Bei Gmail Label und Fil­ter erstel­len: So räumst du dein Post­fach auf

In dei­nem Goog­le-Mail-Kon­to häu­fen sich die Nach­rich­ten und du ver­lierst so lang­sam den Über­blick? Zeit, dein Gmail-Post­fach auf­zu­räu­men! Mit­hil­fe von Labeln sor­tierst du dei­ne E‑Mails über­sicht­lich, Fil­ter sor­gen für die Auto­ma­ti­sie­rung. UPDATED erklärt, wie du Gmail-Label erstellst und wie Nach­rich­ten mit­hil­fe von Fil­tern auto­ma­tisch sor­tiert werden. 

Alle Anlei­tun­gen bezie­hen sich auf Win­dows 10 Pro, iOS 13 und Android 10. 

Label hel­fen dir dabei, dein Gmail-Post­fach über­sicht­li­cher zu gestal­ten und auf­zu­räu­men. Sie kön­nen indi­vi­du­ell ange­passt wer­den und fil­tern ein­ge­hen­de E‑Mails ent­spre­chend dei­ner Einstellungen.

Beach­te: Obwohl Gmail-Label zum Teil wie Ord­ner aus­se­hen und auch so genutzt wer­den kön­nen, sind sie kei­ne Ord­ner. So han­delt es sich zum Bei­spiel auch bei Post­ein­gang, Gesen­det, Ent­wür­fe und Co. nicht etwa um Ord­ner. Statt­des­sen sind es von Gmail vor­ein­ge­stell­te Label.

Es kann des­halb vor­kom­men, dass dei­ne E‑Mails in meh­re­ren “Kate­go­rien” auf­tau­chen. Vor allem, wenn du das Gmail-Label Alle E‑Mails aus­wählst, soll­test du dich nicht wun­dern, wenn du dort neben erhal­te­nen E‑Mails auch von dir ver­sen­de­te Nach­rich­ten vorfindest.

Möch­test du ein neu­es Gmail-Label erstel­len, geht das über die Brow­ser-Anwen­dung auf dei­nem Com­pu­ter oder über die kos­ten­lo­se Gmail-App auf dei­nem iPho­ne oder iPad. Über die Android-App kannst du kei­ne neu­en Labels erstel­len, hier ist der Umweg über den Com­pu­ter nötig.

1. Öff­ne Gmail in einem belie­bi­gen Brow­ser auf dei­nem Computer.
2. Kli­cke auf der lin­ken Sei­te dei­ner E‑Mail-Über­sicht auf Mehr.
3. Scrol­le nach unten und gehe auf Neu­es Label erstel­len.
4. Es öff­net sich ein klei­nes Popup-Fens­ter. Gib hier den Namen ein, den du dei­nem neu­en Label geben willst.
5. Bestä­ti­ge mit Erstel­len.

Tipp: Hast du bereits eini­ge Gmail-Label erstellt? Dann kannst du sie durch zusätz­li­che Unter­la­bels bei Bedarf noch wei­ter unter­tei­len.

Dafür setzt du in dem klei­nen Popup-Fens­ter zum Erstel­len eines Labels ein­fach den Haken bei Label ein­ord­nen unter. Im dar­un­ter lie­gen­den Drop­down-Menü kannst du das Label aus­wäh­len, dem du dein neu erstell­tes Label zuord­nen möch­test. Am Ende bestä­tigst du alles wie gehabt mit Erstel­len.

Du nutzt Gmail nicht (nur) auf dei­nem Com­pu­ter, son­dern auch viel mit dei­nem iPho­ne oder auf dem iPad? Dann kannst du auch über die Gmail-App neue Label erstellen:

1. Öff­ne die Gmail-App auf dei­nem Apple-Gerät.
2. Tip­pe auf das Drei-Stri­che-Menü > Labels > Neu erstel­len.
3. Gib den Namen dei­nes neu­en Labels ein und bestä­ti­ge mit Fer­tig bezie­hungs­wei­se Abge­hakt.

Beach­te: Die Glie­de­rung mit Unter­la­bels ist in der Gmail-App nicht mög­lich. Möch­test du dein Post­fach auf die­se Wei­se wei­ter auf­räu­men, geht das nur über die Brow­ser-Anwen­dung auf dei­nem Computer.

