Software

Video­kon­fe­renz: Sys­te­me, Funk­tio­nen und Vor­aus­set­zun­gen im Überblick

Per Videokonferenz bleibst du mit deinen Kollegen auch aus der Ferne im Kontakt.

Du arbei­test im Home­of­fice oder an einem ande­ren Unter­neh­mens­stand­ort als dei­ne Kol­le­gen und möch­test dich mit dei­nem Team zur Pro­jekt­la­ge aus­tau­schen? Dann erleich­tern Video­an­ru­fe und Video­kon­fe­ren­zen die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Du kannst dei­ne Kol­le­gen sehen, mit ihnen spre­chen und je nach Sys­tem sogar dei­nen Bild­schirm mit ihnen tei­len. Aber was ist eine Video­kon­fe­renz genau, wel­che Tech­nik brauchst du und vor allem: Wel­che Sys­te­me bie­ten sich für eine Video­kon­fe­renz an? UPDATED klärt auf.

Was ist eine Videokonferenz?

Eine Video­kon­fe­renz bezeich­net die simul­ta­ne Über­tra­gung von Video- und Audio­da­ten in einem Gespräch zwi­schen zwei oder mehr Teil­neh­mern, die sich an ver­schie­de­nen Orten befinden. 

Wäh­rend Video­an­ru­fe über das Smart­pho­ne häu­fig im pri­va­ten Umfeld statt­fin­den, ist spe­zi­el­le Video­kon­fe­renz-Soft­ware meist für Unter­neh­men gedacht. Das digi­ta­le Mee­ting fin­det im Regel­fall am Note­book oder PC statt. UPDATED stellt im Fol­gen­den für bei­de Vari­an­ten des Video-Calls Tipps und Tools vor.

Video­an­ruf: Apps für Android und iOS

Video­an­ru­fe sind mit der pas­sen­den App auf dem Smart­pho­ne schnell und unkom­pli­ziert erle­digt. Die­se Anwen­dun­gen kannst du unter ande­rem nutzen:

Whats­App

Der Mes­sen­ger ist vor allem für das Ver­sen­den von Kurz- und Sprach­nach­rich­ten bekannt. Aber auch Tele­fo­na­te und sogar Video­an­ru­fe kannst du über Whats­App füh­ren. Wie genau das funk­tio­niert, erfährst du im UPDATED-Rat­ge­ber Tele­fo­nie­ren mit Whats­App: So funk­tio­nie­ren Sprach­an­ru­fe.

Fal­len wei­te­re Kos­ten für die Video­te­le­fo­nie an?

Anru­fe über Whats­App, Face­Time und Sky­pe sind kos­ten­los. Aller­dings ver­braucht die Video­te­le­fo­nie ver­gleichs­wei­se viel Daten­vo­lu­men, wenn du im Mobil­netz unter­wegs bist. Je nach Anbie­ter wird die Geschwin­dig­keit bei auf­ge­brauch­tem Daten­vo­lu­men gedros­selt oder es ent­ste­hen zusätz­li­che Kosten.

Tipp: Füh­re Video­an­ru­fe am bes­ten im WLAN.

Face­Time

Die Anwen­dung ist auf Video­te­le­fo­nie spe­zia­li­siert. Sie ist exklu­siv auf Apple-Gerä­ten wie iPho­nes, iPads und Mac­Books ver­füg­bar. Tip­pe zum Star­ten eines Video­an­rufs ein­fach auf das Video-Sym­bol neben einem Kon­takt in dei­nem Adress­buch oder begin­ne einen Face­Time-Anruf direkt über die Anwendung.

Wuss­test du schon, dass du über Face­Time auch Video­kon­fe­ren­zen mit bis zu 32 Teil­neh­mern ein­rich­ten kannst? Mehr Infos erhältst du im UPDATED-Rat­ge­ber Face­Time-Kon­fe­renz: Hier erfährst du alles zu Grup­pen­an­ru­fen per iPho­ne und iPad.

Sky­pe

Der Klas­si­ker unter den Video­te­le­fo­nie-Anbie­tern ist sowohl für pri­va­te Gesprä­che als auch für Busi­ness-Calls geeig­net. Video­kon­fe­ren­zen über Sky­pe sind kos­ten­los, dar­über hin­aus ist der Dienst mit beson­ders vie­len Gerä­ten kom­pa­ti­bel: Das Pro­gramm funk­tio­niert auf Smart­pho­nes und Tablets mit iOS und Android sowie auf Win­dows- und Mac-Com­pu­tern. Sogar über die App­le­Watch kannst du Sykpe nut­zen. Wie du Video­kon­fe­ren­zen via Sky­pe durch­führst, erfährst du im UPDATED-Rat­ge­ber Tele­fo­nie­ren mit Sky­pe: So klappt der Call per Instant-Mes­sen­ger.

Grund­la­gen der Video­kon­fe­renz: Hard­ware und Software

Im Gegen­satz zum Video­an­ruf fin­den Video­kon­fe­ren­zen eher sel­ten über Smart­pho­ne und Tablet statt. Da sie häu­fig Kol­le­gen und Kun­den zusam­men­brin­gen, kom­men meist Arbeits­ge­rä­te wie Note­book und PC zum Ein­satz. Wel­che Tech­nik benö­tigst du dar­über hin­aus für eine Videokonferenz?

Web­cam

Das Herz­stück der Video­kon­fe­renz ist die Bild­über­tra­gung. Bei vie­len Note­books ist eine klei­ne Kame­ra mit aus­rei­chen­der Bild­qua­li­tät ober­halb des Bild­schirms inte­griert. Wenn du über dei­nen PC an einer Video­kon­fe­renz teil­neh­men möch­test, benö­tigst du eine exter­ne Web­cam.

Mikro­fon und Lautsprecher

Damit du am Note­book oder PC an einer Video­kon­fe­renz teil­neh­men kannst, brauchst du ein Mikro­fon und Laut­spre­cher oder Kopf­hö­rer. Bei Note­books sind bei­de Kom­po­nen­ten im Regel­fall bereits inte­griert, an einen Desk­top-Com­pu­ter musst du exter­ne Gerä­te anschließen. 

Tipp: Für eine opti­mier­te Gesprächs­qua­li­tät sor­gen Head­sets, also Kopf­hö­rer mit inte­grier­tem Mikrofon.

Inter­net­ver­bin­dung

Ohne Inter­net­ver­bin­dung kommt kei­ne Video­kon­fe­renz zustan­de. Damit der Stream stö­rungs­frei läuft und dei­ne Kol­le­gen dich gut ver­ste­hen kön­nen, ist eine sta­bi­le, schnel­le Inter­net­ver­bin­dung wich­tig.

Video­kon­fe­renz-Soft­ware

Um die Video­kon­fe­renz zu star­ten, benö­tigst du ein Video­kon­fe­renz-Sys­tem. Die ange­bo­te­nen Tools unter­schei­den sich zum Bei­spiel hin­sicht­lich der Kos­ten, der maxi­ma­len Teil­neh­mer­zahl und der zusätz­li­chen Funk­tio­nen wie Screen-Sharing und Co. Im Fol­gen­den stellt UPDATED vier Sys­te­me bei­spiel­haft vor.

Video­kon­fe­ren­zen: 4 Sys­te­me im Überblick

Für dei­ne Video­kon­fe­renz ste­hen dir zahl­rei­che Sys­te­me zur Aus­wahl. Zu den bekann­tes­ten Tools zäh­len die­se vier Systeme.

Video­kon­fe­renz über Micro­soft Teams

Micro­soft Teams ist ein Ser­vice von Micro­soft Office 365, der vor allem auf Unter­neh­men aus­ge­rich­tet ist. Neben zahl­rei­chen Funk­tio­nen wie Chats und Doku­men­ten­ver­wal­tung kannst du über MS Teams auch Video­kon­fe­ren­zen durchführen.

Micro­soft Teams im Über­blick:

  • Kos­ten: MS Teams bezie­hungs­wei­se das Micro­soft-Office-365-Abo ist kos­ten­pflich­tig. An Video­kon­fe­ren­zen kön­nen aller­dings auch Per­so­nen ohne Teams-Lizenz teilnehmen.
  • Teil­neh­mer: An einer Video­kon­fe­renz über MS Teams kön­nen maxi­mal 250 Per­so­nen teil­neh­men. Bei Bedarf wäh­len sich Teil­neh­mer per Tele­fon ein.
  • Wei­te­re Funk­tio­nen: Wäh­rend des Video-Mee­tings kannst du dei­nen Bild­schirm teilen.
  • App: Micro­soft Teams steht als App für iOS und Android zur Verfügung.

