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Die Stellenanzeige klingt vielversprechend. Beruflich wäre es eine Weiterentwicklung, die Firma ist gleich in der Nähe und Privatleben und Beruf scheinen sich gut vereinbaren zu lassen. Allerdings werden Bewerbungsunterlagen nur digital angenommen – und deine Zeugnisse liegen nur in Papierform vor. Mit einem Dokumentenscanner verwandelst du sie mit einem Knopfdruck in qualitativ hochwertige PDF-Dokumente. In diesem Ratgeber erfährst du, welcher Dokumentenscanner sich für deinen Bedarf eignet.
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Viele wichtige Dokumente liegen immer noch in Papierform vor. Um sie vor Verlust zu schützen oder leichter zu übermitteln, ist es vorteilhaft, wenn du sie auch als Datei besitzt. Dabei unterstützt dich ein Dokumentenscanner. Mit seiner Hilfe digitalisierst du Briefe, Rechnungen, Unterlagen von Behörden, Quittungen, Bedienungsanleitungen, Prospekte, Ausschnitte aus Zeitungen oder Büchern und andere Dokumente.
Der Funktionsumfang eines solchen Geräts geht über den eines Multifunktionsdruckers mit Scan-Funktion hinaus. Ein Dokumentenscanner erledigt vieles automatisch, was sonst nachträglich manuell zu tun ist. So wandelt er die Dokumente nicht nur in Dateien um, sondern erkennt auch den Textinhalt und legt die Dokumente strukturiert ab. Das vermeidet Fehler und spart Zeit.
Geräte mit automatischem Papiereinzug scannen schnell größere Mengen an Vorlagen in guter Qualität. Um manuelle Einstellungen oder die Vergabe von Dateinamen musst du dich nicht kümmern. Die fertigen Dateien lassen sich direkt nach dem Scan-Vorgang am Computer nutzen oder in einem Archivordner ablegen.
Folgende Modelle von Dokumentenscannern lassen sich unterscheiden:
Bei einem Flachbettscanner legst du die zu erfassenden Dokumente auf eine plane Glasfläche. Bei Vorlagen bis zur Maximalgröße der Scan-Fläche bieten sie eine sehr gute Abtastqualität. Da sie beim Scan auf dem Vorlagenglas aufliegen, werden auch ungewöhnliche Formate, etwa Kassenzettel, Belege oder Quittungen, zuverlässig verwertet. Manche Modelle bieten zudem eine abgeschrägte Kante, um Bücher exakt auflegen zu können, damit sie fehlerlos eingelesen werden. Andere nutzen eine spezielle Bildsensortechnologie, damit auch Teile des Buchs oder Objekts, die das Scannerglas nicht berühren, fokussiert und präzise erfasst werden.
Um auch Dias und Negative einlesen zu können, bieten einige Flachbettscanner eine Durchlichteinheit. Sie sitzt im Deckel und beleuchtet transparente Objekte von oben. So wird das Bild in der Datei nicht spiegelverkehrt angezeigt. Beim privaten Einsatz lassen sich damit gute Ergebnisse erzielen. Für die Digitalisierung ganzer Sammlungen können sich spezielle Diascanner lohnen.
Einzugsscanner sind darauf ausgelegt, schnell viele Schriftstücke zu verarbeiten. Sie ziehen die Dokumente automatisch ein und können dank Duplex-Fähigkeit Papiervorlagen beidseitig in einem Durchgang einscannen. Es reicht, den Vorlagenstapel einzulegen und die Start-Taste zu drücken.
Die meisten Einzugsscanner unterstützen Formate von DIN A8 (Visitenkarten) bis zu DIN A4. Die Vorlagen werden meist über eine Halterung schräg von oben eingeführt. An der Zuführung lässt sich das Format der Vorlagen einstellen, manche Modelle erledigen auch das automatisch.
