Bürotechnik

In einer Besprechung am Nachmittag willst du deinen Kollegen das Konzept für das neue Arbeitsprojekt vorstellen. Du schreibst auf deinem Computer die letzten Ergänzungen und druckst die Unterlagen aus. In letzter Sekunde entdeckst du doch noch einen Fehler, deshalb schredderst du die Papiere mit dem Aktenvernichter. Dann legst du dir für die Präsentation deinen Laserpointer zurecht und bereitest das Diktiergerät vor, damit du die anschließende Diskussion aufnehmen kannst. Geräte und Maschinen aus dem Bereich der Bürotechnik nehmen dir im Arbeitsalltag viele Aufgaben ab und helfen dir, Zeit zu sparen. Dieser Ratgeber erklärt, welche elektronischen Geräte für den Schreibtisch es gibt und wofür sie sich eignen.

Inhaltsverzeichnis

> Technische Ausstattung zum Schreiben, Speichern und Drucken
> Unterlagen ordnen und Dokumente sicher vernichten
> Bürogeräte zum Diktieren, Präsentieren und fürs Raumklima
> Kassen- und Geldsysteme zum Aufbewahren und Zählen von Geld
> Fazit: Mit Bürotechnik Aufgaben schneller und bequemer erledigen

Technische Ausstattung zum Schreiben, Speichern und Drucken

Um in deinem Büro Texte und Tabellen zu erfassen, Rechnungen zu digitalisieren, Dokumente auszudrucken und Daten zu speichern, brauchst du verschiedene elektronische Geräte. Sie lassen sich wie folgt einteilen:

Computer

Mit einem Computer kannst du im Büro viele Arbeiten erledigen: Du schreibst damit Texte und E-Mails, erstellst Tabellen und Präsentationen, recherchierst im Internet und verwaltest deine Termine. Spezielle Business-PCs arbeiten schnell und zuverlässig. Diese Modelle haben in der Regel eine große Festplatte und einen schnellen Prozessor. Oft liegen auch Maus und Tastatur bei. Für einen solchen Arbeitsrechner zahlst du ab 250 €. Willst du dich nicht um den Kauf eines dazu passenden Monitors kümmern, entscheidest du dich für ein PC-Komplettsystem: Der Bildschirm gehört dann zum Set dazu, manchmal auch ein Drucker. Je nach Ausstattung zahlst du dafür ab 500 €.

Drucker und Scanner

Mit einem Drucker bringst du Dokumente zu Papier – zum Beispiel Rechnungen oder Verträge. Die meisten Modelle kannst du über ein Netzwerk verbinden, sodass mehrere Anwender auf den Drucker zugreifen können, manchmal auch kabellos vom Smartphone aus. Du hast die Wahl zwischen Tintenstrahl- und Lasergeräten. Viele Modelle sind Multifunktionsdrucker: Du kannst mit ihnen Unterlagen kopieren, scannen und manchmal auch faxen. Ein Drucker kostet ab 50 €. Falls der Drucker im Dauerbetrieb läuft, du aber oft auch etwas scannen willst, legst du dir einen Scanner als Einzelgerät zu. Damit kannst du Briefe, Aufträge oder andere Unterlagen digitalisieren. Ein Dokumentenscanner ist ab 70 € zu haben.

Festplatten und NAS-Server

Um von wichtigen Dokumenten und Dateien eine Sicherungskopie (Fachjargon: „Back-up“) zu machen, damit sie im Fall eines Computerproblems nicht verloren gehen, eignet sich eine externe Festplatte. Solche Datenträger nutzt du auch, wenn die Festplatte des Rechners voll ist oder du große Dateien von einem Gerät auf ein anderes übertragen möchtest. Sie bieten in der Regel viel Platz: 1 TB an Daten passt mindestens darauf, es gibt aber auch größere Varianten mit 4, 10 oder 16 TB. Für ein Modell mit 1 TB Speicher zahlst du ab 40 €. Sollen auf die externe Festplatte auch die Kollegen oder die Familie zugreifen können, verwendest du sie mit einem NAS-Server. Damit bindest du eine oder mehrere Festplatten in das Netzwerk ein. Die Daten liegen dann zentral an einem Ort und nicht auf den einzelnen Computern. Die Preise beginnen bei 80 €.

