Du hast für ein Pro­jekt ein Doku­ment erstellt und erhältst es von einem Kol­le­gen mit Kor­rek­tu­ren zurück. Ger­ne hät­test du einen genau­en Über­blick dar­über, wel­che Ände­run­gen gemacht wur­den. Micro­soft bie­tet dir dafür ein viel­sei­ti­ges Fea­ture, mit dem du Doku­men­te ver­glei­chen kannst – zum Bei­spiel das von dir erstell­te mit geän­der­ten. Mit dem Tool las­sen sich zudem ein­fach meh­re­re Doku­men­te zusam­men­füh­ren. UPDATED erklärt dir Schritt für Schritt, wie du vor­ge­hen und wor­auf du ach­ten soll­test.

Wie kann ich in Word-Doku­men­te ver­glei­chen?

Willst du zwei Word-Doku­men­te ver­glei­chen, bie­tet Micro­softs Text­ver­ar­bei­tung ein viel­sei­ti­ges Fea­ture, das die­sen Job für dich über­nimmt. Wir nut­zen für unser Bei­spiel die Word-Ver­si­on von Office 365. In die­sen Schrit­ten gehst du vor:

  1. Öff­ne eine Word-Doku­ment.
  2. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Über­prü­fen.
  3. Kli­cke in der Grup­pe Ver­glei­chen auf Ver­glei­chen.
  4. Ein neu­es Fens­ter öff­net sich. Kli­cke erneut auf  Ver­glei­chen.
  1. Wäh­le in der Ein­ga­be­mas­ke unter Ori­gi­nal­do­ku­ment das Ori­gi­nal­do­ku­ment aus. Mit einem Klick auf das Ord­ner-Sym­bol rechts neben der Ein­ga­be­mas­ke kannst du es im jewei­li­gen Ord­ner aus­wäh­len.
  1. Wäh­le auf die glei­che Wei­se in der Ein­ga­be­mas­ke unter Über­ar­bei­te­tes Doku­ment das zu ver­glei­chen­de Doku­ment aus.
  1. In die Ein­ga­be­mas­ke neben Ände­run­gen kenn­zeich­nen mit kannst du einen Namen der Per­son ein­tra­gen, die die Ände­run­gen vor­ge­nom­men hat. Wir tra­gen für unser Bei­spiel Kollege1 ein.
  2. Kli­cke anschlie­ßend unten links auf Erwei­tern.
  3. Mar­kie­re im erwei­ter­ten Fens­ter unten rechts unter Ände­run­gen anzei­gen in: den Ein­trag Neu­em Doku­ment. Bestä­ti­ge mit OK.

Word öff­net die Doku­men­te nun und zeigt in der lin­ken Spal­te die Ände­run­gen an. Im Haupt­fens­ter erscheint in der Mit­te ein neu­es Doku­ment, in dem die Ände­run­gen mar­kiert sind.

Ach­tung: Die Ände­run­gen sind nur in die­sem Fall mar­kiert: Wenn oben in der Menü­leis­te unter Über­prü­fen in der Grup­pe Nach­ver­fol­gung die Opti­on Mark­up: alle akti­viert ist. Wenn nicht, kli­cke auf den Pfeil neben der Ein­ga­be­mas­ke und wäh­le Mark­up: alle aus.

In der rech­ten Spal­te wer­den dir oben das Ori­gi­nal­do­ku­ment und dar­un­ter das Über­ar­bei­te­te Doku­ment ange­zeigt. Das gesam­te Word-Fens­ter sieht in unse­rem Bei­spiel so aus:

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Die Ände­run­gen meh­re­rer Word-Doku­men­te zusam­men­füh­ren

Wenn du ein Doku­ment zur Über­prü­fung an meh­re­re Kol­le­gen gege­ben hast, erhältst du unter Umstän­den mehr als eine Kopie mit Ände­rungs­vor­schlä­gen und Über­ar­bei­tun­gen zurück.

Nun willst du die Doku­men­te mit­ein­an­der ver­glei­chen. Das Ziel: ein Doku­ment, in dem du alle Ände­run­gen im Über­blick hast. Word führt immer nur die Ände­run­gen aus zwei Doku­men­ten zusam­men. Das heißt: Ver­glei­che zunächst dein Aus­gangs­do­ku­ment mit dem ers­ten Ände­rungs-Doku­ment wie im vor­an­ge­gan­ge­nen Bei­spiel ab hier beschrie­ben. Gehe dann in die­sen Schrit­ten vor:

  1. Spei­che­re das ver­gli­che­ne Doku­ment. In unse­rem Bei­spiel heißt das Doku­ment nun Bei­spiel­text­Do­ku­ment­Ver­glei­chen­Neu.
  2. Öff­ne ein neu­es Word-Doku­ment.
  3. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Über­prü­fen.
  4. Kli­cke in der Grup­pe Ver­glei­chen auf Ver­glei­chen.
  5. Ein neu­es Fens­ter öff­net sich. Kli­cke dar­in auf Kom­bi­nie­ren.
  1. Gib ana­log zu Schritt 5 in Kapi­tel 1 als Ori­gi­nal­do­ku­ment den Datei­na­men des Doku­ments mit den ers­ten Ände­run­gen ein, in unse­rem Fall Bei­spiel­text­Do­ku­ment­Ver­glei­chen­Neu. Gib dane­ben unter Über­ar­bei­te­tes Doku­ment das neue Doku­ment mit wei­te­ren Ände­run­gen ein.
  2. Gib dies­mal neben Ände­run­gen kenn­zeich­nen mit den Namen der wei­te­ren Per­son an, die in die­sem Fall die Ände­run­gen vor­ge­nom­men hat. Wir tra­gen für unser Bei­spiel Kollege2 ein. Bestä­ti­ge mit OK.

 

  1. Word zeigt nun in der lin­ken Spal­te die Ände­run­gen von Kollege1 und Kollege2 an. Im Zusam­men­ge­fass­ten Doku­ment in der Mit­te sind die Ände­run­gen mit unter­schied­li­chen Far­ben mar­kiert. In der rech­ten Spal­te wer­den das Ori­gi­nal­do­ku­ment und das zwei­te Über­ar­bei­te­te Doku­ment ange­zeigt.
  2. Unser Bei­spiel sieht im Word-Fens­ter nun so aus:

 

Kann ich die Ver­gleichs­ein­stel­lun­gen anpas­sen?

Du kannst beim Ver­glei­chen von Word-Doku­men­ten detail­liert fest­le­gen, wel­che Ein­stel­lun­gen und Vor­ga­ben das Pro­gramm beim Ver­gleich anwen­det. So gehst du vor:

  1. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Über­prü­fen.
  2. Kli­cke auf Ver­glei­chen und im Kon­text­me­nü erneut auf Ver­glei­chen.
  3. Kli­cke im neu­en Fens­ter auf Erwei­tern »

Du kannst nun im erwei­ter­ten Fens­ter unter ande­rem Kom­men­ta­re, For­ma­tie­rung und Leer­zei­chen per Haken akti­vie­ren oder deak­ti­vie­ren.

Kann ich meh­re­re Word-Doku­men­te unver­än­dert zu einem kom­bi­nie­ren?

Wenn du meh­re­re Doku­men­te unver­än­dert zu einer ein­zel­nen Datei kom­bi­nie­ren möch­test, gehe in die­sen Schrit­ten vor:

  1. Öff­ne das ers­te Doku­ment, in unse­rem Fall BeispieltextDokumentVergleichen1.
  2. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Ein­fü­gen.
  3. Kli­cke in der Grup­pe Text auf den Pfeil rechts neben Objekt und kli­cke im Kon­text­me­nü auf Text aus Datei.
  1. Kli­cke im neu­en Fens­ter auf die Datei, die du mit der Ori­gi­nal­da­tei kom­bi­nie­ren willst. In unse­rem Fall BeispieltextDokumentVergleichen2. Im Ori­gi­nal­do­ku­ment wird nun zusätz­lich der Text des aus­ge­wähl­ten wei­te­ren Doku­ments ange­zeigt.
  1. Wie­der­ho­le die Schrit­te 2 bis 4 für alle zusätz­li­chen Doku­men­te, die du mit dem Ori­gi­nal­do­ku­ment kom­bi­nie­ren möch­test.

Word-Doku­men­te ver­glei­chen und zusam­men­füh­ren: Effi­zi­ent & über­sicht­lich

Ins­be­son­de­re, wer ein Doku­ment mit meh­re­ren geän­der­ten Ver­sio­nen ver­glei­chen und am Ende zu einem Doku­ment ver­ei­nen will, hat ohne tech­ni­sche Hilfs­mit­tel schlech­te Kar­ten: Schnell geht der Über­blick ver­lo­ren. Weder ist am Ende klar, wel­che Ände­run­gen nun genau von wem stam­men, noch ist gewähr­leis­tet, dass wirk­lich sämt­li­che Ände­run­gen im Doku­ment lan­den.

Ein ent­spre­chen­des Word-Fea­ture schafft Abhil­fe und bie­tet gute Über­sicht und zuver­läs­si­ge Mar­kie­rung der Ände­run­gen. Dabei ist die Vor­ge­hens­wei­se beim Ver­glei­chen, Zusam­men­füh­ren und Kom­bi­nie­ren denk­bar ein­fach – mit einem Ergeb­nis, bei dem Feh­ler im Vor­feld best­mög­lich aus­ge­schlos­sen wur­den.

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