Nach­dem du erfolg­reich dei­ne eige­nen Gmail-Label erstellt hast, kannst du sie nut­zen, um dein Post­fach gezielt auf­zu­räu­men. Doch was, wenn sich dei­ne Anfor­de­run­gen ver­än­dern? Kannst du Gmail-Label nach­träg­lich noch bear­bei­ten, zum Bei­spiel umbenennen?

Die gute Nach­richt: Du hast zahl­rei­che Mög­lich­kei­ten, die von dir erstell­ten Label in Gmail zu ver­wal­ten. Das geht aller­dings bei vie­len Optio­nen nur über die Brow­ser-Anwen­dung auf dem Com­pu­ter oder die Gmail-App für iPho­ne und iPad. Nutzt du Android, ist meist der Weg über den Com­pu­ter nötig. So kannst du Gmail-Label in der Android-App weder erstel­len, noch bear­bei­ten oder löschen.

Du kannst bestehen­de Gmail-Label bear­bei­ten, indem du ihnen einen neu­en Namen zuweist oder sie einem ande­ren Label zuord­nest. Dafür gehst du wie folgt vor:

1. Öff­ne Gmail im Webbrowser.
2. Scrol­le auf der lin­ken Sei­te bis zu dem Label, das du bear­bei­ten möchtest.
3. Bewe­ge den Maus­zei­ger auf den Label-Namen. Es erscheint dar­auf­hin ein Drei-Punk­te-Menü neben dem Namen.
4. Kli­cke auf das Drei-Punk­te-Menü > Bear­bei­ten.
5. Bear­bei­te das Label nach dei­nen Wün­schen und bestä­ti­ge mit Spei­chern.

Möch­test du ein Label löschen, gehst du dafür wie in Schritt 1 bis 3 beschrie­ben vor. Wäh­le dann im sich öff­nen­den Drop­down-Menü den Punkt Label ent­fer­nen und bestä­ti­ge mit Löschen.

Auch mit­hil­fe der iOS-App kannst du dei­ne vor­han­de­nen Gmail-Label nach­träg­lich noch bear­bei­ten. Auf dei­nem iPho­ne oder iPad funk­tio­niert das wie folgt:

1. Öff­ne die Gmail-App.
2. Tip­pe auf das Drei-Stri­che-Menü > Ein­stel­lun­gen > dein Kon­to > Label­ein­stel­lun­gen.
3. Wäh­le das Label aus, das du bear­bei­ten möchtest.
4. Tip­pe auf den Namen des Labels.
5. Bear­bei­te den Namen und spei­che­re mit Abge­hakt.

Bear­bei­ten reicht dir nicht? Dann kannst du bestehen­de Gmail-Label löschen. Gehe dafür zunächst wie in Punkt 1 bis 4 beschrie­ben vor. Tip­pe dann auf [Name des Labels] löschen und bestä­ti­ge mit Löschen.

Ein Label für Gmail zu erstel­len, ist die eine Sache. Aber wie bekommst du dein neu­es Label an eine E‑Mail? Dafür hast du zwei Mög­lich­kei­ten: Du kannst Label zu Nach­rich­ten in dei­nem Post­ein­gang hin­zu­fü­gen. Oder du ver­teilst die Label, wäh­rend du selbst eine E‑Mail schreibst. Letz­te­res ist aller­dings nur auf dem Com­pu­ter möglich.

Auf dem Com­pu­ter lernt Gmail nach und nach, wel­che E‑Mails du mit wel­chen Labels ver­se­hen möch­test. Außer­dem kannst du Fil­ter erstel­len, um dei­ne Mails auto­ma­tisch sor­tie­ren zu las­sen. In der iOS-App kön­nen zusätz­lich Regeln für eine auto­ma­ti­sche Ver­tei­lung von Labeln erstellt wer­den. Und sogar unter Android sind in die­sem Fall eini­ge Ein­stel­lun­gen möglich.

So fügst du am Com­pu­ter Label zu E‑Mails im Post­ein­gang hinzu:

1. Öff­ne Gmail in dei­nem Browser.
2. Öff­ne die Nach­richt, zu der du ein neu­es Label hin­zu­fü­gen willst.
3. Kli­cke am obe­ren Bild­schirm­rand auf das Labels-Symbol.
4. Wäh­le ein Label aus, indem du es in der ange­zeig­ten Lis­te abhakst oder über das Such­feld suchst. Alter­na­tiv kannst du hier auch ein neu­es Label erstellen.
5. Bestä­ti­ge mit Anwen­den.