Unterlagen ordnen und Dokumente sicher vernichten

Wichtige Dokumente wie Verträge oder Urkunden sollten zu Hause und im Büro in der Firma sorgfältig abgelegt und archiviert werden. Genauso wichtig ist es, sensible Unterlagen sicher zu schreddern. Auch bei diesen Aufgaben helfen verschiedene elektronische Geräte.

Beschriftungsgeräte

Ob Etiketten für den Ordnerrücken, Adressaufkleber oder Kennzeichnung von Waren: Mit einem Beschriftungsgerät oder Etikettendrucker erstellst du schnell und unkompliziert Texte auf Papier. Die Maschinen ähneln kleinen und mobilen Druckern. Sie haben in der Regel eine Tastatur, können aber auch oft übers Smartphone bedient werden. Preis: ab 25 €.

Bindemaschinen und Laminiergeräte

Wenn es darum geht, mehrere Papiere ordentlich und fest zusammenzuhalten, ist eine Bindemaschine notwendig. So können Seiten nicht verloren gehen oder durcheinandergeraten. Die kleinen Geräte arbeiten entweder mit Thermo-, Draht- oder Plastikbindetechnik und du zahlst dafür ab 40 €. Möchtest du Dokumente vor äußeren Einflüssen schützen, etwa vor Flecken, Knicken oder Feuchtigkeit, nutzt du ein Laminiergerät, mit dem du die Seiten in eine Plastikhülle einschweißt. Diese Maschinen kosten ab 25 €.

Aktenvernichter

Papiere mit sensiblen Inhalten sind nicht für fremde Augen bestimmt, zum Beispiel Kontoauszüge oder Verträge. Wenn du sie nicht mehr benötigst, kannst du sie mit einem Aktenvernichter sicher zerstören. Aktenvernichter zerschneiden Unterlagen in kleine Schnipsel oder Streifen, viele können außerdem CDs und DVDs sowie Kreditkarten schreddern, sodass sie nicht mehr benutzt werden können. Elektronische Aktenvernichter sind ab 30 € zu haben.

Bürogeräte zum Diktieren, Präsentieren und fürs Raumklima

Neben großen Geräten wie Computer und Aktenvernichter brauchst du im Büro auch kleine Hilfsmittel. Du kannst sie bei Präsentationen sowie für Memos oder Interviews benutzen – und dich über die Raumtemperatur informieren.

Diktiergeräte

Ein Diktiergerät verwendest du, um Gespräche oder Notizen aufzuzeichnen, etwa in Besprechungen, beim Diktat oder bei einem Interview. Du kannst damit außerdem flüchtige Gedanken speichern. Anschließend bearbeitest du die Aufzeichnungen auf dem Computer bequem weiter. Die handlichen Geräte haben häufig verschiedene Aufnahmemodi und eine Korrekturfunktion. Die Preise beginnen bei 45 €.

Laserpointer

Für Präsentationen vor mehreren Leuten sind Laserpointer praktisch: Du kannst damit auf Details auf der Leinwand zeigen, ohne vor dem Bild zu stehen. Die kleinen Geräte bringen häufig noch weitere Funktionen mit, es gibt sie zum Beispiel als Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger. Einige Modelle dienen gleichzeitig als Fernbedienung für deine Präsentation: Du kannst damit die Folien steuern und vor- bzw. zurückspringen. Für einen Laserpointer zahlst du ab 10 €.