Hin­weis: Lass dich vom Wor­d­ing nicht irri­tie­ren, das Tool nennt Audio- und Video­kon­fe­ren­zen zusam­men­ge­fasst “Bespre­chung”.

Video­kon­fe­renz-Soft­ware mit kos­ten­lo­ser Test­ver­si­on: GoToMeeting

GoTo­Mee­ting von Log­MeIn ist eben­falls für pro­fes­sio­nel­le Anwen­der gedacht. Du brauchst die GoTo­Mee­ting-App für Desk­top, Web oder mobi­le Gerä­te, eine Web­cam und eine Inter­net­ver­bin­dung – dann kann es losgehen.

GoTo­Mee­ting im Über­blick:

  • Kos­ten: Für GoTo­Mee­ting gibt es eine 14-tägi­ge kos­ten­lo­se Test­ver­si­on. Danach wird die­ses Tool kostenpflichtig.
  • Teil­neh­mer: Die maxi­ma­le Teil­neh­mer­zahl für Video­kon­fe­ren­zen liegt bei 250 Per­so­nen. Davon kön­nen maxi­mal 25 Nut­zer ihre Web­cam ein­schal­ten. Das Hin­zu­fü­gen von Teil­neh­mern erfolgt über einen Link oder eine Meeting-ID.
  • Wei­te­re Funk­tio­nen: Die Bild­schirm­frei­ga­be (Screen-Sharing) wäh­rend der Kon­fe­renz ist möglich.
  • App: Die GoTo­Mee­ting-App für Android und iOS ermög­licht dir die Teil­nah­me über dein Mobilgerät.

Goog­le Han­gouts: Für Pri­vat­per­so­nen und Unternehmen

Han­gouts ist Goo­g­les Lösung für Video­kon­fe­ren­zen. Um das Tool zu nut­zen, benö­tigst du ein kos­ten­lo­ses Goog­le-Kon­to. Für Unter­neh­men, die Goo­g­les kos­ten­pflich­ti­ge G‑Suite nut­zen, steht das soge­nann­te Han­gouts Meet mit einem grö­ße­ren Funk­ti­ons­um­fang zur Verfügung.

Goog­le Han­gouts im Über­blick:

  • Kos­ten: Die klas­si­sche Form des Tools ist kos­ten­los. Die G‑Suite mit Han­gouts Meet ist kostenpflichtig.
  • Teil­neh­mer (klas­si­sches Han­gouts): Bis zu 25 Teil­neh­mer kön­nen an einem Video­an­ruf teil­neh­men. Den Anruf star­test du zum Bei­spiel, indem du in Goog­le Han­gouts nach der Per­son suchst, die du anru­fen möchtest.
  • Teil­neh­mer (Han­gouts Meet): Die Ein­la­dung einer Per­son zu einer Video­kon­fe­renz erfolgt über einen Link. Den Ter­min kannst du zum Bei­spiel über den Goog­le-Kalen­der ein­stel­len. Zudem gibt es für jede Kon­fe­renz Ein­wahl­in­for­ma­tio­nen (Tele­fon­num­mer und PIN), mit denen sich exter­ne Teil­neh­mer über ihr Smart­pho­ne ein­wäh­len kön­nen. Die maxi­ma­le Teil­neh­mer­zahl liegt je nach G‑Sui­te-Abo zwi­schen 100 (Basic und Edu­ca­ti­on) und 250 (Enter­pri­se und Enter­pri­se for Edu­ca­ti­on) Personen.
  • Wei­te­re Funk­tio­nen: Han­gouts wird lau­fend syn­chro­ni­siert: Wenn du zum Bei­spiel einen Anruf über dei­nen Lap­top star­test, kannst du ihn über dein Smart­pho­ne weiterführen.
  • App: Das Tool funk­tio­niert in ver­schie­de­nen Brow­sern und steht als App für iOS und Android zur Verfügung.

Video­kon­fe­renz mit Zoom

Zoom ist ein Video­kon­fe­renz-Sys­tem aus den USA. Das Tool ist für grö­ße­re Grup­pen geeig­net und läuft sowohl auf dem Smart­pho­ne als auch auf Note­book, PC und Mac.