Aufsichtscanner erinnern an eine Schreibtischlampe mit breitem Standfuß. Im Kopf sitzt eine Kamera oder Zeilenabtasteinheit. Beleuchtet wird die Vorlage mit oben oder seitlich angebrachten Lampen. Der Scan-Vorgang startet nach Druck auf eine Bedientaste, zeitgesteuert oder automatisch, wenn Objekte darunter vorbeibewegt werden.
Da bei einem Aufsichtscanner kein Kontakt zwischen Scanner und Vorlage erforderlich ist, lassen sich auch Seiten aus dicken Büchern und Magazinen oder aus besonders dünnem und brüchigem Papier digitalisieren. Daten auf eingehenden Briefumschlägen oder Paketen sowie in Aktenordnern abgeheftete Dokumente sind damit ebenfalls schnell erfasst.
Mobile Scanner sind nur wenige Zentimeter hoch und tief und lediglich etwas breiter als ein DIN-A4-Blatt. Sie nehmen kaum Platz im Gepäck ein und eignen sich damit auch für den Einsatz unterwegs, etwa bei Kunden oder in der Uni-Bibliothek.
Handscanner in Stiftform digitalisieren Text zeilenweise. So kannst du Passagen aus Papierdokumenten direkt digitalisieren, statt sie abzuschreiben.
Unabhängig von Bauform und Funktionsweise haben die meisten Dokumentenscanner einige technische Merkmale gemeinsam. Diese Übersicht hilft dir, die für dich relevanten Spezifikationen herauszufinden.
Steht die Erfassung von Papierdokumenten im Vordergrund, genügt eine Scan-Auflösung von 300 dpi. Diese bieten bereits Einzugsscanner der Einstiegsklasse. Höhere Werte sind hilfreich, wenn du die Scans mit einer Texterkennungssoftware weiterbearbeiten willst. Dafür gedachte Einzugsscanner der Mittel- und Profiklasse arbeiten mit 600 oder 1.200 dpi. Für den Scan von Papierfotos, aber vor allem von Dias und Negativen benötigst du eine Scan-Auflösung von 2.400 x 4.800 oder sogar 4.800 x 4.800 dpi.
Tipp: Die sogenannte „interpolierte Auflösung" sagt wenig über die Qualität des Scans aus. Bei der Interpolation wird das gescannte Bild lediglich größer gerechnet. Meist erledigen Bildbearbeitungsprogramme diese Aufgabe besser.
Die Farbtiefe gibt an, wie genau der Scanner Farbunterschiede erkennt. Gängige Werte sind 8, 24 oder 48 bit. Je höher der Wert, desto mehr Farbabstufungen werden unterschieden. Bei 24 bit sind es zum Beispiel 224 (rund 16,7 Millionen) Farbtöne.
Spielt Farbe keine Rolle, weil Briefe oder Texte in Schwarz-Weiß digitalisiert werden, reicht eine Farbtiefe von 8 bit (256 Farben) aus. Bei Fotos oder Grafiken macht sich die größere Farbtiefe gerade in Bereichen mit geringen Farbunterschieden bemerkbar. Manche Scanner erfassen daher mit 48 bit und geben die Datei mit 24 bit aus. Diese Farbtiefe erreichen die meisten Monitore und Drucker. Sie wird auch von gängiger Software zur Bildbearbeitung unterstützt.
Tipp: Wenn du beim Scan der Dokumente statt „Graustufen" die Option „Schwarz-Weiß" auswählst, benötigt die erzeugte Datei deutlich weniger Speicherplatz und lässt sich einfacher verschicken, zum Beispiel an mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets.
Einzugsscanner mit Duplex-Funktion können ein beidseitig bedrucktes Dokument in einem Scan-Vorgang digitalisieren. Modelle mit einer Scan-Zeile erfassen die Seiten in zwei Durchgängen, Scanner mit zwei Scan-Zeilen können Vorder- und Rückseite eines Blatts gleichzeitig abtasten.
