Sie haben Ihr mehr­sei­ti­ges Word-Doku­ment mit vie­len Bil­dern, Gra­fi­ken und Text­ef­fek­ten voll­endet und wol­len es in Form eines PDFs an Freun­de, Kol­le­gen oder Fami­li­en­mit­glie­der schi­cken. Doch ein Blick auf die Datei­grö­ße lässt Sie stut­zen: das PDF ist mit über 20 MB viel zu groß für den Ver­sand per E‑Mail! Wie gut, dass sich PDF-Datei­en mit weni­gen Klicks ohne gro­ße Qua­li­täts­ein­bu­ßen kom­pri­mie­ren las­sen. UPDATED zeigt Ihnen, wie Sie auch die größ­ten PDFs in hand­li­che Daten­pa­ke­te ver­wan­deln.

PDFs auf dem Mac kom­pri­mie­ren

Das Apple-Betriebs­sys­tem Mac OS, das unter ande­rem auf iMacs und Mac­Books läuft, bringt eine ins Betriebs­sys­tem inte­grier­te Rou­ti­ne zum Kom­pri­mie­ren von PDF-Datei­en mit – Sie benö­ti­gen kei­ne Extra-Soft­ware.

  1. Wech­seln Sie im Mac-OS-Datei­ma­na­ger zum Ord­ner mit Ihrer PDF-Datei (zum Bei­spiel zum Schreib­tisch).
  2. Kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te auf die Datei, gehen Sie auf Öff­nen mit und wäh­len Sie aus dem dann erschei­nen­den Kon­text­me­nü den Befehl Vor­schau (Stan­dard).
  3. Nun öff­net sich das Pro­gramm „Vor­schau“, in dem Sie im Menü Abla­ge den Befehl Expor­tie­ren wäh­len.
  4. Ändern Sie den Namen der Datei, damit Ihr Ori­gi­nal-PDF-Doku­ment nicht über­schrie­ben wird – zum Bei­spiel „Broschüre.pdf“ zu „Broschüre_komprimiert.pdf“.
  5. Im Aus­klapp­me­nü neben Quartz-Fil­ter ent­schei­den Sie sich für die Opti­on Redu­ce File Size (zu Deutsch „Datei­grö­ße redu­zie­ren“).
  6. Schlie­ßen Sie den Vor­gang mit einem Klick auf Sichern ab. Die resul­tie­ren­de Datei­grö­ße hängt von der Beschaf­fen­heit des PDF-Aus­gangs­do­ku­ments ab.

Was bedeu­tet „PDF“ eigent­lich?

Die Abkür­zung „PDF“ steht für „Porta­ble Docu­ment Forma­te“. PDF ist das am häu­figs­ten ver­wen­de­te Datei­for­mat, wenn es um das Aus­tau­schen von Doku­men­ten, wie Büro­da­tei­en, elek­tro­ni­schen Hand­bü­chern, Rech­nun­gen und For­mu­la­ren, geht. PDF-Doku­men­te sind ver­hält­nis­mä­ßig klein und las­sen sich in ver­schie­de­nen Betriebs­sys­te­men öff­nen. Der Inhalt wird dabei immer gleich dar­ge­stellt, auch auf Smart­pho­nes und Tablets. Ein wei­te­rer Vor­teil: Anders als bei Word-Datei­en sind unbe­ab­sich­tig­te Ände­run­gen an einem PDF-Doku­ment weit­ge­hend aus­ge­schlos­sen. Sie kön­nen eige­ne PDF-Datei­en mit einem Pass­wort absi­chern und auf Wunsch das Kopie­ren oder Dru­cken von Text­pas­sa­gen ver­hin­dern.

Das PDF-Datei­for­mat ist eine gute Wahl, wenn Sie Berich­te, Bewer­bun­gen oder Ein­la­dun­gen als Anhang an eine Mail ver­sen­den, Doku­men­te auf Ihrer Home­page anbie­ten oder ein­ge­scann­te Rech­nun­gen, Brie­fe oder Gesund­heits­un­ter­la­gen auf Fest­plat­te oder DVD archi­vie­ren möch­ten.

