Ein kurzer Kontrollblick in den Postausgang deines Mail-Programms, da durchfährt es dich wie ein Blitz: Statt an deine beste Freundin hast du die Urlaubsbilder im Bikini an deinen Chef geschickt? Die Gehaltsabrechnung ist nicht bei deinem Steuerberater, sondern beim neidischen Kollegen gelandet? Gibt es jetzt noch eine Chance, die Situation zu retten? Bei Messengern wie WhatsApp kannst du ja auch Nachrichten zurückholen. Unter Umständen funktioniert das auch bei E-Mails. UPDATED zeigt dir, was geht – und was leider nicht.

E-Mail zurückholen in Outlook

Microsofts Outlook ist vor allem in Unternehmen häufig das Mail-Programm erster Wahl. Gut so, denn innerhalb der eigenen Firma ist der Schaden womöglich besonders groß, wenn eine E-Mail den falschen Empfänger erreicht. Doch leider ist es bei Outlook nur unter diesen engen Voraussetzungen möglich, eine E-Mail zurückzuholen:

  • Der Empfänger hat die Mail noch nicht gelesen bzw. noch nicht geöffnet.
  • Die E-Mail muss über den Microsoft-Exchange-Server abgesendet worden sein – ein Dienst, der die E-Mail-Kommunikation innerhalb eines Netzwerks koordiniert, also zum Beispiel in einem Unternehmen.
  • Das Outlook-Programm des Empfängers ist an denselben Microsoft-Exchange-Server gekoppelt.

Mit anderen Worten: Eine E-Mail zurückzuholen, die du außerhalb deines Firmennetzwerks verschickt hast – oder vom Firmen-PC an eine Adresse außerhalb des Unternehmens –, ist praktisch unmöglich.

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Innerhalb des Firmennetzwerks aber hast du eine Chance. So gehst du in der Desktop-Version von Outlook vor:

  1. Öffne den Ordner Gesendete Elemente.
  2. Öffne per Doppelklick die E-Mail, die du zurückholen möchtest, in einem neuen Fenster.
  3. In der Navigationsleiste am oberen Fensterrand findest du den Button Aktionen.
  4. Nach einem Klick darauf öffnet sich ein Drop-down-Menü. Wähle die Option Diese Nachricht zurückrufen…
    Achtung: Falls die Option nicht angezeigt wird, sind wohl nicht alle Voraussetzungen für einen Rückruf gegeben. Zum Beispiel läuft dein E-Mail-Verkehr nicht über einen Exchange-Server.
  5. Im nachfolgenden Fenster kannst du jetzt entscheiden, ob du die Ungelesene Kopie dieser Nachricht löschen möchtest oder die Ungelesene Kopie durch eine neue Nachricht ersetzen.
  6. Soll deine Rückrufaktion nicht im Geheimen bleiben, setze ein Häkchen bei der Option Ergebnis des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen.
  7. Bestätige per Klick auf OK.

Im Anschluss erhältst du eine Nachricht, ob dein Rückruf erfolgreich war. Hast du bei Punkt 6 ein Häkchen gesetzt, erhält auch der Empfänger eine entsprechende Nachricht.

E-Mail-Signatur in Outlook: So geht’s

Sie enthält alle wichtigen Informationen über dich als Absender: die E-Mail-Signatur, die automatisch deine Mails beschließt. Und so einfach richtest du sie ein:

  1. Öffne über das Start-Register eine neue E-Mail-Nachricht.
  2. Klicke in der Gruppe Einfügen auf Signatur > Signaturen…
  3. Im neuen Register E-Mail-Signatur findest du unter dem Bereich Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu. Klicke sie an.
  4. Gib einen Namen und alle weiteren notwendigen Informationen ein und bestätige mit OK.

Mehr dazu findest du im Ratgeber

E-Mail-Signatur einstellen: So richtest du deine digitale Visitenkarte ein.

E-Mail unter Gmail zurückholen

Googles E-Mail-Programm Gmail kann genauso wenig wie Outlook eine fehlgeleitete E-Mail zurückholen, wenn sie erst einmal auf einem anderen Server gelandet ist. Aber was ist, wenn sie noch gar nicht abgeschickt wurde? Zwischen dem Befehl zum Senden und dem tatsächlichen Versand können einige Sekunden vergehen – und das nutzt Gmail, um dir die Möglichkeit zu geben, eine Mail doch noch zurückzupfeifen.

Wie lange die Frist ist, die dir bleibt, stellst du in der Web-Version wie folgt ein:

  1. Öffne ein Browser-Fenster, gehe zur Startseite von Gmail und logge dich ggf. mit deinen Zugangsdaten ein.
  2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (für Einstellungen) und wähle die Option Einstellungen.
  3. Unter dem Reiter Allgemein findest du die Funktion E-Mail zurückrufen. Lege hier fest, ob die Zeit bis zum endgültigen Versand 5 (Standard), 10, 20 oder 30 Sekunden betragen soll. Innerhalb dieser Zeitspanne ist ein Rückruf möglich, danach nicht mehr.
  4. Bestätige ganz unten mit Änderungen speichern.

Der Rückruf selbst ist bei Gmail sehr einfach. Nach dem Senden-Befehl bei einer Mail wird unten auf dem Bildschirm die Bestätigung Die Nachricht wurde gesendet eingeblendet. Daneben findest du einen Rückgängig-Button. Klicke darauf, und die entsprechende E-Mail wird gar nicht erst abgeschickt. Stattdessen öffnet sie sich erneut in einem Bearbeitungsfenster, sodass du sie ändern und ggf. neu versenden kannst.

 

Übrigens: Die Einblendung Ihre Nachricht wurde gesendet inklusive der Rückgängig-Option gibt es bei Gmail auch in den zugehörigen Apps für Android und iOS. Auch hier bleiben dir bei einem versehentlichen Versand also einige Sekunden, um die E-Mail noch zu stoppen

Die Zeit lässt sich nicht zurückdrehen, aber …

Ärgerlich? Peinlich? Geschäftsschädigend? Egal, mit welchen Folgen eine Mail beim falschen Empfänger landet: Man wünscht sich, man könnte die Zeit zurückdrehen. Das funktioniert im Internet leider genauso wenig wie in der Realität. Wenigstens gibt es eine – wenn auch geringe – Chance, einen Versand-Fehler doch noch ungeschehen zu machen. Bei Outlook geht dies zwar nur innerhalb enger technischer Grenzen – dafür immerhin so lange, bis der Empfänger die Nachricht gelesen hat. Bei Gmail kannst du jede Mail noch rechtzeitig stoppen – dies aber nur maximal 30 Sekunden lang.

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