Wetterstationen

Eine Wetterstation auf dem Schreibtisch sagt dir nicht nur, ob es morgen regnet. Die Geräte messen auch die Innentemperatur und die Luftfeuchtigkeit. So überprüfst du, ob in deinem Bürozimmer ein angenehmes Klima zum Arbeiten herrscht. Einige Modelle können auch den Luftdruck und den Kohlendioxidgehalt der Luft messen – und dir so mitteilen, wann es Zeit ist, das Fenster zu öffnen. Eine Wetterstation kostet ab 10 €.

Kassen- und Geldsysteme zum Aufbewahren und Zählen von Geld

In deiner Firma oder für deinen Verein verwaltest du die Einnahmen. Du bekommst das Geld, zählst es und prüfst, ob die Scheine echt sind. Dabei helfen die folgenden Werkzeuge:

Geldzählmaschinen und Geldscheinprüfer

Wie viel Geld ist heute in die Kasse gekommen? Das findest du mit Geldzählmaschinen schnell heraus. Sie ermitteln bequem und schnell den Gesamtwert. Zwar gibt es auch Geräte für Münzen, weiter verbreitet sind aber Modelle, die mit Scheinen zurechtkommen. Bei Modellen aus der Oberklasse ist es nicht nötig, die Scheine vorher zu sortieren. Die meisten Geldzählmaschinen überprüfen gleichzeitig, ob die Scheine echt sind. Das erledigen aber auch manuell oder automatisch arbeitende Geldscheinprüfer. Die Preise für Geldzählmaschinen beginnen bei 180 €, für Geldscheinprüfer zahlst du ab 20 €.

Geldkassetten

Deine Einnahmen bewahrst du in einer abschließbaren Geldkassette auf. Die einzelnen Modelle haben in der Regel verschiedene Fächer für die Münzen, manche auch für die Scheine. Außerdem gibt es feuer- oder wasserfeste Mini-Safes und Varianten, in denen du auch CDs oder DVDs aufheben kannst. Einige Kassetten sehen aus wie ein Lexikon oder wie ein gewöhnliches Buch, sodass sie nicht auf den ersten Blick zu erkennen sind. Geldkassetten sind ab 10 € zu haben.

Fazit: Mit Bürotechnik Aufgaben schneller und bequemer erledigen

Ob als Freiberufler im Homeoffice oder als Angestellter am Schreibtisch in der Firma: Bürotechnik-Geräte helfen dir, Aufgaben zeitsparend und komfortabel zu erledigen. Für die unterschiedlichen Einsatzzwecke kommt folgende technische Ausrüstung infrage:

• Zur Basisausstattung im Büro gehören Computer, Drucker und Scanner sowie externe Festplatten für Sicherungskopien. Für einen Business-PC zahlst du ab 250 €, für einen Drucker ab 50 € und für einen Scanner ab 70 €. 1-TB-Festplatten gibt es ab 40 €.
• Willst du deine Dokumente in Ordnung halten, druckst du Etiketten aus, bindest Unterlagen oder schweißt wichtige Seiten in Folie ein. Außerdem kannst du Unterlagen mit sensiblen Informationen schreddern. Die Preise für Etikettendrucker und Laminiergeräte beginnen bei 25 €, für Bindemaschinen bei 40 € und für Aktenvernichter bei 30 €.
• Um dir die Arbeit zu erleichtern, sind weitere kleine technische Geräte sinnvoll: Mit ihnen zeichnest du Gespräche, Interviews und Diskussionen auf, zeigst bei Präsentationen auf die Leinwand oder ermittelst das Raumklima. Ein Diktiergerät kostet ab 45 €, Laserpointer und Wetterstationen sind jeweils ab 10 € zu haben.
• Wenn du Einnahmen verwaltest, benötigst du Kassen- und Geldsysteme. Damit findest du leicht heraus, wie hoch eine Geldsumme insgesamt ist, und prüfst, ob die Banknoten echt sind. Aufbewahren kannst du das Geld in einer Geldkassette. Für diese zahlst du ab 10 €, eine Geldzählmaschine kostet ab 180 €, ein Geldscheinprüfer ab 20 €.