PDF-Datei­en auf Win­dows-PCs ver­klei­nern

Unter Win­dows gibt es lei­der kei­ne ein­ge­bau­te Ver­klei­ne­rungs­rou­ti­ne für PDF-Doku­men­te. Sie kön­nen den Spei­cher­platz­be­darf zu gro­ßer PDFs jedoch auch unter Win­dows ohne zusätz­li­che Soft­ware ver­min­dern, indem Sie die­se in ein ZIP-Archiv ver­pa­cken. ZIP-Archi­ve wer­den unter Win­dows als „ZIP-kom­pri­mier­te Ord­ner“ bezeich­net und erschei­nen im Explo­rer als gel­be Ord­ner­sym­bo­le mit einem Reiß­ver­schluss – daher auch die Bezeich­nung „ZIP“, die sich vom eng­li­schen „Zip­per“ her­lei­tet, was „Reiß­ver­schluss“ bedeu­tet. Alle Datei­en, die sich in einem sol­chen kom­pri­mier­ten Ord­ner befin­den, wer­den je nach Art und Inhalt um 10 bis 90 Pro­zent ver­klei­nert. Schön: Sie kön­nen auch meh­re­re Datei­en (nicht nur PDFs) in einem ein­zi­gen ZIP-kom­pri­mier­ten Ord­ner able­gen.

  1. Öff­nen Sie den Win­dows-Datei­ma­na­ger Explo­rer und suchen Sie die zu gro­ße PDF-Datei im ent­spre­chen­den Ord­ner (zum Bei­spiel in Doku­men­te).
  2. Kli­cken Sie mit der rech­ten Maus­tas­te auf die PDF-Datei und wäh­len Sie aus dem Kon­text­me­nü Sen­den an, gefolgt von ZIP-kom­pri­mier­ter Ord­ner.
  3. Win­dows schlägt als Bezeich­nung für den ZIP-Ord­ner auto­ma­tisch den Datei­na­men des PDFs mit dem Anhang „*.zip“ vor – aus dem PDF „UPDATED.pdf“ wird so der kom­pri­mier­te Ord­ner „UPDATED.zip“. Die Ori­gi­nal­da­tei bleibt bei die­sem Vor­gang unan­ge­tas­tet.
  4. Nach­dem Sie den Datei­na­men bestä­tigt oder Ihren Wün­schen ent­spre­chend geän­dert haben, befin­det sich der Archiv-Ord­ner im glei­chen Ver­zeich­nis wie die PDF-Datei. Ein Dop­pel­klick öff­net das Archiv wie einen ganz nor­ma­len Ord­ner.
  5. Im Bei­spiel der UPDATED-Datei (sie­he Bild) wur­de die 7,4 MB gro­ße Ori­gi­nal­da­tei auf 5,9 MB ver­klei­nert, was einer Grö­ßen­re­duk­ti­on von rund 20 Pro­zent gleich­kommt.
    Tipp: Je mehr Bil­der und Gra­fi­ken Ihr PDF-Doku­ment ent­hält, des­to grö­ßer kann die Platz­erspar­nis durch ein ZIP-Archiv aus­fal­len.

Maß­ge­schnei­der­te PDF-Ver­klei­ne­rung mit Soft­ware

Im Web gibt es zahl­rei­che kos­ten­lo­se Soft­ware-Tools, mit denen Sie PDFs nicht nur erstel­len und bear­bei­ten, son­dern auch kom­pri­mie­ren kön­nen. Eine Such­ma­schi­nen-Anfra­ge nach „PDF kom­pri­mie­ren“ oder „PDF ver­klei­nern“ för­dert jede Men­ge Ergeb­nis­se für Win­dows und Mac OS zuta­ge. Exem­pla­risch an der popu­lä­ren Gra­tis-Soft­ware PDF24 Crea­tor für Win­dows zei­gen wir Ihnen, wie schnell Sie den Spei­cher­platz­be­darf auch sehr gro­ßer PDFs um 50 Pro­zent und mehr redu­zie­ren kön­nen.

  1. Laden Sie die Soft­ware PDF24 Crea­tor von der Web­site des Her­stel­lers her­un­ter und fol­gen Sie den Instal­la­ti­ons­an­wei­sun­gen. Die Soft­ware läuft unter Win­dows 7, 8.1 und 10.
  2. Star­ten Sie das Pro­gramm PDF24 nach der Instal­la­ti­on und kli­cken Sie auf die drit­te Kachel in der obe­ren Rei­he mit der Bezeich­nung PDF Datei­en kom­pri­mie­ren.
  3. Kli­cken Sie im Dia­log PDF 24 Com­press auf die Schalt­flä­che Datei hin­zu­fü­gen und wäh­len Sie die zu ver­klei­nern­de PDF-Datei aus.
  4. War­ten Sie einen Augen­blick, wäh­rend PDF24 die neue Datei­grö­ße berech­net, die Ihnen unter Neue Grö­ße ange­zeigt wird. Die Grö­ße unse­rer 7,5 MB umfas­sen­den Test­da­tei (sie­he Bild) wird vom Tool mit den Stan­dard­ein­stel­lun­gen auf rund 3,5 MB geschrumpft und damit mehr als hal­biert.
  5. Stel­len Sie unter DPI („Dots per Inch“, Punk­te pro Zoll) die gewünsch­te Bild­auf­lö­sung ein – belas­sen Sie den hier vor­ein­ge­stell­ten Wert für die Auf­lö­sung auf 144 DPI. Mehr zur Auf­lö­sung erfah­ren Sie im letz­ten Abschnitt die­ses Bei­trags.
  6. Der Wert unter Bild­qua­li­tät ent­schei­det über die Dar­stel­lungs­qua­li­tät der Bil­der im kom­pri­mier­ten PDF. Der vor­ein­ge­stell­te Wert 75 lie­fert einen guten Kom­pro­miss zwi­schen Bild­qua­li­tät und PDF-Grö­ße. Mehr dazu wei­ter unten im Abschnitt PDFs mit gerin­ger Datei­grö­ße erstel­len.
  7. Star­ten Sie den Kom­pri­mie­rungs­pro­zess mit Spei­chern, gefolgt von der Aus­wahl des gewünsch­ten Ord­ners, in dem das Tool die kom­pri­mier­te Datei able­gen soll – Fer­tig!

Pro­fi-PDF-Werk­zeug: Ado­be Acro­bat Pro DC

Pro­fis wie Gra­fi­ker, Gestal­ter und Agen­tu­ren ver­wen­den mit Ado­be Acro­bat Pro DC die Soft­ware von Ado­be, dem Erfin­der des PDF-For­mats. Das Pro­gramm erlaubt die Erstel­lung und Bear­bei­tung qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ger PDF-Datei­en mit vie­len Ein­stel­lungs­mög­lich­kei­ten aus fast jeder Soft­ware-Anwen­dung her­aus. In Acro­bat Pro fin­det sich der Befehl zum Kom­pri­mie­ren von Datei­en unter Datei > Spei­chern als > PDF mit redu­zier­ter Grö­ße. Acro­bat Pro DC redu­ziert die 7,4 MB gro­ße Test­da­tei auf 2,9 MB, was einer Kom­pri­mie­rung von rund 60 Pro­zent ent­spricht. Sie erhal­ten das leis­tungs­star­ke Tool als Ein­zel­ver­si­on im Abo für ca. 18 € im Monat oder als Bestand­teil der Ado­be Crea­ti­ve Sui­te zusam­men mit vie­len ande­ren Krea­tiv-Anwen­dun­gen. Nähe­re Infos fin­den Sie auf der Web­site von Ado­be.

PDFs bequem online kom­pri­mie­ren

Wenn Sie kei­ne Soft­ware auf Ihrem Com­pu­ter instal­lie­ren möch­ten oder dür­fen (etwa auf einem Fir­men-PC) und/oder nur sel­ten PDFs kom­pri­mie­ren, bie­tet sich die Ver­wen­dung eines Online-Diens­tes an. Dabei laden Sie die ent­spre­chen­de Datei auf den Ser­ver des Anbie­ters hoch und erhal­ten einen Down­load-Link auf die kom­pri­mier­te Ver­si­on. Das funk­tio­niert platt­form­über­grei­fend auf nahe­zu jedem Com­pu­ter oder Mobil­ge­rät mit Web-Brow­ser.

Eine Web-Suche nach „PDF online ver­klei­nern“ lis­tet eine Viel­zahl von Anbie­tern auf, die ihre Diens­te kos­ten­los oder gegen Gebühr anbie­ten. Exem­pla­risch zeigt Ihnen UPDATED den Kom­pri­mie­rungs­pro­zess mit dem kos­ten­lo­sen Online-Ser­vice PDF Com­pres­sor.

  1. Öff­nen Sie die URL http://pdfcompressor.com/de/ in Ihrem Web-Brow­ser.
  2. Stel­len Sie sicher, dass die Regis­ter­kar­te PDF Com­pres­sor aktiv ist und kli­cken Sie auf die Schalt­flä­che Wäh­len. Navi­gie­ren Sie im Explo­rer- oder Fin­der-Fens­ter zu Ihrer PDF-Datei und wäh­len Sie die­se mit Öff­nen aus.
  3. Eine Ansicht mit der Bezeich­nung Hoch­la­den infor­miert Sie nun per Fort­schritts­bal­ken über den Sta­tus des Uploads. Erreicht die­ser Bal­ken 100 Pro­zent, beginnt auto­ma­tisch der Kom­pri­mie­rungs­vor­gang auf dem Ser­ver des Anbie­ters.
  4. Nach­dem die Kom­pri­mie­rung abge­schlos­sen ist, wird Ihnen ein But­ton namens Down­load ange­zeigt. Kli­cken Sie die­sen an, um die ver­klei­ner­te Datei auf Ihren Rech­ner her­un­ter­zu­la­den.
  5. Je nach Ein­stel­lung öff­net sich nun auto­ma­tisch Ihre Soft­ware zur Dar­stel­lung von PDFs mit der ver­klei­ner­ten Datei. Andern­falls fin­den Sie das kom­pri­mier­te PDF mit dem Datei­na­mens­an­hang „-min.pdf“ im Down­load-Ord­ner Ihres Com­pu­ters. Die UPDATED-Test­da­tei wur­de bei guter Qua­li­tät von 7,4 auf gera­de mal 2,5 MB ver­klei­nert – das sind rund 66 Pro­zent gespar­ter Spei­cher­platz.

Online-Diens­te und der Daten­schutz

Anbie­ter von Online-Ser­vices ver­spre­chen größt­mög­li­chen Daten­schutz, der in den meis­ten Fäl­len auch ein­ge­hal­ten wird. Aller­dings soll­ten Sie sich stets im Kla­ren dar­über sein, dass Sie Ihre Datei­en an einen frem­den Ser­ver über­mit­teln. Des­halb raten wir, bei PDFs mit sen­si­blen Daten wie Ihrer Steu­er­erklä­rung, Kun­den­adres­sen, Pati­en­ten­da­ten oder fir­men­in­ter­nen Infor­ma­tio­nen auf Num­mer sicher zu gehen und die­se bes­ser lokal auf Ihrem Com­pu­ter mit einer ent­spre­chen­den Soft­ware zu kom­pri­mie­ren.

