Out­look-Regeln und ‑Ord­ner erstel­len: So bringst du Struk­tur in dein Postfach

Jeden Mor­gen erschlägt dich eine Flut aus E‑Mails in dei­nem Out­look-Post­fach? Auf­wen­dig arbei­test du Nach­richt für Nach­richt ab? Das geht auch leich­ter: Mit der rich­ti­gen Ord­ner­struk­tur sor­tierst du dei­ne Mails im Hand­um­dre­hen und behältst den Über­blick. Mit­hil­fe von Regeln lan­den dei­ne Nach­rich­ten in Out­look sogar auto­ma­tisch im rich­ti­gen Ord­ner. Wie du Regeln und Ord­ner in Out­look erstellst und wie eine Ord­ner­struk­tur auch ohne Out­look bei web.de und gmx.de funk­tio­niert, erklärt dir UPDATED. 

Schau­en wir uns zunächst ein­mal an, in wel­che vor­ein­ge­stell­ten Stan­dard­ord­ner Out­look dei­ne Mails nor­ma­ler­wei­se einordnet.

• Post­ein­gang: In die­sem Ord­ner wer­den nor­ma­ler­wei­se sämt­li­che ein­ge­hen­den Nach­rich­ten gespei­chert. Außer, das Sys­tem hat sie als soge­nann­te Junk-Mails iden­ti­fi­ziert. Oder du hast bereits eine Regel für dei­nen Post­ein­gang erstellt, mit der dei­ne Mails umge­lei­tet wer­den. Dazu spä­ter mehr.
• Junk-E-Mail: Mails, die nicht vom Spam­fil­ter blo­ckiert wur­den, aber trotz­dem Merk­ma­le von Junk-Mails auf­wei­sen, lan­den in die­sem Ordner.
  Tipp: Wirf regel­mä­ßig einen Blick in die­sen Ord­ner. Manch­mal lan­den hier auch fälsch­li­cher­wei­se Mails von bekann­ten Absendern.
• Ent­wür­fe: Du erstellst oder beant­wor­test eine Nach­richt, bist aber noch nicht damit fer­tig bezie­hungs­wei­se hast sie noch nicht gesen­det? Dann spei­chert sie die­ser Ord­ner auto­ma­tisch. Zu einem spä­te­ren Zeit­punkt kannst du dei­ne ange­fan­ge­ne Mail dann wei­ter­be­ar­bei­ten oder versenden.
• Gesen­de­te Ele­men­te: Eine Kopie jeder Nach­richt, die du ver­sen­det hast, lan­det hier.
• Gelösch­te Ele­men­te: Du hast eine Nach­richt gelöscht – und benö­tigst sie spä­ter doch wie­der? Dann fin­dest du sie in die­sem Outlook-Ordner.
• Archi­vie­ren: Du hast eine Nach­richt beant­wor­tet, brauchst sie aber even­tu­ell spä­ter noch ein­mal? Dann ist dies der per­fek­te Ort, um sie abzu­le­gen. Indem du dei­ne bear­bei­te­ten Nach­rich­ten hier­her ver­schiebst, redu­zierst du schon mal die Mail­flut in dei­nem Posteingang.

Ach­tung: All die­se Stan­dard-Out­look-Ord­ner kannst du nicht löschen oder umbe­nen­nen. Aller­dings kannst du für alle hilf­rei­che Unter­ord­ner oder neue Ord­ner erstellen.

Kein Über­blick mehr über den Post­ein­gang? Dann erstel­le dir am bes­ten ein paar Ord­ner, in die du dei­ne Mails ein­sor­tierst. Kate­go­ri­sie­re dei­ne Ord­ner bei­spiels­wei­se nach:

• Per­so­nen oder Gruppen
• Pro­jek­ten
• Ver­an­stal­tun­gen

Das geht ganz leicht:

1. Kli­cke unten im Bereich Ord­ner auf Neu­er Ord­ner.
2. Jetzt braucht der Ord­ner einen Namen. Gib ihn im Feld für den neu­en Ord­ner ein und drü­cke dann die Eingabetaste.
3. Der neue Ord­ner wird in alpha­be­ti­scher Rei­hen­fol­ge unter dem Archiv­ord­ner hinzugefügt.

