner

Ein anstrengender Messetag liegt hinter dir. Zurück im Hotelzimmer sichtest du zufrieden die Visitenkarten, die du heute gesammelt hast. Damit du sie nicht mehr mitzunehmen brauchst, nimmst du deinen Handscanner und erfasst die Angaben digital. Wenn du dann zurück im Büro bist, wirst du die Daten in deine Kundendatei übertragen. In dieser Kaufberatung erfährst du, welche Arten von Handscannern es gibt und welches Modell zu deinen Ansprüchen passt.

Inhaltsverzeichnis

> Mit handlichen Scannern ortsunabhängig Texte erfassen
> Diese Arten von Handscannern gibt es
> Checkliste für den Kauf eines Handscanners
> Fazit: Kompakte Scanner für effektive Digitalisierung unterwegs

Mit handlichen Scannern ortsunabhängig Texte erfassen

Handscanner sind kompakte Geräte, die immer griffbereit sind, wenn es um das Scannen von Papiervorlagen geht. Sie helfen dir, eigene handschriftliche Notizen und fremde Textvorlagenzu digitalisieren. Die Daten werden in einem internen Speicher aufbewahrt oder zur Weiterbearbeitung direkt auf den PC übertragen. Anders als klassische Scanner für den Computer, die auf Netzteil und direkte Verbindung zum PC über Kabel oder WLAN angewiesen sind, arbeiten viele Handscanner kabellos und netzunabhängig. Sie sind damit zu Hause, im Unternehmen, beim Studium und unterwegs jederzeit einsatzbereit.

Außerdem dienen Handscanner als mobile Variante der klassischen Dokumentenscanner. Binnen Sekunden sind damit Textschnipsel aller Art digital erfasst – etwa Ausschnitte aus Prospekten, Quittungen für die Steuer, Arztdokumente, Bedienungsanleitungen oder Belege für die Reisekostenabrechnung. Sogar Inhalte aus Büchern, Zeitungen, Magazinen oder Aktenordnern lassen sich bequem erfassen. Das geht schneller als das Abschreiben oder Eintippen. Dann liegen wichtigen Unterlagen auch digital vor und können per Suchfunktion gezielt und zügig gefunden werden.

Diese Arten von Handscannern gibt es

Bei herkömmlichen Modellen wird die Vorlage durch das Gerät gezogen oder auf den Scanner gelegt. Bei einem Handscanner führst du dagegen den Lesekopf von Hand über die Vorlage. Dadurch sind diese Ausführungen viel kompakter gebaut und flexibel einsetzbar.

Handscanner in Linealform

Bei Modellen in Linealform nimmt die Leseeinheit fast die gesamte Gehäusebreite von knapp 30 cm ein. Je nach Scanner-Modell kannst du Dokumente bis zur Breite einer DIN-A4-Seite mit einer Handbewegung digitalisieren. Breitere Vorlagen liest du in zwei oder mehr Durchgängen ein.

Das beim Scannen von der Vorlage reflektierte Licht der LEDs wird im etwa 4 cm breiten und gut 2 cm starken Scanner-Gehäuse von Sensor-Chips aufgenommen, die daraus errechnete Grafik als JPG- oder PDF-Datei gespeichert. Am PC lassen sich gescannte Textausschnitte später mit einer Texterkennungssoftware (OCR-Software) so umwandeln, dass sich der Text nicht von selbst eingetippten Zeichen unterscheidet. Lineal-Handscanner sind ab 120 € erhältlich.

Scanner in Stiftform

Scanner in Form und Größe eines Stiftes (auch Pen-Scanner oder Stiftscanner genannt) werden wie ein Textmarker gehalten und über die Vorlage bewegt. Sie arbeiten zeilenweise und sind vor allem bei Visitenkarten, Zeitungsausschnitten oder Recherchen in Bibliotheken hilfreich. Längere Dokumente und kleine Grafiken liest du durch mehrfaches Ansetzen des Scan-Stiftes ein.

Neben vollständig mobil einsetzbaren Pen-Scannern mit Akku gibt es auch Scanner-Stifte für den Einsatz an einem PC. Sie unterscheiden sich von mobilen und rechnerunabhängigen Modellen vor allem durch ein USB-Kabel für den Anschluss an den Computer und arbeiten ohne Akku. Scanner in Stiftform gibt es ab 100 €.