PDF-Doku­men­te mit gerin­ger Datei­grö­ße erstel­len

Den gan­zen Kom­pri­mie­rungs­vor­gang kön­nen Sie sich spa­ren, wenn Sie schon bei der Erstel­lung Ihrer PDF-Datei­en auf eine mög­lichst gerin­ge Datei­grö­ße ach­ten. Je nach ver­wen­de­ter Soft­ware zur PDF-Aus­ga­be kön­nen Sie durch fol­gen­de Maß­nah­men jede Men­ge wert­vol­len Spei­cher­platz spa­ren:

Fotos von der Digi­tal­ka­me­ra

Bild­da­tei­en von moder­nen Digi­tal­ka­me­ras sind mit 12 bis über 20 Mega­pi­xeln sehr groß. Über­neh­men Sie sol­che Datei­en in Ori­gi­nal­grö­ße in Ihr Pro­gramm, schnellt die Datei­grö­ße des resul­tie­ren­den PDFs in die Höhe. Ver­klei­nern Sie die Bild­da­tei­en vor dem Ein­fü­gen in Ihr Pro­gramm auf einen für die Anwen­dung aus­rei­chen­den Wert oder nut­zen Sie Werk­zeu­ge zur Bild­kom­pri­mie­rung, wie sie bei­spiels­wei­se in Micro­soft Word nach einem Klick auf ein Foto unter Bild­tools > Bil­der kom­pri­mie­ren zur Ver­fü­gung ste­hen.

Auf­lö­sung

Die Doku­ment­auf­lö­sung in der PDF-Soft­ware wird meist mit dem Wert „DPI“ für „Dots per Inch“ ange­ge­ben, was auf Deutsch „Punk­te pro Zoll“ bedeu­tet. Hier gilt: Je mehr DPI, des­to grö­ßer wird das PDF. Für Online-Ver­öf­fent­li­chun­gen sind 75 bis 100 DPI aus­rei­chend, für die hoch­wer­ti­ge Bild­schirm­dar­stel­lung soll­ten es rund 150 DPI sein, wäh­rend für gesto­chen schar­fe Aus­dru­cke zwi­schen 225 und 300 DPI erfor­der­lich sind.

Bild­kom­pri­mie­rung

Die Bild­kom­pri­mie­rung ist unab­hän­gig von der Auf­lö­sung (DPI) und redu­ziert die Bild­da­ten und somit die Datei­grö­ße des resul­tie­ren­den PDFs durch aus­ge­feil­te Pro­gramm­rou­ti­nen. Je nach Anwen­dung stel­len Sie die­se Kom­pri­mie­rung mit einem Wert für „Qua­li­tät“ oder ähn­li­chem ein. Dabei steht ein nied­ri­ger Wert für eine hohe Kom­pri­mie­rung bei sicht­bar gerin­ge­rer Bild­qua­li­tät mit Stö­run­gen. Ein hoher Wert führt zu gro­ßen Datei­en bei her­vor­ra­gen­der Bild­qua­li­tät. Umge­kehrt lässt sich bei eini­gen Pro­gram­men auch der Kom­pres­si­ons­fak­tor vor­ge­ben – hier führt ein nied­ri­ger Wert zu umfang­rei­chen Datei­en und hoher Bild­qua­li­tät, wäh­rend ein hoher Wert klei­ne PDF-Datei­en mit redu­zier­ter Bild­qua­li­tät erzeugt.

Fazit: Mit klei­nen PDF-Datei­en Spei­cher­platz spa­ren

PDF-Doku­men­te fin­den Sie fast über­all. Meist wer­den die Datei­en so erstellt, dass die Bil­der und Dia­gram­me im Doku­ment in hoher Qua­li­tät vor­lie­gen. Dar­aus resul­tie­ren gro­ße Datei­en, die ent­spre­chend viel Spei­cher­platz bean­spru­chen. Manch­mal sind mög­lichst klei­ne Datei­en aber ein­fach prak­ti­scher, etwa für Mails oder wenn Sie wich­ti­ge Doku­men­te auf dem Smart­pho­ne platz­spa­rend spei­chern möch­ten. In die­sen Situa­tio­nen hilft eine Ver­klei­ne­rung der PDF-Datei­en am eige­nen Com­pu­ter.

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