Auch Unter­ord­ner las­sen sich ruck­zuck erstellen:

1. Gehe mit der Maus auf den Ord­ner, für den du einen Unter­ord­ner erstel­len möchtest.
2. Per Rechts­klick öff­net sich unter ande­rem die Opti­on Neu­en Unter­ord­ner erstel­len. Wäh­le sie aus.
3. Gib einen Namen im Feld für den neu­en Unter­ord­ner ein und drü­cke anschlie­ßend die Eingabetaste.

Wäre es nicht schön, wenn Out­look dei­ne Mails gleich nach deren Ein­gang auto­ma­tisch in die pas­sen­den Ord­ner sor­tie­ren wür­de? Die­ser Wunsch kann ganz leicht Wirk­lich­keit wer­den, du brauchst ledig­lich die ent­spre­chen­den Regeln einzurichten:

1. Wäh­le im Post­ein­gang eine Mail aus, der du eine Regel zuwei­sen möchtest.
2. Wäh­le in der Befehls­leis­te oben … aus, nun öff­net sich ein Fens­ter mit ver­schie­de­nen Optionen.
3. Wäh­le Regel erstel­len aus. Es öff­net sich das Dia­log­feld Regel erstel­len.
4. Suche den Ord­ner aus, in den du Nach­rich­ten die­ses Absen­ders ver­schie­ben möchtest.
5. Falls du noch wei­te­re Aktio­nen ein­rich­ten möch­test, kli­cke auf Wei­te­re Optio­nen. Dort kannst du wei­ter spe­zi­fi­zie­ren und das Sys­tem die Mails zum Bei­spiel nach Schlüs­sel­wör­tern, Betreff oder Nach­rich­ten­grö­ße sor­tie­ren las­sen. Ach­tung: Das Kon­troll­käst­chen Kei­ne wei­te­ren Regel anwen­den ist auto­ma­tisch akti­viert. Dadurch wer­den mög­li­che wei­te­re Regeln igno­riert, auch wenn sie auf die Nach­richt zutreffen.
6. Kli­cke auf OK, um die Regel zu speichern.

Du ver­wen­dest kein Out­look für dei­nen Mail­ver­kehr? Kein Pro­blem: Auch bei ande­ren belieb­ten Diens­ten las­sen sich Fil­ter und Regeln erstel­len. Exem­pla­risch erfährst du hier, wie es bei den Anbie­tern web.de und gmx.de funktioniert.

Einen Ord­ner zum Mail­sor­tie­ren ein­zu­rich­ten, ist auch bei web.de ganz simpel:

1. Kli­cke auf + Ord­ner hinzufügen
2. Jetzt kannst du den Ord­ner­na­men einfügen.
3. Drü­cke die Ein­ga­be­tas­te – fer­tig ist der neue Ordner!

Auch Fil­ter­re­geln las­sen sich mit wenig Auf­wand erstellen:

1. Ver­schie­be eine Nach­richt in einen bestimm­ten Ord­ner. Es öff­net sich nach der Akti­on ein Hin­weis-Fens­ter mit der Opti­on auto­ma­tisch ver­schie­ben.
2. Kli­cke auf auto­ma­tisch ver­schie­ben. Es öff­nen sich in den Ord­ner-Ein­stel­lun­gen die Filterregeln.
3. Unter der Über­schrift Häu­fig genutz­te Fil­ter­re­geln fin­dest du vor­ein­ge­stellt die ent­spre­chen­de E‑Mail-Absen­der­adres­se und den zuvor von dir gewähl­ten Zielordner.
4. Kli­cke auf den But­ton Fil­ter­re­gel ein­rich­ten. So akti­vierst du einen auto­ma­ti­schen Ver­schie­be-Mecha­nis­mus. Künf­tig wer­den Nach­rich­ten die­ses Absen­ders direkt in den Ord­ner ein­sor­tiert, ohne zuvor im Post­ein­gang aufzutauchen.