Das von dir ver­ge­be­ne Label passt doch nicht? Dann kannst du es ganz ein­fach ändern. Gehe dafür zunächst wie eben in Schritt 1 bis 4 beschrie­ben vor. Ent­fer­ne das Häk­chen neben dem aktu­el­len Label und wäh­le ein Neu­es aus. Bestä­ti­ge am Ende mit Über­neh­men.

Du möch­test ein Label zu einer E‑Mail hin­zu­fü­gen, die du gera­de selbst schreibst? Auf dem Com­pu­ter funk­tio­niert das folgendermaßen:

1. Öff­ne Gmail in einem Webbrowser.
2. Kli­cke auf Schrei­ben.
3. Kli­cke unten rechts auf das Drei-Punk­te-Menü > Label.
4. Wäh­le das gewünsch­te Label aus.
5. Bestä­ti­ge mit Über­neh­men.

Auf dei­nem Mobil­ge­rät kannst du ein­ge­hen­de E‑Mails eben­falls mit einem Gmail-Label mar­kie­ren. Und zwar ein­zeln, oder meh­re­re auf einmal.

Das Vor­ge­hen ist unter iOS und Android wei­test­ge­hend iden­tisch. Auf Abwei­chun­gen wei­sen wir dich hin.

So geht’s bei ein­zel­nen E‑Mails:

1. Öff­ne die Gmail-App.
2. Öff­ne die Nach­richt, die du mar­kie­ren möchtest.
3. Tip­pe auf das Drei-Punk­te-Menü in der obe­ren rech­ten Ecke.
4. Wäh­le Labels ändern.
5. Set­ze ein Häk­chen neben dem Label, mit dem du die E‑Mail mar­kie­ren möchtest.
6. Bestä­ti­ge mit dem Über­neh­men-Sym­bol. Tipp: Es sieht wie ein klei­ner Haken aus. Unter Android tippst du auf OK.

Möch­test du ein bereits ver­teil­tes Label ändern, geht das unter iOS exakt wie oben unter Punkt 1 bis 5 beschrie­ben. Ände­re das gesetz­te Häk­chen und bestä­ti­ge am Ende eben­falls mit dem Übernehmen-Symbol.

Nutzt du Android? Dann gehst du zunächst wie unter Punkt 1 bis 3 beschrie­ben vor. Tip­pe nun auf Ver­schie­ben nach, wäh­le das neue Label aus und bestä­ti­ge dei­ne Auswahl.

So ver­siehst du meh­re­re E‑Mails gleich­zei­tig mit einem Label:

1. Öff­ne die Gmail-App.
2. Tip­pe links neben allen Nach­rich­ten, denen du ein Label zuwei­sen möch­test, auf das Pro­fil­bild des Absen­ders. Unter Android hältst du das Pro­fil­bild kurz gedrückt.
3. Gehe wie oben unter Schritt 3 bis 6 beschrie­ben vor.

Du möch­test ein Label für meh­re­re Nach­rich­ten gleich­zei­tig ändern? Kein Pro­blem! Das Vor­ge­hen ist iden­tisch mit der Anlei­tung zum Ändern ein­zel­ner E‑Mail-Labels im vor­an­ge­gan­ge­nen Abschnitt.

Nur unter iOS: Auto­ma­ti­sie­rungs­re­gel für Label erstellen

Nach­rich­ten, die in dei­nem Goog­le-Mail-Post­fach lan­den, sol­len am bes­ten ein­fach auto­ma­tisch mit einem Label ver­se­hen wer­den? Nutzt du iOS, kannst du in der Gmail-App ent­spre­chen­de Regeln erstel­len. Das geht wie folgt:

1. Öff­ne die Gmail-App auf dei­nem iOS-Gerät.
2. Tip­pe oben links auf das Drei-Stri­che-Menü > Ein­stel­lun­gen.
3. Gehe zu dei­nem Kon­to > Label­ein­stel­lun­gen > Name des Labels > Hin­zu­fü­gen.
4. Gib im Feld Von einen Namen oder eine E‑Mail-Adres­se ein.
5. Tip­pe auf Wei­te­re bezie­hungs­wei­se Und…, um zusätz­li­che Kri­te­ri­en hin­zu­zu­fü­gen, zum Bei­spiel einen Betreff oder bestimm­te Worte.
6. Bestä­ti­ge mit Spei­chern.

E‑Mails, die den von dir ein­ge­stell­ten Kri­te­ri­en ent­spre­chen, wer­den künf­tig auto­ma­tisch mit dem pas­sen­den Label aus­ge­wie­sen.