Handscanner in Mausform

Auf dem Markt sind auch Handscanner, die in eine PC-Maus integriert sind. Mit ihnen steuerst du den Mauszeiger wie gewohnt am Bildschirm, kannst aber auf Knopfdruck den Scanner-Modus aktivieren. Danach liest der Mausscanner über eine Erfassungseinheit in der Unterseite Texte und Bilder ein, über die du mit der Maus fährst.

Solche 2-in-1-Modelle sparen Platz am Schreibtisch. Sie werden mit USB-Kabel und in drahtloser Ausführung mit integriertem Akku und Datenübertragung per WLAN angeboten, sind aber in beiden Varianten vorwiegend für den Einsatz am Schreibtisch bestimmt. Maus-Handscanner kosten ab 75 €.

Checkliste für den Kauf eines Handscanners

Beim Kauf eines Handscanners spielen vor allem Auflösung, Scan-Geschwindigkeit und Speichergröße eine Rolle. Hier erfährst du, wie diese Kriterien bei der Kaufentscheidung zu gewichten sind.

Auflösung und minimale Schrifthöhe

Je höher die Auflösung ist, desto mehr Details kann ein Scanner wiedergeben. Wichtig ist das vor allem für Grafiken. Bei der mit Stiftscannern meist beabsichtigten Erfassung von Text oder handschriftlichen Notizenreichen 300 dpi (dots per inch) aus. Um Grafiken und Fotos zu digitalisieren, bieten Mausscanner und vor allem Handscanner in Linealform auch einstellbare höhere Auflösungen von 600 oder 1.200 dpi. Bei Scanner-Stiften ist neben der Auflösung die minimale Schrifthöhe wichtig, damit du auch klein Gedrucktes scannen kannst. Bei einer Schriftgröße von 9 Punkt (3,17 mm) und kleiner kann bei manchen Modellen für bessere Ergebnisse ein spezieller Feinschriftmodus eingeschaltet werden.

Scan-Geschwindigkeit

Die Scan-Geschwindigkeit hängt weniger vom Modell als vielmehr von der Schriftgröße ab. Als Richtwert kannst du für eine Zeile in der für viele Dokumente üblichen Schriftgröße 12 Punkt auf einem DIN-A4-Blatt etwa drei Sekunden rechnen. Das ist etwa so lange, wie du benötigen würdest, um diese Zeile mit einem Textmarker sorgfältig hervorzuheben.

Spracherkennung

Die Texterkennung basiert auf Wörterbüchern für einzelne Sprachen. Ohne passendes Wörterbuch liefert sie eine unzureichende Erkennungsgenauigkeit. Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, viele weitere europäische Sprachen und meist Chinesisch gehören zur Standardausstattung. Je nach Modell sind zwischen 20 und 130 Sprachen integriert. Benötigst du die Texterkennung für eine bestimmte Sprache, die beim Kauf nicht vorhanden ist, kannst du sie nachladen. Vorteilhaft sind Modelle, die zusammen mit einem PC genutzt werden und die du auf eine benötigte Sprache umschalten kannst, da sie online auf einen Dienst des Herstellers zugreifen. Welche Sprachen im Detail verfügbar sind, erfährst du auf den Webseiten der Hersteller.

Display und Vorlesefunktion

Besitzt das Gerät ein Display, kannst du neben dem Gerätestatus auch die erkannten Zeichen kontrollieren. Bestimmte Handscanner können dank einer integrierten Übersetzungsfunktion auf einem Display auch unmittelbar eine Übersetzung des eingelesenen Textes anzeigen. Das Display wird über ein kleines Zusatzmodul bereitgestellt. Es ist etwa 8 cm breit und kann beispielsweise an einem Notizblock befestigt werden. Dadurch hast du es immer gut im Blick. Manche Modelle bieten zusätzlich eine Text-zu-Sprache-Funktion. Sie lesen also den gerade erfassten Text vor. Damit das niemanden stört, lässt sich die Sprachausgabe, etwa über Bluetooth, an einen Kopfhörer oder ein Headset übertragen.

