Sky­pe for Busi­ness: Die Anlei­tung zur Plattform

Du kannst dei­ne Kol­le­gen gera­de nicht per­sön­lich tref­fen, ihr möch­tet aber trotz­dem effi­zi­ent zusam­men­ar­bei­ten? Über Sky­pe for Busi­ness star­test du unter ande­rem Chats und Video­an­ru­fe. Aber wie funk­tio­niert das Tool eigent­lich genau? Und gibt es Sky­pe for Busi­ness auch für Mac? Von der Ein­rich­tung bis zur Tele­fon­kon­fe­renz: UPDATED erklärt dir alle wich­ti­gen Schrit­te in die­ser Anleitung. 

Sky­pe for Busi­ness exis­tiert als Ser­ver- und Online-Vari­an­te. Das Tool ist nicht eigen­stän­dig, son­dern gehört zu Micro­soft 365. Du nutzt es im Rah­men eines Micro­soft-365- oder Office-365-Abon­ne­ments – aller­dings nur, wenn du bereits über einen Micro­soft-Plan mit Sky­pe for Busi­ness ver­fügst. Für Neu­kun­den steht seit 2019 nur noch Micro­soft Teams zu Ver­fü­gung, das Sky­pe for Busi­ness nach und nach ersetzt. Mehr dazu liest du im letz­ten Kapi­tel die­ses Ratgebers.

Sky­pe for Busi­ness rich­tet sich an Unter­neh­men mit vie­len Mit­ar­bei­tern. Für klei­ne­re Per­so­nen­grup­pen kön­nen die Funk­tio­nen von Sky­pe aus­rei­chend sein.

Im Regel­fall wird Sky­pe for Busi­ness gemein­sam mit Micro­soft 365 instal­liert. Die Zugangs­da­ten für Micro­soft 365 erhältst du von dei­ner Organisation.

Du hast Sky­pe for Busi­ness noch nicht instal­liert? Dann mel­de dich unter Office.com mit dei­nen Micro­soft-Zugangs­da­ten an:

1. Kli­cke in den Ein­stel­lun­gen auf Micro­soft 365.
2. Wäh­le Soft­ware > Sky­pe for Busi­ness.
   Hin­weis: Dir wird Sky­pe for Busi­ness nicht ange­zeigt? Dann hat dei­ne Orga­ni­sa­ti­on ver­mut­lich einen Micro­soft-Office-365-Plan erwor­ben, der die Anwen­dung nicht ent­hält. Wen­de dich in die­sem Fall an dei­nen Admi­nis­tra­tor, um mehr Infor­ma­tio­nen zu erhalten.
3. Wäh­le die gewünsch­te Spra­che und Ver­si­on aus.
4. Kli­cke auf Instal­lie­ren und fol­ge den Anwei­sun­gen auf dem Bild­schirm, um Sky­pe for Busi­ness herunterzuladen.

Nach der Instal­la­ti­on gehst du so vor:

1. Rufe Sky­pe for Busi­ness auf dei­nem PC oder Note­book auf.
2. Mel­de dich mit dei­nem Orga­ni­sa­ti­ons-Kon­to an.
3. Wenn du möch­test, kannst du ein Häk­chen bei Kenn­wort spei­chern set­zen. Dann musst du dein Pass­wort nicht jedes Mal neu eingeben.
4. Kli­cke auf die Schalt­flä­che Anmel­den.

Du bist ange­mel­det? Dann hast du nun das Sky­pe-for-Busi­ness-Haupt­fens­ter vor dir. Dort siehst du unter ande­rem dei­nen Benut­zer­na­men, dei­nen Sta­tus (zum Bei­spiel Ver­füg­bar, wenn du gera­de erreich­bar bist), ver­schie­de­ne Regis­ter­kar­ten und die Such­leis­te, über die du Kon­tak­te findest.

Wenn du möch­test, kannst du im ers­ten Set-up unter Optio­nen > Extras > Audio­ge­rä­te­ein­stel­lun­gen bezie­hungs­wei­se Video­ge­rä­te­ein­stel­lun­gen Mikro­fon, Laut­spre­cher und Kame­ra kon­fi­gu­rie­ren.

Tipp: Du möch­test dich zunächst in Ruhe umse­hen? In der Regel passt Sky­pe for Busi­ness dei­nen Sta­tus auto­ma­tisch an. Du kannst ihn aber auch manu­ell fest­le­gen, indem du auf den nach unten gerich­te­ten Pfeil neben dei­nem Sta­tus klickst. Wäh­le dort bei­spiels­wei­se Beschäf­tigt aus. So wis­sen dei­ne Kol­le­gen, dass du gera­de nicht erreich­bar bist. Wenn du im Drop-down-Menü auf Sta­tus zurück­set­zen klickst, gene­riert Sky­pe den Sta­tus wie­der automatisch.