Unter Android kannst du die­se Ein­stel­lun­gen lei­der nicht vor­neh­men. Auch auf dem Com­pu­ter gibt es die­se Opti­on nicht, hier nutzt du statt­des­sen Filter.

Du hast inzwi­schen zahl­rei­che eige­ne Label erstellt und dein Gmail-Post­fach ist dadurch deut­lich auf­ge­räum­ter? Sehr gut! Doch je län­ger die Lis­te dei­ner Labels wird, des­to unüber­sicht­li­cher wird es in der Menü­lis­te dei­nes Goog­le-Mail-Kon­tos. Um den Über­blick zu behal­ten, kannst du Label auf dem Com­pu­ter ein- oder aus­blen­den.

So geht’s:

1. Öff­ne Gmail im Browser.
2. Kli­cke rechts oben auf das Ein­stel­lun­gen-Zahn­rad > Ein­stel­lun­gen.
3. Gehe zu Labels.

Indem du neben den ver­schie­de­nen Gmail-Labels auf Anzei­gen oder Aus­blen­den klickst, kannst du dei­ne Label-Über­sicht auf­räu­men und sor­tie­ren. Die Ände­run­gen wer­den auto­ma­tisch übernommen.

In der iOS-App kannst du Ein­stel­lun­gen vor­neh­men, nach denen Label auto­ma­tisch an ein­ge­hen­de E‑Mails ver­teilt wer­den. Nutzt du dein Goog­le-Mail-Kon­to via Brow­ser auf dem Com­pu­ter, gibt es dafür die Funk­ti­on “Fil­ter”.

1. Öff­ne Gmail im Browser.
2. Kli­cke auf den Abwärts­pfeil im Suchfeld.
3. Gib die gewünsch­ten Kri­te­ri­en an, zum Bei­spiel eine bestimm­te E‑Mail-Adres­se oder einen Betreff.
4. Kli­cke auf Fil­ter erstel­len.
5. Gib die Funk­ti­on dei­nes Fil­ters an, zum Bei­spiel, dass ent­spre­chen­de Nach­rich­ten direkt als gele­sen mar­kiert oder gelöscht wer­den sollen.
6. Bestä­ti­ge erneut mit Fil­ter erstel­len.

Um einen neu­en Fil­ter anhand einer bestimm­ten E‑Mail zu erstel­len, setzt du zunächst ein Häk­chen in das Käst­chen links neben der Nach­richt. Kli­cke danach auf das Drei-Punk­te-Menü > Ähn­li­che Nach­rich­ten fil­tern und gehe anschlie­ßend wie eben unter Punkt 3 bis 6 beschrie­ben vor.

Vor­han­de­ne Fil­ter kön­nen nach­träg­lich noch bear­bei­tet wer­den. Alter­na­tiv kannst du Fil­ter auch wie­der aus dei­nem Gmail-Kon­to löschen, wenn du sie nicht län­ger brauchst. Das Vor­ge­hen ist in bei­den Fäl­len bei­na­he gleich. So geht’s:

1. Öff­ne Gmail in dei­nem Browser.
2. Kli­cke oben rechts auf das Ein­stel­lun­gen-Zahn­rad > Ein­stel­lun­gen > Fil­ter und blo­ckier­te Adres­sen.
3. Suche den Fil­ter her­aus, den du bear­bei­ten oder löschen möchtest.
4. Kli­cke auf Bear­bei­ten bezie­hungs­wei­se Löschen.
5. Möch­test du den Gmail-Fil­ter bear­bei­ten, kli­cke auf Wei­ter > Fil­ter aktua­li­sie­ren.
6. Möch­test du den Gmail-Fil­ter löschen, kli­cke auf OK.

Dass es in Gmail kei­ne Ord­ner im eigent­li­chen Sin­ne gibt, ist für vie­le Nut­zer zunächst ein­mal unge­wohnt. Die feh­len­de Ord­ner­struk­tur bedeu­tet aber nicht, dass du dein Gmail-Post­fach nicht auf­räu­men könn­test. Möch­test du ein­ge­hen­de E‑Mails sor­tie­ren, kannst du dafür Label und Fil­ter nut­zen. Bei­de las­sen sich sowohl im Brow­ser als auch in der Goog­le-Mail-App in weni­gen Schrit­ten erstel­len, bear­bei­ten und anpas­sen und sind bei Bedarf eben­so schnell wie­der gelöscht.