Micro­soft-Teams-Anlei­tung: Video­kon­fe­renz, Team erstel­len und mehr

Ein per­sön­li­ches Tref­fen mit den Kol­le­gen ist für dich nicht mög­lich, genau­so wenig wie ein kur­zes Gespräch über den Schreib­tisch? Micro­soft Teams bie­tet dir vie­le Mög­lich­kei­ten für eine digi­ta­li­sier­te Kom­mu­ni­ka­ti­on. Aber wie funk­tio­niert das Tool eigent­lich genau? UPDATED stellt dir in die­ser Anlei­tung die Funk­tio­nen von MS Teams vor und erklärt dir Schritt für Schritt, wie du ein Team erstellst, eine Video­kon­fe­renz star­test und mehr.

Teams ist eine Anwen­dung von Micro­soft, die in Micro­soft 365 (Busi­ness Basic oder Busi­ness Stan­dard) inte­griert ist. Das Tool ermög­licht es dir, auch über die Distanz mit dei­nen Kol­le­gen zu kom­mu­ni­zie­ren. Für die Zusam­men­ar­beit ste­hen in MS Teams ver­schie­de­ne Funk­tio­nen bereit. Dazu gehö­ren unter anderem:

Erstel­len und ver­wal­te dei­nes Teams, zum Bei­spiel Mit­glie­der hin­zu­fü­gen und entfernen.
Gut zu wis­sen: Als Team gilt in MS Teams eine Samm­lung von Per­so­nen, Chats und Datei­en. Ein Team kann, muss aber nicht das gesam­te Unter­neh­men umfassen.

• Erstel­len von Kanä­len inner­halb des Teams, bei­spiels­wei­se für ein­zel­ne Pro­jek­te und Abteilungen
• Ein­zel- und Gruppenchats
• Bespre­chun­gen: Audio­an­ru­fe, Tele­fon­kon­fe­ren­zen sowie Video­kon­fe­ren­zen (mit Bildschirmfreigabe)
• Datei­ab­la­ge mit der Mög­lich­keit, gemein­sam an Doku­men­ten zu arbeiten
• Hin­zu­fü­gen zusätz­li­cher Apps

Du möch­test für dich und dei­ne Kol­le­gen Micro­soft Teams ein­rich­ten, damit ihr gemein­sam arbei­ten könnt? Die fol­gen­de Anlei­tung führt dich Schritt für Schritt durch die wich­tigs­ten Fea­tures. Los geht es mit der Erstel­lung dei­nes Teams. Im Anschluss dar­an erhältst du alle nöti­gen Infor­ma­tio­nen für die ers­ten Schrit­te in MS Teams: vom Beginn eines Chats bis hin zur Videokonferenz.

Vor­aus­set­zung: In Micro­soft Teams anmelden 

Um Teams nut­zen zu kön­nen, benö­tigst du ent­we­der einen Micro­soft-365-Zugang (ehe­mals Office 365), oder du regis­trierst dich für die kos­ten­lo­se Micro­soft Teams-Ver­si­on. Beach­te jedoch, dass in der kos­ten­lo­sen Vari­an­te even­tu­ell nicht alle Funk­tio­nen zur Ver­fü­gung stehen.

Die Teams-App steht sowohl für Win­dows und Mac als auch für Android- und iOS-Mobil­ge­rä­te zur Ver­fü­gung. Mel­de dich nach dem Start der App mit dei­nen Zugangs­da­ten an.

1. Wäh­le in der Spal­te auf der lin­ken Sei­te Teams aus.
2. Kli­cke auf Team bei­tre­ten erstellen.
3. Wäh­le Team erstel­len > Team völ­lig neu erstel­len.

