In Zeiten der Europameisterschaft 2016 haben wir uns vorgenommen, uns dem Wettbewerb in der Disziplin „Projektmanagement“ zu stellen. Wir haben bei uns intern die Aktion Wir holen uns den Pokal! gestartet mit dem Ziel, beim Deutschen Project Excellence Award der GPM teilzunehmen. Wer ist die GPM? Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement ist ein gemeinnütziger Fachverband für Projektmanagement. Also das nationale Pendant zur internationalen PMI, dem Project Management Institute. Die GPM verleiht seit 1997 den Award an Projektteams und Unternehmen für Spitzenleistungen im Projektmanagement und engagiert sich für eine systematische Weiterentwicklung des Projektmanagements in Deutschland.

Im Jahr 2016 waren im Finalistenkreis unter den Gewinnern namenhafte Unternehmen mit beeindruckenden Projekten. Ein Beispiel ist die neue Fahrbahn des Gotthard-Basistunnels der ARGE Transtec, der vor allem im letzten Sommer medial für Aufsehen gesorgt hat. Ein anderes ist das SuedLink Vorplanungsprojekt TenneT TSO GmbH, eines der größten Infrastrukturprojekte der Energiewende, welches eine leistungsstarke Nord-Süd Stromverbindung herstellen soll.

Puh! Das ist die Königsklasse! Sind wir denn größenwahnsinnig?

Nein, wir glaubten mit dem Responsive Design Projekt, was wir 2015 abgeschlossen haben ein interessanter Kandidat für den Award zu sein. Mit unserem hybriden Ansatz aus klassischen und agilen Methoden waren wir neugierig, wie dies von einem professionellen externen neutralen Blick bewertet werden wird.

Für uns bedeutete die Bewerbung sich mit interessanten und herausfordernden Fragestellungen zu beschäftigen und das Projekt, die verwendeten Methoden und Prozesse sowie die Ergebnisse zu reflektieren. Die GPM gestaltet die erste Bewerbungsphase anhand eines Self Assessments mittels des Projekt Excellence Modells. Dieses Modell besteht aus verschiedenen Kriterien. Darunter fünf sogenannten Befähiger-Kriterien sowie vier Ergebnis-Kriterien für Projektergebnisse:

„Führung“, „Ziele und Strategie“, „Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, „Partnerschaften und Ressourcen“, „Methoden und Prozesse“ sind Faktoren die hervorragende Ergebnisse nicht nur möglich sondern auch wiederholbar machen. Diese Kriterien zielen auf die Projektmanagement Vorgehensweise ab. Ergänzend sind „Kundenzufriedenheit“, „Mitarbeiterzufriedenheit“, die „Zufriedenheit sonstiger Interessengruppen“ und die „Zielerreichung“ Ergebnis-Kriterien, die den Erfolg eines Projektes ausdrücken und bedingen. Diese Kriterien wurden durch jeweils zwei bis drei weitere Unterkriterien detailliert. Für jedes dieser Kriterien galt es einen Nachweis zu erbringen und zu überlegen, was im Projekt an relevanten Assets aus Projektmanagementsicht anzubringen ist. Das systematische Durcharbeiten dieser Kriterien mit dem Anspruch einer Selbsteinschätzung war ein intensiver Akt, der uns half selbst noch einmal zu reflektieren, wo die Stärken und Schwächen lagen. Daher ist es aus unserer Sicht ein sinnvolles Instrument, dessen Einsatz wir auch unabhängig von einer Award empfehlen würden. Im Sinne von Hilfe zur Selbsthilfe ist es bei uns Bereich bereits sehr selbstverständlich regelmäßige Audits durchzuführen, um sicherzustellen, dass wir weiterhin Spitzenleistung bringen und uns stetig verbessern.

Durch das Einreichen dieser Selbstwertung haben wir die erste Hürde im Bewerbungsprozess absolviert. Danach hieß es warten, warten, warten… und zwar auf die Benachrichtigung, ob wir eine Zulassung zum Bewerbungsprozess erhalten und uns ein Assessoren-Team für den weiteren Ablauf zugeteilt wird. Mitte Mai erreichte uns die positive Nachricht, dass wir tatsächlich am 06. Juni 2016 Besuch bekommen sollten. Angekündigt haben sich fünf Assessoren, die ehrenamtlich Bewertungen für die GPM durchführen und deren berufliches Leben mit einer Leidenschaft für professionelles Projektmanagement verknüpft ist. In Vorbereitung mit dem Lead Assessor haben wir eine Agenda mit verschiedenen Tracks zusammengestellt, die es ermöglicht in die einzelnen Aspekte und Besonderheiten des Projekts einzutauchen. Dabei haben verschiedene Projektteilnehmer und Stakeholder das Projekt in Gänze noch einmal zusammen mit den Assessoren reflektiert und sich deren Fragen gestellt. Den Assessoren war es wichtig darauf hinzuweisen, dass es nicht darum geht ein Urteil zu fällen, sondern vielmehr einen angenehmen Tag zu gestalten, in dem es darum geht, heraus zu kitzeln, in welchen Aspekten das Projekt exzellent war, wichtige Erkenntnisse für alle Seiten und Teilnehmer zu generieren und den Esprit des Projekt und die Leidenschaft der Projektteilnehmer einzufangen. Nach diesem sehr langen und intensiven Tag hieß es wiederum warten. Es folgte im Anfang August endlich die langersehnte Nachricht: Finale! Yeah! Wir hatten es tatsächlich geschafft unter die letzten fünf zu gelangen.

Zusammen mit dieser Nachricht haben wir unseren ganz persönlichen Feedbackbericht der Assessoren erhalten. Dies ist ein sehr ausführliches Dokument, in dem auf alle Kriterien nochmals eingegangen wird. Diesen Bericht haben wir als sehr wertvoll empfunden, da er herausstellt, wo unsere Stärken lagen und was es im Vergleich zu anderen Projekten besonders macht. Auch wird darauf eingegangen, an welchen Stellen mehr Aufmerksamkeit hätte gelegt werden können. Es liest sich wie ein sehr wertschätzendes Zeugnis und hat uns bestätigt, gewisse Dinge genau in dieser Art voranzutreiben. Dieser Feedbackbericht sowie eine Vorstellung des zugeteilten Assessoren-Teams sind zudem die Grundlage für das zentrale Gremium von der GPM gewesen, welches über die finale Auszeichnung entscheidet

Hier einmal der komplette zeitliche Ablauf skizziert:

Am 18. 10.2016 war dann der große Tag. Die Preisverleihung findet jedes Jahr im Rahmen des PM-Forums statt eingebettet in einer großen Absendveranstaltung. Die GPM hat sich sehr viel Mühe gegeben, um uns auf den Abend vorzubereitet und vorab mit einem Fahrplan versorgt. Denn es galt noch ein Video zu erstellen, dass in aller Kürze das Projekt vorstellt, um es am Abend selbst dem großen Publikum zu zeigen. Des Weiteren galt es sich auf die Podiumsdiskussion aller Finalisten Projektleiter vorzubereiten sowie Pressetexte abzustimmen, die Finalisten ankündigen.  Alles in Allem Dinge, die man sonst in seinem Arbeitsalltag nicht so oft tut, daher war dies mit großem Spaß verbunden.

Das PM Forum ist eine sehr interessante Veranstaltung, auf die es sich auch lohnt zu gehen, auch wenn man nicht als Finalist dort ist. Wir konnten an vielen spannende Vorträgen lauschen. Doch nun wollt ihr sicherlich hören, wie es für uns und unser Responsive Design Projekt ausgegangen ist.

Unser Projekt hat zwar nicht den ganz großen Pokal gewonnen, aber eine sehr tolle Auszeichnung für die intelligente Gestaltung hybrider Projetmanagementmethoden die Selbstverantwortung und Handlungsfreiheit der Mitarbeiter fördern und ein exzellentes Beispiel für eine Arbeitsform der Zukunft sind bekommen.

Abschließend können wir sagen, dass uns die Teilnahme sehr viel Spaß gemacht hat, wir viel gelernt haben und die Teilnahme nur empfehlen können.

Wer Lust hat noch mehr über das Projekt zu erfahren, empfehlen wir den Artikel “DPEA-Auszeichnung für OTTO: Versandhändler punktet mit agilem Projektmanagement” in der aktuellen projektMANAGEMENT aktuell der Fachzeitschrift von der GPM. Für GPM Mitglieder ist das Zeitschriften-Abo im Mitgliedsbeitrag enthalten.

Live long and prosper!

Inke Sterzik & Jens Hibbeler