Wenn du größere Dokumentenmengen digitalisieren willst, lohnt sich ein Gerät mit automatischem Dokumenteneinzug. In dessen Fach legst du einfach alle zu scannenden Papiere. Der Scanner verarbeitet sie dann automatisch. Einsteigermodelle dieser Klasse nehmen bis zu 50 Blatt auf, Profigeräte bis zu 100. Je nach Modell dauert die Verarbeitung des kompletten Stapels zwischen einer und vier Minuten. Einfachere Einzugsscanner schaffen 20 Seiten pro Minute, Profigeräte 60 Einzelseiten beziehungsweise 30 Seiten im Duplex-Modus.
Von der Qualität der Texterkennung hängt ab, wie leicht sich ein eingescannter Text ohne große Nachbearbeitung in Word und andere Programme übernehmen lässt. Die mit dem Scanner gelieferte Software kann aber häufig noch mehr. Sie archiviert Dokumente automatisch, korrigiert schief eingescannte Seiten und kann leere Seiten überspringen. Du kannst auch einstellen, ob Seiten in Farbe oder im Schwarz-Weiß-Modus abgelegt werden, wie stark die Daten komprimiert werden und ob das PDF- oder ein anderes Dateiformat zum Einsatz kommen soll.
Tipp: Nicht immer entspricht die einem Dokumentenscanner beiliegende Software genau deinen Anforderungen. Das Technikportal UPDATED stellt im Beitrag „Scanner-Software: Drei kostenlose Programme für Windows 10" Alternativen vor.
Die folgenden Tipps helfen dir, den richtigen Dokumentenscanner für deinen Bedarf zu finden.
Zeugnisse, Vertragsunterlagen, Rechnungen und Belege liegen meist auf Papier vor. Für die Kommunikation mit Firmen und Behörden brauchst du sie aber oft als PDF-Datei. Außerdem ist es sinnvoll, für alle Fälle eine digitale Kopie davon zu haben, die sich einfach an einem anderen Ort aufbewahren lässt.
Bei der Digitalisierung wichtiger Unterlagen hilft ein Flachbettscanner, der über USB am PC angeschlossen ist. Einsteigermodelle bieten eine Scan-Auflösung von 2.400 x 4.800 dpi und eine Farbtiefe von 48 bit intern und 24 bit extern. Die Preise liegen zwischen 70 und 150 €.
Auch im Homeoffice fällt eine Menge Papier an, von Belegen für die Reisekostenabrechnung bis zu Eingangsrechnungen. Damit sie zügig und korrekt abgearbeitet, an Kollegen weitergeleitet oder vorschriftsmäßig archiviert werden können, sollten sie auch digital gespeichert werden.
Für diese Zwecke ist ein Einzugsscanner mit automatischem Dokumenteneinzug zu empfehlen. Duplex-Farbscanner mit einer Scan-Geschwindigkeit von über 20 Seiten pro Minute gibt es ab 270 €. Willst du im Homeoffice gelegentlich auch Fotos, Zeitschriften oder Buchseiten digitalisieren, bietet sich ein Gerät an, das sowohl eine Einzugs- als auch eine Flachbettscan-Einheit besitzt. Solche Modelle gibt es ab 290 €.
Professionelle Dokumentenscanner bieten Einzugsfächer für 50 oder 100 Blatt und scannen beidseitig bis zu 30 Seiten pro Minute. Die Preise beginnen bei 450 €. Für Geräte, die PDF-Dateien mit durchsuchbarem Text erstellen, beginnen die Preise bei 630 €. Aufsichtscanner, die auch sehr dicke und ungewöhnliche Vorlagen erfassen können, gibt es ab etwa 1.000 €.
Fallen regelmäßig Briefe, Akten oder Manuskripte zum Digitalisieren an, macht sich die Anschaffung eines Dokumentenscanners rasch bezahlt. Mit automatisierten Arbeitsgängen spart das Gerät Zeit, die du für andere Aufgaben verwenden kannst.
Je nach Nutzertyp empfehlen sich folgende Modelle: