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Abheften und Ablegen der eingehenden Post war gestern, heute bearbeiten Sie den Papierstapel mit einem Dokumentenscanner. Er ist mit wenigen Handgriffen startklar und wandelt Schriftstücke aller Art in ein digitales Format um. Die Daten lassen sich als gut lesbare PDFs zur Archivierung speichern, die Sie zum späteren Wiederauffinden nach Textinhalten durchsuchen können. Auch eine Aufbereitung der Seiten für die Weiterverarbeitung in der Tabellenkalkulation oder der Textverarbeitung ist möglich. In dieser Kaufberatung lesen Sie, welche auf Dokumente spezialisierte Scanner es gibt und wie Sie das für Ihre Zwecke optimale Modell auswählen.
> Dokumentenscanner sind eine sinnvolle Arbeitserleichterung
> Den optimalen Dokumentenscanner finden
> Checkliste für Dokumentenscanner
> Fazit: Schnelle Dokumenten-Multis
Dokumentenscanner tasten Briefe, Rechnungen, behördliche Unterlagen, Quittungen, Bedienungsanleitungen, Prospekte und Ausschnitte aus Zeitungen oder Büchern ab und speichern die Scans auf der Festplatte und/oder in der Cloud. Die erstellten Dateien können Sie dann am Computer ansehen, verarbeiten, weiterleiten, am Smartphone oder Tablet verwenden und auch wieder ausdrucken. Die Geräte selbst sind kaum größer als ein DIN-A4-Blatt und können mit ihrem automatischen Papiereinzug schnell größere Mengen an Vorlagen in guter Qualität einscannen. Um manuelle Einstellungen oder die Vergabe von Dateinamen müssen Sie sich nicht kümmern. Es genügt, den Scanvorgang zu starten - schon stehen die fertigen Dateien am Computer zur Verfügung.
Abhängig vom geplanten Einsatzzweck kommen verschiedene Dokumentenscanner für Sie in Betracht.
Klassische Flachbettscanner benötigen viel Platz und liefern bei Vorlagen bis zur Maximalgröße der Scanfläche eine hervorragend Abtastqualität. Das Digitalisieren vieler, teilweise beidseitig bedruckter Schriftstücke ist jedoch umständlich, dauert lange und strapaziert Ihre Geduld. Sie müssen jede Seite einzeln einlegen. Solch ein Gerät kommt nur dann in Betracht, wenn pro Woche nur wenige Seiten zum Scannen anfallen.
Besser geeignet für größere Papiermengen sind Multifunktionsgeräte mit automatischem Vorlageneinzug. Doch die selbsttätige Dokumentenzufuhr bei Multifunktionsdrucker-Scanner-Kombis verarbeitet oft nur einseitig bedruckte Vorlagen. Das Scantempo ist zwar für die gelegentliche Vorlagenarchivierung in Ordnung, für die Verarbeitung vieler Seiten hintereinander aber zu gering.
Einzugs-Dokumentenscanner sind speziell auf das schnelle Verarbeiten von Schriftstücken ausgelegt und beherrschen das Duplex-Verfahren, um Papiervorlagen beidseitig einzuscannen. Sie legen nur den Vorlagenstapel ins Gerät und drücken die Start-Taste. Sofort, also ohne Aufwärmphase, werden die Vorder- und die Rückseiten durch zwei Scanzeilen in einem Vorgang abgetastet. Das Papier braucht also weder vom Nutzer umständlich gedreht zu werden, noch muss eine fehlerträchtige Wendemechanik im Scanner die Vorlage umdrehen. Alle relevanten Arbeitsschritte lassen sich direkt am Scanner ausführen. Die meisten Einzugsscanner unterstützen Formate von DIN A8 bis zu DIN A4.
Tipp: Falls Sie mal wichtige Vorlagen im A3- oder A2-Format archivieren müssen, nutzen Sie einfach den Scan-Service des nächsten Copy-Shops. Dort können Sie Seiten auch aufs A4-Format verkleinern lassen, um die Fotokopien dann zu Hause selbst mit Ihrem Dokumentenscanner zu verarbeiten.
