Software

Abwe­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten: So geht’s bei Out­look, Gmail & Co.

Bald im Urlaub? Dann solltest du eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Wie das bei verschiedenen Mail-Anbietern funktioniert, zeigt dir dieser Ratgeber.

End­lich! Dein letz­ter Arbeits­tag vor dem gro­ßen Urlaub steht an. In dei­ner Fir­ma wis­sen alle Bescheid, aber dei­ne beruf­li­chen Kon­tak­te außer­halb des Unter­neh­mens haben kei­ne Ahnung, dass du in den kom­men­den zwei Wochen kei­ne Mails beant­wor­ten wirst. Des­halb ist es wich­tig, eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein­zu­rich­ten. Was dort drin­ste­hen soll­te und wie du die­se bei den wich­tigs­ten Mail-Pro­vi­dern ein­rich­test, liest du hier.

Was ist eine Abwe­sen­heits­no­tiz und was soll­te dort ver­merkt werden?

Die Abwe­sen­heits­no­tiz ist äußerst prak­tisch: Ein­mal erstellt, bekommt jeder Kon­takt, der dir eine E‑Mail schreibt, für eine fest­ge­leg­te Zeit­span­ne eine auto­ma­ti­sche Ant­wort zuge­sandt. Das wird im Job ins­be­son­de­re dann wich­tig, wenn du im Urlaub bist. Aber auch, wenn du län­ge­re Zeit auf Dienst­rei­se bist oder viel­leicht Eltern­zeit nimmst, ist die Abwe­sen­heits­no­tiz eine gute Mög­lich­keit, dei­ne Kon­tak­te wis­sen zu las­sen, dass du momen­tan nicht wie gewohnt auf Nach­rich­ten ant­wor­ten wirst.

Das Ein­rich­ten einer Abwe­sen­heits­no­tiz dau­ert in der Regel nur weni­ge Sekun­den. Aus die­ser Nach­richt soll­te her­vor­ge­hen, dass du auf Anfra­gen bis zu dei­ner Rück­kehr nicht reagie­ren wirst und wel­cher Kol­le­ge drin­gen­de Ange­le­gen­hei­ten statt­des­sen über­gangs­wei­se betreu­en kann. Je nach Anbie­ter kannst du nor­ma­ler­wei­se auch ver­schie­de­ne auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten für aus­ge­wähl­te Absen­der anle­gen oder die Abwe­sen­heits­no­tiz nach ande­ren Regeln “pro­gram­mie­ren”.

Aber denk dran: Eine Abwe­sen­heits­no­tiz ist wie eine Visi­ten­kar­te für das Unter­neh­men, für das du arbei­test. Klar­heit und Serio­si­tät sind gefragt – wirkt die Notiz kurz ange­bun­den, unvoll­stän­dig, ist sie vol­ler Feh­ler oder unan­ge­mes­sen for­mu­liert, wirft das ein schlech­tes Licht auf dich und dei­ne Fir­ma. Even­tu­ell kann dei­ne Nach­richt so auch miss­ver­stan­den werden.

Also: Ach­te auf eine for­mel­le Anre­de und dan­ke dem Absen­der für sei­ne Nach­richt. Gib auf jeden Fall die Infor­ma­ti­on, dass du nicht im Büro bist und ab wann du wie­der auf E‑Mails ant­wor­ten kannst. Auch Kon­takt-Alter­na­ti­ven für den Absen­der soll­test du nen­nen. Zum Schluss folgt noch eine höf­li­che Gruß­for­mel. Das Gan­ze natür­lich ortho­gra­fisch kor­rekt. So sieht eine geschäft­li­che Abwe­sen­heits­no­tiz idea­ler­wei­se aus.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei Out­look einrichten

Vie­le Unter­neh­men nut­zen ein Micro­soft-Exch­an­ge-Kon­to in Out­look für den E‑Mail-Ver­kehr. In die­ser Schritt-für-Schritt-Anlei­tung erfährst du, wie du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz bei Out­look einrichtest.

  1. Kli­cke mit der Maus zunächst oben links bei Out­look auf Datei.
  2. Dann wählst du unter Kon­to­in­for­ma­tio­nen die Opti­on Auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten aus und danach Auto­ma­ti­sche Ant­wor­ten sen­den.
  3. Nun erscheint ein Text­feld, in das du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz einträgst.
  4. Jetzt kannst du dir aus­su­chen, ob die­se Ant­wort-Nach­richt an alle Absen­der ver­schickt wer­den soll, nur an dir bekann­te Kon­tak­te oder nur an Absen­der außer­halb oder inner­halb dei­ner Orga­ni­sa­ti­on. Dies lässt sich über die ent­spre­chen­den Schalt­flä­chen ober­halb der Text­nach­richt konfigurieren.
  5. Bei Bedarf kannst du hier auch zwei ver­schie­de­ne Abwe­sen­heits­no­ti­zen for­mu­lie­ren, etwa eine förm­li­che für Absen­der außer­halb dei­ner Orga­ni­sa­ti­on und eine locke­re für Absen­der inner­halb dei­ner Organisation.
  6. Optio­nal kannst du im glei­chen Fens­ter jetzt die Daten fest­le­gen, für wel­che Zeit­span­ne die auto­ma­ti­sche Benach­rich­ti­gung gel­ten soll. Ver­zich­test du dar­auf, wird die Abwe­sen­heits­no­tiz so lan­ge ver­schickt, bis du sie manu­ell wie­der deaktivierst.
  7. Bestä­ti­ge die Abwe­sen­heits­no­tiz abschlie­ßend mit OK.
Wei­te­re Informationen 
Out­look im abge­si­cher­ten Modus starten 