Über eine Edi­tier­funk­ti­on kannst du die Fil­ter­re­geln auch nach per­sön­li­chen Vor­lie­ben bear­bei­ten, deak­ti­vie­ren oder löschen.

Das Ord­ner-Anle­gen funk­tio­niert beim Anbie­ter gmx.de genau­so wie bei web.de:

1. Kli­cke auf + Ord­ner hin­zu­fü­gen.
2. Gib einen Ord­ner­na­men ein.
3. Drü­cke Ein­ga­be – fertig!

Schon ist der neue Ord­ner ange­legt und wird in der Ord­ner­lis­te angezeigt.

Du möch­test einen Unter­ord­ner erstel­len? Das geht so:

1. Kli­cke auf Ein­stel­lun­gen.
2. Kli­cke auf Ord­ner­über­sicht.
3. Kli­cke nun auf den But­ton Ord­ner hin­zu­fü­gen.
4. Gibt den Namen für dei­nen Unter­ord­ner ein und lege fest, in wel­chen Ord­ner du ihn ein­sor­tie­ren möchtest.
5. Kli­cke abschlie­ßend auf OK.

Auch Fil­ter­re­geln kannst du bei gmx.de im Hand­um­dre­hen erstellen:

1. Kli­cke in dei­nen Post­fach­ein­stel­lun­gen unter Ord­ner auf Fil­ter­re­geln. Dort fin­dest du zunächst bereits ein­ge­stell­te Regeln, die beson­ders häu­fig ver­wen­det wer­den: “E‑Mail eines Absen­ders ver­schie­ben” oder “E‑Mail nach Betreff verschieben”.
2. Kli­cke auf den But­ton Eige­ne Fil­ter­re­geln erstel­len. Dort kannst du nach Her­zens­lust Regeln erstel­len, die nach dem Mot­to “wenn… dann” an ver­schie­de­ne logi­sche Bedin­gun­gen oder Aktio­nen geknüpft sind. Auch Kom­bi­na­tio­nen sind möglich.
3. Auch Fil­ter­re­geln kön­nen ein­an­der wider­spre­chen. Dies kannst du ver­hin­dern, indem du die Opti­on Kei­ne wei­te­re Fil­ter­re­gel auf die­se E‑Mails anwen­den auswählst.
4. Kli­cke auf Fil­ter­re­gel ein­rich­ten, um dei­ne benut­zer­de­fi­nier­te Regel zu spei­chern. Prak­tisch: Beim Spei­chern über­prüft das Sys­tem auto­ma­tisch, ob die neu ein­ge­rich­te­te Regel sinn­voll ist oder viel­leicht einen uner­wünsch­ten Daten­ver­lust bewirkt.

Ein Post­ein­gang, der vor unge­le­se­nen E‑Mails über­quillt, nervt auf Dau­er wohl jeden. Doch das Cha­os im Mail-Post­fach lässt sich ganz leicht über­win­den, und zwar mit­hil­fe von Ord­nern. Sie las­sen sich bei Out­look und ande­ren Mail­dienst­an­bie­tern wie web.de oder gmx.de ganz ein­fach anle­gen und ver­wal­ten. Und nicht nur das: Du hast auch die Mög­lich­keit, Fil­ter­re­geln anzu­le­gen, sodass das Sys­tem ein­ge­hen­de Mails auto­ma­tisch in pas­sen­de Ord­ner ein­sor­tiert. So behältst du den Über­blick über dei­ne Mails – und das spart auf Dau­er Zeit und Nerven!