4. Wenn du möch­test, dass jedes Mit­glied dei­nes Unter­neh­mens bei­tre­ten kann, wählst du Öffent­lich aus. Wenn du ent­schei­den möch­test, wer bei­tre­ten kann, wählst du Pri­vat.
5. Über­le­ge dir einen Namen und gege­be­nen­falls eine Beschrei­bung für dein Team.
6. Kli­cke auf Erstel­len.
7. Im nächs­ten Schritt fügst du Per­so­nen zu dei­nem Team hin­zu. Gib die Namen der Per­so­nen in die lee­re Zei­le ein. Sobald du anfängst zu tip­pen, schlägt dir Teams auto­ma­tisch die ver­füg­ba­ren Per­so­nen vor. Wäh­le sie aus, indem du die Namen anklickst.
   Tipp: Falls du Per­so­nen außer­halb dei­nes Unter­neh­mens oder dei­ner Orga­ni­sa­ti­on hin­zu­fü­gen möch­test, gibst du ihre E‑Mail-Adres­se ein, um sie ins neue Team ein­zu­la­den. Die gewünsch­te Per­son erscheint mit dem Zusatz (Gast) in der Lis­te. Kli­cke auf das Stift­sym­bol, um einen Anzei­ge-Namen einzugeben.
8. Wäh­le abschlie­ßend Hin­zu­fü­gen und Schlie­ßen.

Alles erle­digt. Du hast jetzt dein Team in Micro­soft Teams erstellt und kannst zum Bei­spiel mit Kanä­len, Chats und Video­kon­fe­ren­zen fortfahren.

Der Kanal All­ge­mein ist in Teams stan­dard­mä­ßig ange­legt. Damit nicht alle Per­so­nen, die dei­nem Team ange­hö­ren, sämt­li­che Nach­rich­ten erhal­ten, kannst du in MS Teams wei­te­re Kanä­le hin­zu­fü­gen. Die neu­en Unter­hal­tun­gen bezie­hen sich bei­spiels­wei­se auf bestimm­te Arbeits­grup­pen und Pro­jek­te. So erstellst du einen neu­en Kanal:

1. Kli­cke in der Leis­te auf der lin­ken Sei­te neben dem Namen dei­nes Teams auf Wei­te­re Optio­nen (das Sym­bol mit den drei Punkten).
2. Kli­cke auf Kanal hin­zu­fü­gen.

3. Gib einen Namen und eine Beschrei­bung für den Kanal ein. Das kön­nen zum Bei­spiel ein Pro­jekt­na­me und eine Pro­jekt­be­schrei­bung sein.
4. Wäh­le unter dem Punkt Daten­schutz aus, für wen der Kanal zugäng­lich sein soll. Wäh­le einen Stan­dard­ka­nal, der für alle Team­mit­glie­der zugäng­lich ist, oder einen pri­va­ten Kanal für aus­ge­wähl­te Mitglieder.
5. Wäh­le abschlie­ßend Hin­zu­fü­gen aus.
6. Optio­nal: Falls du dich für einen pri­va­ten Kanal ent­schie­den hast, fügst du über Mit­glie­der hin­zu­fü­gen die gewünsch­ten Per­so­nen hin­zu. Kli­cke abschlie­ßend auf Fer­tig.

Du hast nun einen Kanal für ein spe­zi­fi­sches Unter­the­ma erstellt. Wenn du die Stan­dard-Opti­on gewählt hast, kön­nen alle Team­mit­glie­der Nach­rich­ten und Datei­en sen­den, sehen und durchsuchen.

Ach­tung: Zwar kannst du Kanä­le wie­der löschen. Das geht ganz ein­fach über die Erwei­ter­ten Ein­stel­lun­gen des Kanals. Im Lau­fe dei­nes Abon­ne­ments kannst du jedoch maxi­mal 200 Stan­dard- und 30 pri­va­te Kanä­le erstellen.

In Micro­soft Teams kom­mu­ni­zierst du mit dei­nen Kol­le­gen zum Bei­spiel über Text­nach­rich­ten. Du ent­schei­dest, ob du dei­ne Nach­richt an das gan­ze Team oder nur an bestimm­te Kol­le­gen sen­den möchtest.