Abwe­sen­heits­no­tiz bei Out­look mit Regel einrichten

Möch­test du nicht nur zwei, son­dern meh­re­re unter­schied­li­che Abwe­sen­heits­mails für unter­schied­li­che Emp­fän­ger ein­rich­ten? Dann kannst du in Out­look eine Regel fest­le­gen, wel­cher Absen­der wel­che Ant­wort erhal­ten soll. Das funk­tio­niert wie folgt:

  1. Kli­cke in Out­look auf Neue E‑Mail.
  2. Schrei­be eine Abwe­sen­heits­no­tiz in das Text­feld, die bei­spiels­wei­se nur an dei­ne Freun­de ver­sandt wer­den soll.
  3. Kli­cke zum Spei­chern auf Datei > Spei­chern unter und wäh­le einen Spei­cher­ort aus. Bestä­ti­ge mit Spei­chern.
  4. Kli­cke anschlie­ßend oben links auf Datei und dann auf Regeln und Benach­rich­ti­gun­gen ver­wal­ten.
  5. Es öff­net sich ein neu­es Fens­ter. Fol­ge jetzt dem Klick­pfad E‑Mail-Regeln > Neue Regel… > Regel auf von mir emp­fan­ge­ne Nach­rich­ten anwen­den > Wei­ter.
  6. Set­ze ein Häk­chen vor die in einem bestimm­ten Zeit­raum erhal­ten wur­den und kli­cke auf den blau­en Text­ab­schnitt in einem bestimm­ten Zeit­raum.
  7. Lege jetzt die Zeit­span­ne dei­ner Abwe­sen­heit fest und kli­cke auf Wei­ter.
  8. Set­ze ein Häk­chen vor die­se mit einer bestimm­ten Vor­la­ge beant­wor­ten.
  9. Kli­cke auf den blau­en Text einer bestimm­ten Vor­la­ge und wäh­le dei­ne zuvor gespei­cher­te Abwe­sen­heits­no­tiz aus. Bestä­ti­ge mit Wei­ter.
  10. Füge jetzt Aus­nah­men zu dei­ner Abwe­sen­heits­re­gel hin­zu, indem du in die­sem Fall nur die Kon­tak­te dei­ner Freun­de aus­wählst. Kli­cke auf Wei­ter.
  11. Zum Akti­vie­ren der Abwe­sen­heits­no­tiz setzt du ein Häk­chen vor Die­se Regel akti­vie­ren und klickst zuletzt auf Fer­tig stel­len.
  12. Nun kannst du optio­nal wei­te­re Regeln erstellen.
Mehr dazu 
So rich­test du dei­ne E‑Mail-Signa­tur ein 

Abwe­sen­heits­no­tiz bei Gmail einrichten

Nutzt du einen beruf­li­chen oder pri­va­ten Gmail-Account, funk­tio­niert das Anle­gen der Abwe­sen­heits­no­tiz folgendermaßen:

  1. Gehe im Brow­ser zu mail.google.com und log­ge dich mit dei­nem Gmail-Kon­to ein.
  2. Kli­cke rechts oben auf das Zahn­rad und in dem sich öff­nen­den Menü auf Ein­stel­lun­gen.
  3. Scrol­le nach unten zum Abschnitt Abwe­sen­heits­no­tiz.
  4. Set­ze einen Punkt vor Abwe­sen­heits­no­tiz akti­viert.
  5. Jetzt legst du den Zeit­raum, den Betreff und den Text dei­ner Abwe­sen­heits­no­tiz fest.
  6. Set­ze optio­nal ein Häk­chen vor eine der bei­den Regeln unter der Abwe­sen­heits­no­tiz, falls die Nach­richt nur an dei­ne Kon­tak­te gehen soll oder nur an Mit­glie­der dei­ner Organisation.
  7. Kli­cke unten auf der Sei­te auf Ände­run­gen spei­chern.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei iCloud Mail einrichten

Benutzt du eine E‑Mail-Adres­se vom Apple-Dienst iCloud, kannst du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz ganz ein­fach online einrichten:

  1. Gehe auf icloud.com und log­ge dich mit dei­ner Apple ID ein.
  2. Kli­cke auf Mail.
  3. Gehe in der Sei­ten­leis­te zunächst auf Akti­on und dann auf Ein­stel­lun­gen.
  4. Kli­cke auf Urlaub.
  5. Akti­vie­re Auf E‑Mails auto­ma­tisch beim Emp­fang ant­wor­ten und ver­fas­se im Anschluss dei­ne Abwesenheitsnotiz.
  6. Optio­nal kannst du nun eine Zeit­span­ne fest­le­gen, wäh­rend der das Ver­sen­den der auto­ma­ti­schen Ant­wort akti­viert sein soll. Alter­na­tiv beginnt der Ver­sand der Abwe­sen­heits­no­tiz sofort und wird erst been­det, wenn du die Funk­ti­on wie­der deaktivierst.
  7. Kli­cke auf Fer­tig.