Jetzt geht es wei­ter mit den Haupt­funk­tio­nen von Sky­pe for Busi­ness: Kon­tak­te hin­zu­fü­gen, Nach­rich­ten schrei­ben sowie Anru­fe und Bespre­chun­gen bezie­hungs­wei­se Kon­fe­ren­zen star­ten. Die Anlei­tung führt dich Schritt für Schritt durch die Funktionen.

Nimm Kon­takt zu dei­nen Kol­le­gen auf:

1. Öff­ne die Regis­ter­kar­te Kon­tak­te und gib im Feld Jeman­den suchen den Namen des Mit­ar­bei­ters ein, den du errei­chen möch­test. Alter­na­tiv ver­wen­dest du die E‑Mail-Adres­se des Kollegen.
2. Sobald der Kol­le­ge unter dem Feld erscheint, klickst du mit der rech­ten Maus­tas­te auf sei­nen Namen.
3. Wäh­le die Opti­on Zur Kon­takt­lis­te hin­zu­fü­gen aus.
4. Dein Kol­le­ge erhält nun eine Benach­rich­ti­gung, dass du ihn zu dei­nen Kon­tak­ten hin­zu­ge­fügt hast.

Wuss­test du schon? Neben der Sta­tus­an­zei­ge ver­fügt Sky­pe for Busi­ness über per­sön­li­che Noti­zen. Wenn du in das Feld über dei­nem Namen klickst, kannst du einen Text hin­zu­fü­gen, der für dei­ne Kon­tak­te sicht­bar ist – zum Bei­spiel “Bin in 10 Minu­ten zurück” oder “Ich arbei­te heu­te im Home­of­fice”. So wis­sen alle dei­ne Kon­tak­te Bescheid, ohne dass du jedem ein­zel­nen eine Nach­richt schrei­ben musst.

Du hast dei­ne wich­ti­gen Kon­tak­te hin­zu­ge­fügt? Dann chat­te mit dei­nen Kol­le­gen und tau­sche dich mit ihnen aus.

Um eine Text­nach­richt zu ver­sen­den, gehst du so vor:

1. Öff­ne die Regis­ter­kar­te Kon­tak­te und fah­re über das Kon­takt­bild der Per­son, der du schrei­ben möchtest.
2. Wäh­le Chat­nach­richt sen­den (Nach­rich­ten­sym­bol).
3. Optio­nal: Um dem Chat wei­te­re Per­so­nen hin­zu­zu­fü­gen, klickst du auf Wei­te­re Per­so­nen hin­zu­fü­gen und wählst die Kon­tak­te aus oder ziehst einen Kon­takt per Drag-and-drop in das Chatfenster.
4. Gib im Text­feld dei­ne Nach­richt ein.
5. Kli­cke ent­we­der auf Sen­den (Papier­flie­ger) oder drü­cke die Enter-Taste.

Tipp: Um Datei­en über Sky­pe for Busi­ness zu ver­schi­cken, ziehst du die gewünsch­te Datei ein­fach aus dei­nem Datei-Explo­rer ins Chat-Fenster.

Du möch­test dich schnell mit dei­nen Kol­le­gen abspre­chen? Das ist mit Sky­pe for Busi­ness kein Pro­blem. Das Tool ermög­licht sowohl Audio- als auch Video­an­ru­fe. Wel­che Ver­si­on du wählst hängt davon ab, ob dei­ne Kol­le­gen dich sehen sol­len und ob du über die nöti­ge Hard­ware (zum Bei­spiel eine Web­cam) verfügst.

Um einen Anruf zu star­ten, gehst du so vor:

1. Öff­ne die Regis­ter­kar­te Kon­tak­te.
2. Fah­re über das Bild eines Kon­tak­tes und kli­cke auf Anru­fen (Tele­fon­hö­rer) oder Video (Video­ka­me­ra).
3. Um das Gespräch zu been­den, klickst du auf Auf­le­gen (roter Hörer).

So star­test du eine Telefonkonferenz:

1. Öff­ne dei­ne Kontaktliste.
2. Hal­te die Tas­te Strg gedrückt und wäh­le die Namen der Per­so­nen aus, die an der Kon­fe­renz teil­neh­men sollen.
3. Mache einen Rechts­klick auf die aus­ge­wähl­ten Kon­tak­te und wäh­le Tele­fon­kon­fe­renz begin­nen > Sky­pe Anruf. Dar­auf­hin erhal­ten die Per­so­nen eine Ein­la­dung zur Kon­fe­renz und kön­nen teil­neh­men oder ablehnen.

Tipp: Kli­cke wäh­rend des Gesprächs auf Wei­te­re Per­so­nen ein­la­den, um mehr Kol­le­gen hin­zu­zu­fü­gen. Die­se wer­den dann auto­ma­tisch ange­ru­fen und kön­nen der Kon­fe­renz beitreten.

Wenn du ange­ru­fen wirst, hast du die­se Optionen:

• Kli­cke auf Ant­wor­ten, um den Anruf entgegenzunehmen.
• Es han­delt sich um einen Video­an­ruf, aber du möch­test nicht, dass der Anru­fer dich sieht? Dann wäh­le Nur mit Audio anneh­men.
• Du hast gera­de kei­ne Zeit? Dann kli­cke auf Igno­rie­ren.
• Kli­cke auf Optio­nen > Mit Chat ant­wor­ten, um dem Anru­fer eine Nach­richt zu senden.
• Kli­cke auf Optio­nen > Auf “Nicht stö­ren” fest­le­gen, um den Anruf abzu­leh­nen und dei­nen Sta­tus anzupassen.

Dei­ne Kol­le­gen sol­len sehen, wor­an du gera­de arbei­test? Wäh­rend einer Bespre­chung und wäh­rend eines Anrufs oder Chats teilst du mit weni­gen Klicks dei­nen Bild­schirm. Kli­cke dafür auf das Sym­bol, das einen Moni­tor zeigt und wäh­le aus, ob du dei­nen gesam­ten Desk­top oder nur ein bestimm­tes Fens­ter oder Pro­gramm zei­gen möch­test. Alles erle­digt? Dann kli­cke auf Frei­ga­be been­den.

Wich­tig: Um dei­nen Bild­schirm wäh­rend einer Kon­fe­renz tei­len zu kön­nen, musst du als Refe­rent ein­ge­tra­gen sein. Bit­te gege­be­nen­falls einen ande­ren Refe­ren­ten, dich als Refe­rent hinzuzufügen.

Tipp: Einer dei­ner Kol­le­gen soll in dei­ner Prä­sen­ta­ti­on selbst etwas zei­gen? Dann kli­cke in der Frei­ga­be­sym­bol­leis­te oben im Fens­ter auf Steue­rung über­ge­ben und wäh­le die betref­fen­de Per­son aus. Um die Über­ga­be zu been­den, wählst du Steue­rung über­ge­ben > Steue­rung wie­der über­neh­men.

Sky­pe for Busi­ness ist nicht nur für Win­dows, son­dern auch für Mac ver­füg­bar. Sky­pe for Busi­ness für Mac fin­dest du zum Bei­spiel im Down­load-Cen­ter von Micro­soft.

Die Benut­zer­ober­flä­che unter­schei­det sich ein wenig von Sky­pe-for-Busi­ness für Win­dows, aller­dings sind die Funk­tio­nen sehr ähn­lich: Auch auf dem Mac führst du mit Sky­pe for Busi­ness Bespre­chun­gen durch, star­test Chats, passt dei­nen Sta­tus an, teilst dei­nen Bild­schirm und mehr.

Micro­soft hat ange­kün­digt, dass Sky­pe for Busi­ness Online am 31. Juli 2021 abge­schafft wer­den soll. Ab die­sem Datum steht Sky­pe for Busi­ness Online nicht mehr zur Ver­fü­gung. Micro­soft möch­te sich statt­des­sen auf das ganz ähn­li­che Tool Micro­soft Teams kon­zen­trie­ren. Den Umzug von Sky­pe for Busi­ness Online zu MS Teams erleich­tert der Kon­zern durch ver­schie­de­ne Maß­nah­men. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zur Migra­ti­on erhältst du bei Micro­soft.

Ein wenig anders sehen die Plä­ne für die Ser­ver-Vari­an­te Sky­pe for Busi­ness Ser­ver aus. Wenn du die­ses Pro­dukt ver­wen­dest, emp­fiehlt Micro­soft, MS Teams gleich­zei­tig zu benut­zen. Für Sky­pe for Busi­ness Ser­ver 2019 soll der erwei­ter­te Sup­port erst am 14. Okto­ber 2025 enden.

Mit Sky­pe for Busi­ness hältst du auch aus der Distanz Kon­takt zu dei­nen Kol­le­gen. Sen­de Chat­nach­rich­ten oder täti­ge Audio- und Video­an­ru­fe. Bei Bedarf teilst du dei­nen Bild­schirm und prä­sen­tierst, wor­an du gera­de arbeitest.

Sky­pe for Busi­ness steht sowohl für Win­dows als auch für Mac zur Ver­fü­gung. Aller­dings wird Sky­pe for Busi­ness Online im Juli 2021 ein­ge­stellt. Als alter­na­ti­ves Pro­gramm steht dann Micro­soft Teams zur Verfügung.