End­lich! Dein letz­ter Arbeits­tag vor dem gro­ßen Urlaub steht an. In dei­ner Fir­ma wis­sen alle Bescheid, aber dei­ne beruf­li­chen Kon­tak­te außer­halb des Unter­neh­mens haben kei­ne Ahnung, dass du in den kom­men­den zwei Wochen kei­ne Mails beant­wor­ten wirst. Des­halb ist es wich­tig, eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein­zu­rich­ten. Was dort drin­ste­hen soll­te und wie du die­se bei den wich­tigs­ten Mail-Pro­vi­dern ein­rich­test, liest du hier.

Was ist eine Abwe­sen­heits­no­tiz und was soll­te dort ver­merkt wer­den?

Die Abwe­sen­heits­no­tiz ist äußerst prak­tisch: Ein­mal erstellt, bekommt jeder Kon­takt, der dir eine E‑Mail schreibt, für eine fest­ge­leg­te Zeit­span­ne eine auto­ma­ti­sche Ant­wort zuge­sandt. Das wird im Job ins­be­son­de­re dann wich­tig, wenn du im Urlaub bist. Aber auch, wenn du län­ge­re Zeit auf Dienst­rei­se bist oder viel­leicht Eltern­zeit nimmst, ist die Abwe­sen­heits­no­tiz eine gute Mög­lich­keit, dei­ne Kon­tak­te wis­sen zu las­sen, dass du momen­tan nicht wie gewohnt auf Nach­rich­ten ant­wor­ten wirst.

Das Ein­rich­ten einer Abwe­sen­heits­no­tiz dau­ert in der Regel nur weni­ge Sekun­den. Aus die­ser Nach­richt soll­te her­vor­ge­hen, dass du auf Anfra­gen bis zu dei­ner Rück­kehr nicht reagie­ren wirst und wel­cher Kol­le­ge drin­gen­de Ange­le­gen­hei­ten statt­des­sen über­gangs­wei­se betreu­en kann. Je nach Anbie­ter kannst du nor­ma­ler­wei­se auch ver­schie­de­ne auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten für aus­ge­wähl­te Absen­der anle­gen oder die Abwe­sen­heits­no­tiz nach ande­ren Regeln “pro­gram­mie­ren”.

Aber denk dran: Eine Abwe­sen­heits­no­tiz ist wie eine Visi­ten­kar­te für das Unter­neh­men, für das du arbei­test. Klar­heit und Serio­si­tät sind gefragt – wirkt die Notiz kurz ange­bun­den, unvoll­stän­dig, ist sie vol­ler Feh­ler oder unan­ge­mes­sen for­mu­liert, wirft das ein schlech­tes Licht auf dich und dei­ne Fir­ma. Even­tu­ell kann dei­ne Nach­richt so auch miss­ver­stan­den wer­den.

Also: Ach­te auf eine for­mel­le Anre­de und dan­ke dem Absen­der für sei­ne Nach­richt. Gib auf jeden Fall die Infor­ma­ti­on, dass du nicht im Büro bist und ab wann du wie­der auf E‑Mails ant­wor­ten kannst. Auch Kon­takt-Alter­na­ti­ven für den Absen­der soll­test du nen­nen. Zum Schluss folgt noch eine höf­li­che Gruß­for­mel. Das Gan­ze natür­lich ortho­gra­fisch kor­rekt. So sieht eine geschäft­li­che Abwe­sen­heits­no­tiz idea­ler­wei­se aus.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei Out­look ein­rich­ten

Vie­le Unter­neh­men nut­zen ein Micro­soft-Exchan­ge-Kon­to in Out­look für den E‑Mail-Ver­kehr. In die­ser Schritt-für-Schritt-Anlei­tung erfährst du, wie du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz bei Out­look ein­rich­test.

  1. Kli­cke mit der Maus zunächst oben links bei Out­look auf Datei.
  2. Dann wählst du unter Kon­to­in­for­ma­tio­nen die Opti­on Auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten aus und danach Auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten sen­den.
  3. Nun erscheint ein Text­feld, in das du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz ein­trägst.
  4. Jetzt kannst du dir aus­su­chen, ob die­se Ant­wort-Nach­richt an alle Absen­der ver­schickt wer­den soll, nur an dir bekann­te Kon­tak­te oder nur an Absen­der außer­halb oder inner­halb dei­ner Orga­ni­sa­ti­on. Dies lässt sich über die ent­spre­chen­den Schalt­flä­chen ober­halb der Text­nach­richt kon­fi­gu­rie­ren.
  5. Bei Bedarf kannst du hier auch zwei ver­schie­de­ne Abwe­sen­heits­no­ti­zen for­mu­lie­ren, etwa eine förm­li­che für Absen­der außer­halb dei­ner Orga­ni­sa­ti­on und eine locke­re für Absen­der inner­halb dei­ner Orga­ni­sa­ti­on.
  6. Optio­nal kannst du im glei­chen Fens­ter jetzt die Daten fest­le­gen, für wel­che Zeit­span­ne die auto­ma­ti­sche Benach­rich­ti­gung gel­ten soll. Ver­zich­test du dar­auf, wird die Abwe­sen­heits­no­tiz so lan­ge ver­schickt, bis du sie manu­ell wie­der deak­ti­vierst.
  7. Bestä­ti­ge die Abwe­sen­heits­no­tiz abschlie­ßend mit OK.
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Abwe­sen­heits­no­tiz bei Out­look mit Regel ein­rich­ten

