Ein kur­zer Kon­troll­blick in den Post­aus­gang dei­nes Mail-Pro­gramms, da durch­fährt es dich wie ein Blitz: Statt an dei­ne bes­te Freun­din hast du die Urlaubs­bil­der im Biki­ni an dei­nen Chef geschickt? Die Gehalts­ab­rech­nung ist nicht bei dei­nem Steu­er­be­ra­ter, son­dern beim nei­di­schen Kol­le­gen gelan­det? Gibt es jetzt noch eine Chan­ce, die Situa­ti­on zu ret­ten? Bei Mes­sen­gern wie Whats­App kannst du ja auch Nach­rich­ten zurück­ho­len. Unter Umstän­den funk­tio­niert das auch bei E‑Mails. UPDATED zeigt dir, was geht – und was lei­der nicht.

E‑Mail zurück­ho­len in Out­look

Micro­softs Out­look ist vor allem in Unter­neh­men häu­fig das Mail-Pro­gramm ers­ter Wahl. Gut so, denn inner­halb der eige­nen Fir­ma ist der Scha­den womög­lich beson­ders groß, wenn eine E‑Mail den fal­schen Emp­fän­ger erreicht. Doch lei­der ist es bei Out­look nur unter die­sen engen Vor­aus­set­zun­gen mög­lich, eine E‑Mail zurück­zu­ho­len:

  • Der Emp­fän­ger hat die Mail noch nicht gele­sen bzw. noch nicht geöff­net.
  • Die E‑Mail muss über den Micro­soft-Exchan­ge-Ser­ver abge­sen­det wor­den sein – ein Dienst, der die E‑Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on inner­halb eines Netz­werks koor­di­niert, also zum Bei­spiel in einem Unter­neh­men.
  • Das Out­look-Pro­gramm des Emp­fän­gers ist an den­sel­ben Micro­soft-Exchan­ge-Ser­ver gekop­pelt.

Mit ande­ren Wor­ten: Eine E‑Mail zurück­zu­ho­len, die du außer­halb dei­nes Fir­men­netz­werks ver­schickt hast – oder vom Fir­men-PC an eine Adres­se außer­halb des Unter­neh­mens –, ist prak­tisch unmög­lich.

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Inner­halb des Fir­men­netz­werks aber hast du eine Chan­ce. So gehst du in der Desk­top-Ver­si­on von Out­look vor:

  1. Öff­ne den Ord­ner Gesen­de­te Ele­men­te.
  2. Öff­ne per Dop­pel­klick die E‑Mail, die du zurück­ho­len möch­test, in einem neu­en Fens­ter.
  3. In der Navi­ga­ti­ons­leis­te am obe­ren Fens­ter­rand fin­dest du den But­ton Aktio­nen.
  4. Nach einem Klick dar­auf öff­net sich ein Drop-down-Menü. Wäh­le die Opti­on Die­se Nach­richt zurück­ru­fen…
    Ach­tung: Falls die Opti­on nicht ange­zeigt wird, sind wohl nicht alle Vor­aus­set­zun­gen für einen Rück­ruf gege­ben. Zum Bei­spiel läuft dein E‑Mail-Ver­kehr nicht über einen Exchan­ge-Ser­ver.
  5. Im nach­fol­gen­den Fens­ter kannst du jetzt ent­schei­den, ob du die Unge­le­se­ne Kopie die­ser Nach­richt löschen möch­test oder die Unge­le­se­ne Kopie durch eine neue Nach­richt erset­zen.
  6. Soll dei­ne Rück­ruf­ak­ti­on nicht im Gehei­men blei­ben, set­ze ein Häk­chen bei der Opti­on Ergeb­nis des Nach­rich­ten­rück­rufs für jeden Emp­fän­ger mit­tei­len.
  7. Bestä­ti­ge per Klick auf OK.

Im Anschluss erhältst du eine Nach­richt, ob dein Rück­ruf erfolg­reich war. Hast du bei Punkt 6 ein Häk­chen gesetzt, erhält auch der Emp­fän­ger eine ent­spre­chen­de Nach­richt.