Abwe­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten in Apple Mail

Es ist auch mög­lich, in App­les E‑Mail-Cli­ent Apple Mail eine Abwe­sen­heits­no­tiz ein­zu­rich­ten. Emp­feh­lens­wert ist dies aller­dings nicht: Der Lap­top oder Com­pu­ter, auf dem die Notiz ein­ge­rich­tet wird, müss­te stän­dig ein­ge­schal­tet sein, damit der Ver­sand der Abwe­sen­heits­no­tiz funk­tio­niert – wenn du im Urlaub bist, ist das äußerst unprak­tisch bis unmög­lich. Wir emp­feh­len daher die Ein­rich­tung der Abwe­sen­heits­no­tiz direkt beim Pro­vi­der dei­ner E‑Mail-Adresse(n), die du in Apple Mail verwaltest.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei T‑Online einrichten

Auch Nut­zer einer T‑On­line-Adres­se kön­nen eine Abwe­sen­heits­no­tiz anle­gen. Gehe wie folgt vor:

  1. Gehe im Brow­ser zu www.t‑online.de und kli­cke oben rechts auf das Brief­um­schlag-Sym­bol, um das E‑Mail-Cen­ter zu öffnen.
  2. Gib dei­nen Benut­zer­na­men und dein Pass­wort für das E‑Mail-Cen­ter ein.
  3. Kli­cke in dei­nem E‑Mail-Ein­gang auf das Zahn­rad­sym­bol, um in die Ein­stel­lun­gen zu gelangen.
  4. Kli­cke auf Abwe­sen­heits­no­tiz.
  5. Set­ze vor Abwe­sen­heits­no­tiz akti­vie­ren ein Häkchen.
  6. Ver­fas­se dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz, nimm alle gewünsch­ten Ein­stel­lun­gen vor und spei­che­re sie anschließend.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei GMX einrichten

Emp­fängst du Mails über einen GMX-Account, gehe wie folgt vor, um eine Abwe­sen­heits­no­tiz einzurichten:

  1. Log­ge dich in einem Brow­ser unter www.gmx.net mit dei­nem E‑Mail-Account ein.
  2. Kli­cke oben in der Leis­te auf E‑Mail.
  3. Kli­cke im sich öff­nen­den Menü ganz unten auf Ein­stel­lun­gen und dann auf Abwe­sen­heits­no­tiz.
  4. Jetzt kannst du den Zeit­raum ein­stel­len und den Text der auto­ma­ti­schen Ant­wort eingeben.
  5. Kli­cke abschlie­ßend auf Spei­chern.

Abwe­sen­heits­no­tiz bei web.de einrichten

Willst du dei­ne Abwe­sen­heits­no­tiz bei web.de ein­rich­ten, gehe wie folgt vor:

  1. Log­ge dich in einem Brow­ser auf der web.de-Sei­te in dein E‑Mail-Kon­to ein.
  2. Kli­cke oben in der Leis­te auf E‑Mail.
  3. Kli­cke im sich öff­nen­den Menü auf Ein­stel­lun­gen und dann auf Auto­ma­ti­sche Ant­wort.
  4. Jetzt kannst du den Zeit­raum ein­stel­len und den Text der Abwe­sen­heits­no­tiz eingeben.
  5. Kli­cke abschlie­ßend auf Spei­chern.

Abwe­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten: Eine Sache von Minuten

Du soll­test unbe­dingt an eine Abwe­sen­heits­no­tiz den­ken, wenn du in den Urlaub fährst oder aus ande­ren Grün­den meh­re­re Tage nicht im Büro sein wirst. Egal, wel­ches E‑Mail-Pro­gramm oder wel­chen Pro­vi­der du bei der Arbeit nutzt – das Ein­rich­ten nimmt nur weni­ge Minu­ten in Anspruch, wenn du weißt, wie es geht.

Disclaimer Die OTTO (GmbH & Co KG) übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität, Vollständigkeit, Wirksamkeit und Unbedenklichkeit der auf updated.de zur Verfügung gestellten Informationen und Empfehlungen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die offiziellen Herstellervorgaben vorrangig vor allen anderen Informationen und Empfehlungen zu beachten sind und nur diese eine sichere und ordnungsgemäße Nutzung der jeweiligen Kaufgegenstände gewährleisten können.

Time to share:  Falls dir dieser Artikel gefallen hat, freuen wir uns!