Text­nach­richt an das gesam­te Team/den gesam­ten Kanal senden:

1. Um eine Nach­richt an das gesam­te Team oder in einem Kanal zu sen­den, wählst du das ent­spre­chen­de Team/den Kanal in der Leis­te links aus.
2. Gib dei­ne Nach­richt im Text­feld ein. Wenn du möch­test, kannst du zum Bei­spiel GIFs und Sti­cker hinzufügen.
3. Optio­nal: Wenn du möch­test, dass bestimm­te Per­so­nen dei­ne Nach­richt mit gro­ßer Wahr­schein­lich­keit zur Kennt­nis neh­men, kannst du sie via @ erwäh­nen. Erwähn­te Per­so­nen erhal­ten in ihrem Akti­vi­täts­feed eine Benach­rich­ti­gung. Du kannst meh­re­re Per­so­nen in einer Nach­richt erwähnen.
4. Kli­cke abschlie­ßend auf Sen­den.

Tipp: Wenn du dei­ner Nach­richt eine Datei hin­zu­fü­gen möch­test, klickst du auf das Büro­klam­mer-Sym­bol unter dem Text­feld. Wäh­le zum Bei­spiel eine Datei von dei­nem Com­pu­ter aus. Die Datei wird im Team oder im Kanal unter der Regis­ter­kar­te Datei­en gespeichert.Textnachricht an bestimm­te Per­so­nen senden:

1. Wenn du nur einer bestimm­ten Per­son oder bestimm­ten Per­so­nen schrei­ben möch­test, wählst du im Haupt­fens­ter oben Neu­er Chat aus. Das Sym­bol zeigt eine Box mit einem Stift.
2. Im Feld An gibst du die Namen der Per­so­nen ein, die dei­ne Nach­richt erhal­ten sollen.
3. Optio­nal: Über den nach unten gerich­te­ten Pfeil kannst du dem Grup­pen­chat einen Namen geben.
4. Gib dei­ne Nach­richt ins Text­feld ein und drü­cke auf Sen­den.

Übri­gens: Um auf Nach­rich­ten zu ant­wor­ten, musst du nicht jedes Mal eine neue Nach­richt star­ten. In den soge­nann­ten Threads wer­den Ant­wor­ten direkt unter der ursprüng­li­chen Nach­richt gesam­melt. Um einen Thread zu star­ten, klickst du unter der betref­fen­den Nach­richt auf Ant­wor­ten.

Ein Mee­ting über Micro­soft Teams? Zu den Herz­stü­cken des Tools gehö­ren die Video­kon­fe­ren­zen. Sie brin­gen Teil­neh­mer an unter­schied­li­chen Stand­or­ten durch Bild- und Ton­über­tra­gung in einem digi­ta­len Mee­ting zusam­men. Wenn du möch­test, kannst du wäh­rend der Video­kon­fe­renz dei­nen Bild­schirm tei­len und dei­nen Kol­le­gen zei­gen, wor­an du gera­de arbeitest.

So star­test du eine Video­kon­fe­renz über Micro­soft Teams:

1. Öff­ne den Kalen­der und die Details (Sym­bol mit drei Punk­ten und drei Stri­chen) und kli­cke auf Neue Bespre­chung.
2. Gib einen Titel für die Video­kon­fe­renz ein. Das kann zum Bei­spiel das The­ma des Mee­tings sein.
3. Wäh­le eine Uhr­zeit für die Bespre­chung aus.
4. Gib die Namen der Teil­neh­mer im Feld Per­so­nen ein­la­den ein.
   Tipp: Wenn du eine exter­ne Per­son hin­zu­fü­gen möch­test, gibst du ihre E‑Mail-Adres­se ein und klickst anschlie­ßend auf Ein­la­den.
5. Optio­nal: Der Ter­min­pla­nungs-Assis­tent unter­stützt dich bei der Suche nach einem Ter­min, der für alle gewünsch­ten Teil­neh­mer passt.
6. Unter Kanal für Bespre­chung aus­wäh­len wählst du Kei­ne, damit die Video­kon­fe­renz pri­vat bleibt. Wählst du hin­ge­gen einen Kanal aus, erscheint die Kon­fe­renz dort unter Bei­trä­ge und ist für alle Kanal-Mit­glie­der geöffnet.
7. Kli­cke auf Speichern.