Zoom im Über­blick:

  • Kos­ten: Zoom bie­tet sowohl eine kos­ten­lo­se Ver­si­on als auch ver­schie­de­ne kos­ten­pflich­ti­ge Optio­nen an.
  • Teil­neh­mer: Wie vie­le Per­so­nen an einer Video­kon­fe­renz teil­neh­men kön­nen, hängt vom gewähl­ten Zoom-Paket ab. In der kos­ten­lo­sen Vari­an­te kön­nen bis zu 100 Per­so­nen teil­neh­men, im Enter­pri­se-Plus-Paket sind es bis zu 1.000. Nur der Orga­ni­sa­tor braucht einen Zoom-Account, alle ande­ren Teil­neh­mer nut­zen Zoom zum Bei­spiel über den Brow­ser und geben eine Mee­ting-ID ein, um teilzunehmen.
  • Wei­te­re Funk­tio­nen: Wäh­rend einer Zoom-Kon­fe­renz kön­nen meh­re­re Teil­neh­mer ihre Bild­schir­me tei­len und Noti­zen hin­zu­fü­gen, wenn der Orga­ni­sa­tor dies über den Zoom-Desk­top-Cli­ent erlaubt hat.
  • App: Die Zoom-App steht sowohl für Android als auch für iOS zur Verfügung.

Was tun bei Pro­ble­men wäh­rend der Videokonferenz?

Sät­ze sind plötz­lich abge­hackt oder das Bild erscheint wie ein­ge­fro­ren? Das liegt meist dar­an, dass bei einer lang­sa­men Inter­net­ver­bin­dung die Qua­li­tät ver­rin­gert wird, um den Stream aufrechtzuerhalten.

Das kannst du tun:

  • Ver­bin­de dei­nen PC oder dein Note­book per LAN-Kabel mit dem Rou­ter oder rücke wenn mög­lich näher an den Rou­ter heran.
  • Opti­mie­re die Geschwin­dig­keit dei­nes WLANs. Wie das geht, erfährst du im UPDATED-Rat­ge­ber WLAN schnel­ler machen: 5 Tipps für Geschwin­dig­keit und Reich­wei­te.
  • Schlie­ße wei­te­re offe­ne Anwen­dun­gen wie Web­brow­ser, Audio- und Videostreaming.
  • Kon­trol­lie­re, ob du die neu­es­te Soft­ware­ver­si­on des Video­kon­fe­renz-Tools nutzt. Instal­lie­re bei Bedarf ein Update.
  • Wenn nichts hilft: Deak­ti­vie­re die Kame­ra. Zwar ist die Video­über­tra­gung ein gro­ßer Vor­teil der Video­kon­fe­renz, aller­dings kann sie zu Las­ten der Gesprächs­qua­li­tät gehen.

Tipp: Wenn Neben­ge­räu­sche die Video­kon­fe­renz stö­ren, hilft es, wenn die Teil­neh­mer, die gera­de nicht spre­chen, ihre Mikro­fo­ne stummschalten.

Video­kon­fe­ren­zen brin­gen dich und dei­ne Kol­le­gen zusammen

Wenn du gera­de nicht im Büro bist, ver­bin­den dich Video­an­ru­fe und Video­kon­fe­ren­zen zuver­läs­sig mit dei­nen Kol­le­gen. Der Vor­teil gegen­über einem nor­ma­len Anruf: Du siehst dei­ne Kol­le­gen und sie sehen dich. Das funk­tio­niert am Smart­pho­ne zum Bei­spiel über Whats­App-Video­an­ru­fe, Face­Time und Skype.

Du möch­test eine Video­kon­fe­renz mit meh­re­ren Teil­neh­mern ein­rich­ten, ihr wollt gemein­sam Prä­sen­ta­tio­nen durch­ge­hen oder Doku­men­te bear­bei­ten? Dann emp­feh­len sich auf die Unter­neh­mensum­ge­bung aus­ge­leg­te Video­kon­fe­renz-Sys­te­me wie Micro­soft Teams, GoTo­Mee­ting und Goog­le Han­gouts (Meet). Alle drei Tools sind kos­ten­pflich­tig, dafür bie­ten sie einen erhöh­ten Funk­ti­ons­um­fang wie Screen-Sharing, Ein­wahl per Tele­fon und Co. Zudem sind die Anwen­dun­gen meist in über­ge­ord­ne­te Struk­tu­ren wie wei­te­re MS-Office- und Goog­le-Anwen­dun­gen integriert.

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