Möch­test du nicht nur zwei, son­dern meh­re­re unter­schied­li­che Abwe­sen­heits­mails für unter­schied­li­che Emp­fän­ger ein­rich­ten? Dann kannst du in Out­look eine Regel fest­le­gen, wel­cher Absen­der wel­che Ant­wort erhal­ten soll. Das funk­tio­niert wie folgt:

  1. Kli­cke in Out­look auf Neue E‑Mail.
  2. Schrei­be eine Abwe­sen­heits­no­tiz in das Text­feld, die bei­spiels­wei­se nur an dei­ne Freun­de ver­sandt wer­den soll.
  3. Kli­cke zum Spei­chern auf Datei > Spei­chern unter und wäh­le einen Spei­cher­ort aus. Bestä­ti­ge mit Spei­chern.
  4. Kli­cke anschlie­ßend oben links auf Datei und dann auf Regeln und Benach­rich­ti­gun­gen ver­wal­ten.
  5. Es öff­net sich ein neu­es Fens­ter. Fol­ge jetzt dem Klick­pfad E‑Mail-Regeln > Neue Regel… > Regel auf von mir emp­fan­ge­ne Nach­rich­ten anwen­den > Wei­ter.
  6. Set­ze ein Häk­chen vor die in einem bestimm­ten Zeit­raum erhal­ten wur­den und kli­cke auf den blau­en Text­ab­schnitt in einem bestimm­ten Zeit­raum.
  7. Lege jetzt die Zeit­span­ne dei­ner Abwe­sen­heit fest und kli­cke auf Wei­ter.
  8. Set­ze ein Häk­chen vor die­se mit einer bestimm­ten Vor­la­ge beant­wor­ten.
  9. Kli­cke auf den blau­en Text einer bestimm­ten Vor­la­ge und wäh­le dei­ne zuvor gespei­cher­te Abwe­sen­heits­no­tiz aus. Bestä­ti­ge mit Wei­ter.
  10. Füge jetzt Aus­nah­men zu dei­ner Abwe­sen­heits­re­gel hin­zu, indem du in die­sem Fall nur die Kon­tak­te dei­ner Freun­de aus­wählst. Kli­cke auf Wei­ter.
  11. Zum Akti­vie­ren der Abwe­sen­heits­no­tiz setzt du ein Häk­chen vor Die­se Regel akti­vie­ren und klickst zuletzt auf Fer­tig stel­len.
  12. Nun kannst du optio­nal wei­te­re Regeln erstel­len.
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Abwe­sen­heits­no­tiz bei Gmail ein­rich­ten

Nutzt du einen beruf­li­chen oder pri­va­ten Gmail-Account, funk­tio­niert das Anle­gen der Abwe­sen­heits­no­tiz fol­gen­der­ma­ßen:

  1. Gehe im Brow­ser zu mail.google.com und log­ge dich mit dei­nem Gmail-Kon­to ein.
  2. Kli­cke rechts oben auf das Zahn­rad und in dem sich öff­nen­den Menü auf Ein­stel­lun­gen.
  3. Scrol­le nach unten zum Abschnitt Abwe­sen­heits­no­tiz.
  4. Set­ze einen Punkt vor Abwe­sen­heits­no­tiz akti­viert.
  5. Jetzt legst du den Zeit­raum, den Betreff und den Text dei­ner Abwe­sen­heits­no­tiz fest.
  6. Set­ze optio­nal ein Häk­chen vor eine der bei­den Regeln unter der Abwe­sen­heits­no­tiz, falls die Nach­richt nur an dei­ne Kon­tak­te gehen soll oder nur an Mit­glie­der dei­ner Orga­ni­sa­ti­on.
  7. Kli­cke unten auf der Sei­te auf Ände­run­gen spei­chern.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei iCloud Mail ein­rich­ten

Benutzt du eine E‑Mail-Adres­se vom Apple-Dienst iCloud, kannst du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz ganz ein­fach online ein­rich­ten:

  1. Gehe auf icloud.com und log­ge dich mit dei­ner Apple ID ein.
  2. Kli­cke auf Mail.
  3. Gehe in der Sei­ten­leis­te zunächst auf Akti­on und dann auf Ein­stel­lun­gen.
  4. Kli­cke auf Urlaub.
  5. Akti­vie­re Auf E‑Mails auto­ma­tisch beim Emp­fang ant­wor­ten und ver­fas­se im Anschluss dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz.
  6. Optio­nal kannst du nun eine Zeit­span­ne fest­le­gen, wäh­rend der das Ver­sen­den der auto­ma­ti­schen Ant­wort akti­viert sein soll. Alter­na­tiv beginnt der Ver­sand der Abwe­sen­heits­no­tiz sofort und wird erst been­det, wenn du die Funk­ti­on wie­der deak­ti­vierst.
  7. Kli­cke auf Fer­tig.

Abwe­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten in Apple Mail

Es ist auch mög­lich, in App­les E‑Mail-Cli­ent Apple Mail eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein­zu­rich­ten. Emp­feh­lens­wert ist dies aller­dings nicht: Der Lap­top oder Com­pu­ter, auf dem die Notiz ein­ge­rich­tet wird, müss­te stän­dig ein­ge­schal­tet sein, damit der Ver­sand der Abwe­sen­heits­no­tiz funk­tio­niert – wenn du im Urlaub bist, ist das äußerst unprak­tisch bis unmög­lich. Wir emp­feh­len daher die Ein­rich­tung der Abwe­sen­heits­no­tiz direkt beim Pro­vi­der dei­ner E‑Mail-Adresse(n), die du in Apple Mail ver­wal­test.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei T‑Online ein­rich­ten

Auch Nut­zer einer T‑On­line-Adres­se kön­nen eine Abwe­sen­heits­no­tiz anle­gen. Gehe wie folgt vor:

  1. Gehe im Brow­ser zu www.t‑online.de und kli­cke oben rechts auf das Brief­um­schlag-Sym­bol, um das E‑Mail-Cen­ter zu öff­nen.
  2. Gib dei­nen Benut­zer­na­men und dein Pass­wort für das E‑Mail-Cen­ter ein.
  3. Kli­cke in dei­nem E‑Mail-Ein­gang auf das Zahn­rad­sym­bol, um in die Ein­stel­lun­gen zu gelan­gen.
  4. Kli­cke auf Abwe­sen­heits­no­tiz.
  5. Set­ze vor Abwe­sen­heits­no­tiz akti­vie­ren ein Häk­chen.
  6. Ver­fas­se dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz, nimm alle gewünsch­ten Ein­stel­lun­gen vor und spei­che­re sie anschlie­ßend.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei GMX ein­rich­ten

Emp­fängst du Mails über einen GMX-Account, gehe wie folgt vor, um eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein­zu­rich­ten:

  1. Log­ge dich in einem Brow­ser unter www.gmx.net mit dei­nem E‑Mail-Account ein.
  2. Kli­cke oben in der Leis­te auf E‑Mail.
  3. Kli­cke im sich öff­nen­den Menü ganz unten auf Ein­stel­lun­gen und dann auf Abwe­sen­heits­no­tiz.
  4. Jetzt kannst du den Zeit­raum ein­stel­len und den Text der auto­ma­ti­schen Ant­wort ein­ge­ben.
  5. Kli­cke abschlie­ßend auf Spei­chern.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei web.de ein­rich­ten

Willst du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz bei web.de ein­rich­ten, gehe wie folgt vor:

  1. Log­ge dich in einem Brow­ser auf der web.de-Sei­te in dein E‑Mail-Kon­to ein.
  2. Kli­cke oben in der Leis­te auf E‑Mail.
  3. Kli­cke im sich öff­nen­den Menü auf Ein­stel­lun­gen und dann auf Auto­ma­ti­sche Ant­wort.
  4. Jetzt kannst du den Zeit­raum ein­stel­len und den Text der Abwe­sen­heits­no­tiz ein­ge­ben.
  5. Kli­cke abschlie­ßend auf Spei­chern.

Abwe­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten: Eine Sache von Minu­ten

Du soll­test unbe­dingt an eine Abwe­sen­heits­no­tiz den­ken, wenn du in den Urlaub fährst oder aus ande­ren Grün­den meh­re­re Tage nicht im Büro sein wirst. Egal, wel­ches E‑Mail-Pro­gramm oder wel­chen Pro­vi­der du bei der Arbeit nutzt – das Ein­rich­ten nimmt nur weni­ge Minu­ten in Anspruch, wenn du weißt, wie es geht.

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