Geschafft, du hast eine Video­kon­fe­renz in MS Teams geplant. Die ein­ge­la­de­nen Per­so­nen neh­men zum Bei­spiel über den Link in der Ein­la­dungs-E-Mail an der Bespre­chung in Teams teil oder kli­cken direkt im Kalen­der auf Teil­neh­men.

Tipp: Wenn du in einem Kanal auf das Video­ka­me­ra-Sym­bol klickst, star­test du sofort eine Bespre­chung, zu der du Per­so­nen ein­la­den kannst.

Bild­schirm tei­len in Micro­soft Teams – so geht’s:

Wäh­rend der Video­kon­fe­renz kannst du dei­nen Bild­schirm mit den Kon­fe­renz­teil­neh­mern tei­len, um ihnen zum Bei­spiel eine bestimm­te Stel­le in einem Doku­ment zu zei­gen oder um eine Prä­sen­ta­ti­on vorzuführen:

1. Kli­cke auf Tei­len (das Sym­bol, das einen Pfeil in einem Recht­eck zeigt).
2. Ent­schei­de, was du dei­nen Kol­le­gen zei­gen möch­test. Dei­nen Bild­schirm, eine App oder eine Power­point-Prä­sen­ta­ti­on? Der aus­ge­wähl­te Bereich wird durch einen roten Rah­men markiert.
3. Die Frei­ga­be been­dest du über Frei­ga­be been­den.

Über das Hörer-Sym­bol kannst du ande­re Micro­soft Teams-Nut­zer direkt anru­fen. Suche zum Bei­spiel in Kon­tak­te nach einer Per­son und star­te einen Anruf. Über das Video­sym­bol star­test du einen Videoanruf.

Wenn du möch­test, kannst du über Micro­soft Teams auch exter­ne Ruf­num­mern wäh­len und so dei­ne Tele­fon­an­la­ge erset­zen. Das geht aller­dings nur, wenn du einen soge­nann­ten Anruf­plan kaufst. Gege­be­nen­falls musst du zuvor eine Tele­fon­sys­tem-Lizenz erwer­ben und wei­te­re Ein­stel­lun­gen an dei­ner Tele­fon­an­la­ge vornehmen.

Damit Teil­neh­mer sich via Tele­fon in Bespre­chun­gen ein­wäh­len kön­nen, benö­tigst du zudem Audio­kon­fe­renz-Lizen­zen für alle Nut­zer, die sol­che Kon­fe­ren­zen pla­nen sol­len. Zudem musst du vor­ab Ser­vice­num­mern ein­rich­ten und soge­nann­ten Kon­fe­renz­brü­cken zuwei­sen, über die sich Per­so­nen via Tele­fon ein­wäh­len können.

Für vie­le Funk­tio­nen ist die Bedie­nung in Micro­soft Teams intui­tiv: Die Erstel­lung eines neu­en Teams ist schnell erle­digt, ent­spre­chen­de Sym­bo­le wei­sen dir den Weg zu Chats, Audio- und Video­an­ru­fen an ande­re Teams-Nut­zer, zum Sen­den von Datei­en und vie­len wei­te­ren Features.

Knif­fe­li­ger wird es allein, wenn du über Micro­soft Teams tele­fo­nie­ren möch­test wie mit dei­nem nor­ma­len Tele­fon: Dann sind tief­grei­fen­de­re Um- und Ein­stel­lun­gen not­wen­dig, an denen häu­fig auch dein Tele­fon­an­bie­ter betei­ligt ist.