Speichergröße

Die interne Speichergröße besagt, wie groß der fest eingebaute Dokumentenspeicher ist. Bei Stiftscannern geben die Hersteller sie in der Regel nicht in Megabyte (MB) an, sondern in einer Anzahl an Textseiten. Bei mobilen Handscannern gängiger Größe sindbis zu 100 Seiten Text möglich. Wird regelmäßig mehr benötigt oder sollen viele Grafiken digitalisiert werden, ist das mit Handscannern möglich, die per Funk oder USB direkt mit einem Rechner verbunden sind. Viele Modelle unterstützen Mobilbetriebssysteme und können daher zusammen mit Tablet oder Smartphone genutzt werden. Deren Speicherkapazität ist dann nur durch die Größe des freien Speichers in diesem Gerät begrenzt. Bei Handscannern im Linealformat, die in einem Zug ganze Seiten einlesen, fallen mehr Daten an. Sie werden auf einer austauschbaren microSD-Karte (meist SDHC mit bis zu 32 GB) abgelegt.

Spezialfunktionen

Manche Handscanner sind durch zusätzliche Funktionen auch auf andere Aufgaben vorbereitet. In Branchen wie dem Einzelhandel kann es nützlich sein, neben Text auch Strichcodes oder Barcodes zu erkennen. Für Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst ist eine Funktion zur Adresserkennung von Vorteil. Dann lassen sich Visitenkarten direkt einlesen, als Adressdaten erkennen und korrekt im Zusammenhang abspeichern. Bist du viel im Ausland unterwegs, ist die Übersetzungsfunktion hilfreich, um kurze Erklärungen, Hinweise oder die Speisekarte zu verstehen. Die Vorlesefunktion kann nicht nur zur Kontrolle des gescannten Textes dienen, sondern auch eine Lupe oder Lesehilfe ersetzen. So lassen sich sehr klein geschriebene Texte, etwa von Packungsbeilagen, entziffern.

Kompatibilität und Konnektivität

Dein neuer Handscanner sollte die von dir genutzten Betriebssysteme Windows oder macOS am PC/Notebook und Android oder iOS am Smartphone oder Tablet unterstützen. Das erleichtert bei mobilen Handscannern die Datenübertragung und ist bei Handscannern für den stationären Betrieb für das Zusammenspiel mit dem Rechner wichtig. Bei Mausscannern ist die Anbindung über ein USB-Kabel oder WLAN üblich. Andere Scanner lassen sich in der Regel ebenfalls über USB mit einem Rechner verbinden und Modelle mit integriertem Akku werden darüber aufgeladen. Für die Datenübertragung während der Arbeit kommt meist Bluetooth zum Einsatz. Damit werden Notebooks, Smartphones oder Tablets erreicht, in denen Bluetooth-Empfänger verbaut sind. Modelle mit Vorlesefunktion steuern auch das Headset an.

Zubehör

Praktisch ist ein Etui zum Transport des Handscanners und des möglicherweise zugehörigen kleinen Displays. Ein USB-Kabel zum Aufladen des Akkus oder zum Datenaustausch liegt in der Regel bei. Willst du handschriftliche Notizen scannen und in Textverarbeitungsprogramme importieren, sollte Software für deinen PCzum Lieferumfang gehören. Für einen Handscanner, mit dem du nicht nur Text erfassen, sondern auch selbst auf Papier schreiben kannst, benötigst du passende Minen. Gut ist, wenn herkömmliche Kugelschreiberminen verwendet werden können.

Fazit: Kompakte Scanner für effektive Digitalisierung unterwegs

Mit einem Handscanner kannst du eigene handschriftliche Notizen und Inhalte aus Büchern, Zeitungen und Ordnern digital erfassen und zur weiteren Verarbeitung auf deinen Computer übertragen. Dank seiner kompakten Bauweise lässt er sich leicht mitnehmen. Außerdem bieten dir einige Handscanner die Möglichkeit, gezielt nur ausgewählte Textstellen einzulesen statt kompletter Seiten. Je nach Einsatzzweck empfehlen sich folgende Ausführungen:

• Ein Handscanner in Linealform eignet sich, um Belege und Unterlagen zu scannen. Mit Akku und Abmessungen von etwa 30 x 4 x 2 cm lassen sich diese Handscanner gut transportieren. Preislich beginnen sie bei 120 €.
• Ein Handscanner in Stiftform ist bei umfangreichen Recherchen hilfreich. Mit ihnen erfasst du gezielt wichtige Textstellen aus Büchern, Aufzeichnungen oder Dokumenten in Aktenordnern. Solche Modelle kosten ab 100 €.
• Ein Handscanner in Mausform ermöglicht dir das Erfassen der Unterlagen direkt am PC. Der Text wird gleich auf den Rechner übertragen, wo du ihn in einem Textverarbeitungsprogramm weiterverwenden kannst. Kostenpunkt: bei 75 €.