Auf dem Schreibtische benötigen die Geräte nur wenig Raum, da Sie die Vorlagen meist von oben einführen und der Papierfang im Betrieb über die Tischkante ragen kann. Nach dem Scannen lassen sich die Geräte platzsparend zusammenklappen. Besonders kompakte Einzugsscanner nehmen kaum Platz im Gepäck weg und eignen sich damit auch für den mobilen Betrieb, etwa in der Uni-Bibliothek oder beim Kunden.
Tipp: Noch kleiner und handlicher sind Handscanner in Stiftform, die Text zeilenweise digitalisieren.
Auch die mitgelieferte Software ist auf das Archivieren von Dokumenten ausgelegt. Schief eingescannte Seiten werden automatisch ausgerichtet, leere Seiten übersprungen. Sie können auch einstellen, ob Seiten in Farbe oder im Schwarz-Weiß-Modus abgelegt werden, wie stark die Daten komprimiert werden und ob das PDF- oder ein anderes Dateiformat zum Einsatz kommen soll.
Seiten aus Büchern und Magazinen lassen sich ohne das Zerschneiden der Vorlagen nicht in einem Einzugs-Dokumentenscanner verarbeiten. Und auch bei besonders dünnem und brüchigem Papier oder bereits beschädigten Vorlagen scheitern Einzugsscanner. Aufsichtscanner meistern solche Vorlagen im Handumdrehen. Die Geräte erinnern an eine Schreibtischlampe mit breitem Standfuß. Im Kopf sitzt eine Kamera oder Zeilenabtasteinheit. Die Beleuchtung der unten liegenden Vorlage erfolgt über oben oder seitlich angeordnete Lampen. Eine Bedientaste startet den Scanvorgang. Bei Modellen mit automatischer Umblättererkennung lassen sich mehrerer Seiten nacheinander digitalisieren.
Orientieren Sie sich bei der Auswahl eines Dokumentenscanners an folgenden Kriterien:
Achten Sie auf eine zweckmäßige Ausstattung – exotische Funktionen werden Sie im Alltag nur selten einsetzen. Wichtig sind ein guter Stapeleinzug mit Duplex-Scan für möglichst viele Seiten und eine Auflösung von mindestens 600 dpi. Bietet das Gerät neben einem USB- auch einen WLAN-Anschluss, können Sie drahtlos scannen und das Gerät von mehreren Computern oder dem Tablet aus ansteuern.
Tipp: Der Scanner sollte das von Ihnen genutzte Windows-, Mac-OS- oder Mobil-Betriebssystem unterstützen.
Je weniger Bedienelemente es gibt, desto einfacher ist die Handhabung des Scanners. Achten Sie auf einen großen Start-Knopf, eine leicht ein- und ausklappbare Papierzuführung und Status-LEDs zur Visualisierung des Scanvorgangs.
Je mehr Seiten Sie scannen müssen, desto wichtiger ist eine hohe Scangeschwindigkeit. Vergleichen Sie das im Farb- und Schwarz-Weiß-Betrieb angegebene Scan-Tempo.
Von der zugehörigen optischen Texterkennung (OCR) hängt ab, wie leicht sich eingescannter Text ohne große Nachbearbeitung in Word und andere Programme übernehmen lässt. Günstige Dokumentenscanner besitzen meist eine einfache, funktional abgespeckte Texterkennung, die für die gelegentliche Verwendung aber ausreicht.
Vergleichen Sie den in der Produktbeschreibung angegebenen Stromverbrauch. Wichtig ist vor allem der Verbrauchswert im Stand-by-Betrieb, denn Ihr Dokumentenscanner soll ja bei der täglichen Büroarbeit jederzeit einsatzbereit sein.
Fallen regelmäßig seitenweise Briefe, Akten oder Manuskripte zum Digitalisieren an, macht sich die Anschaffung eines Dokumenten-Einzugsscanners rasch bezahlt. Mit vielen automatisierten Arbeitsgängen spart das Gerät jede Menge Zeit ein, die Sie für anderen Aufgaben einsetzen können. Bereits günstige Einsteigermodelle für rund 300 € bewältigen den privat oder in kleinen Büros anfallenden Papierkram mit großem Komfort. Mittelklasse- und Profi-Modelle ab 500 € zeichnen sich durch einen höheren Seitendurchsatz, ein besseres Papier-Management und zusätzliche Software-Funktionen aus.
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