E‑Mail-Signa­tur in Out­look: So geht’s

Sie ent­hält alle wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen über dich als Absen­der: die E‑Mail-Signa­tur, die auto­ma­tisch dei­ne Mails beschließt. Und so ein­fach rich­test du sie ein:

  1. Öff­ne über das Start-Regis­ter eine neue E‑Mail-Nach­richt.
  2. Kli­cke in der Grup­pe Ein­fü­gen auf Signa­tur > Signa­tu­ren…
  3. Im neu­en Regis­ter E‑Mail-Signa­tur fin­dest du unter dem Bereich Signa­tur zum Bear­bei­ten aus­wäh­len die Opti­on Neu. Kli­cke sie an.
  4. Gib einen Namen und alle wei­te­ren not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen ein und bestä­ti­ge mit OK.

Mehr dazu fin­dest du im Rat­ge­ber

E‑Mail-Signa­tur ein­stel­len: So rich­test du dei­ne digi­ta­le Visi­ten­kar­te ein.

E‑Mail unter Gmail zurück­ho­len

Goo­g­les E‑Mail-Pro­gramm Gmail kann genau­so wenig wie Out­look eine fehl­ge­lei­te­te E‑Mail zurück­ho­len, wenn sie erst ein­mal auf einem ande­ren Ser­ver gelan­det ist. Aber was ist, wenn sie noch gar nicht abge­schickt wur­de? Zwi­schen dem Befehl zum Sen­den und dem tat­säch­li­chen Ver­sand kön­nen eini­ge Sekun­den ver­ge­hen – und das nutzt Gmail, um dir die Mög­lich­keit zu geben, eine Mail doch noch zurück­zupfei­fen.

Wie lan­ge die Frist ist, die dir bleibt, stellst du in der Web-Ver­si­on wie folgt ein:

  1. Öff­ne ein Brow­ser-Fens­ter, gehe zur Start­sei­te von Gmail und log­ge dich ggf. mit dei­nen Zugangs­da­ten ein.
  2. Kli­cke oben rechts auf das Zahn­rad-Sym­bol (für Ein­stel­lun­gen) und wäh­le die Opti­on Ein­stel­lun­gen.
  3. Unter dem Rei­ter All­ge­mein fin­dest du die Funk­ti­on E‑Mail zurück­ru­fen. Lege hier fest, ob die Zeit bis zum end­gül­ti­gen Ver­sand 5 (Stan­dard), 10, 20 oder 30 Sekun­den betra­gen soll. Inner­halb die­ser Zeit­span­ne ist ein Rück­ruf mög­lich, danach nicht mehr.
  4. Bestä­ti­ge ganz unten mit Ände­run­gen spei­chern.

Der Rück­ruf selbst ist bei Gmail sehr ein­fach. Nach dem Sen­den-Befehl bei einer Mail wird unten auf dem Bild­schirm die Bestä­ti­gung Die Nach­richt wur­de gesen­det ein­ge­blen­det. Dane­ben fin­dest du einen Rück­gän­gig-But­ton. Kli­cke dar­auf, und die ent­spre­chen­de E‑Mail wird gar nicht erst abge­schickt. Statt­des­sen öff­net sie sich erneut in einem Bear­bei­tungs­fens­ter, sodass du sie ändern und ggf. neu ver­sen­den kannst.

 

Übri­gens: Die Ein­blen­dung Ihre Nach­richt wur­de gesen­det inklu­si­ve der Rück­gän­gig-Opti­on gibt es bei Gmail auch in den zuge­hö­ri­gen Apps für Android und iOS. Auch hier blei­ben dir bei einem ver­se­hent­li­chen Ver­sand also eini­ge Sekun­den, um die E‑Mail noch zu stop­pen

Die Zeit lässt sich nicht zurück­dre­hen, aber …

Ärger­lich? Pein­lich? Geschäfts­schä­di­gend? Egal, mit wel­chen Fol­gen eine Mail beim fal­schen Emp­fän­ger lan­det: Man wünscht sich, man könn­te die Zeit zurück­dre­hen. Das funk­tio­niert im Inter­net lei­der genau­so wenig wie in der Rea­li­tät. Wenigs­tens gibt es eine – wenn auch gerin­ge – Chan­ce, einen Ver­sand-Feh­ler doch noch unge­sche­hen zu machen. Bei Out­look geht dies zwar nur inner­halb enger tech­ni­scher Gren­zen – dafür immer­hin so lan­ge, bis der Emp­fän­ger die Nach­richt gele­sen hat. Bei Gmail kannst du jede Mail noch recht­zei­tig stop­pen – dies aber nur maxi­mal 30 Sekun­den lang.

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