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E‑Mail-Signa­tur ein­stel­len: So rich­test du dei­ne digi­ta­le Visi­ten­kar­te ein

Mit einer Signatur am Ende deiner E-Mails versorgst du die Empfänger deiner Nachrichten mit allen relevanten Informationen zu deiner Person. Dazu gehören beispielsweise Firmenname, Adresse, Telefonnummer oder weiterführende Links.

Dei­ne E‑Mail-Nach­rich­ten wir­ken beson­ders pro­fes­sio­nell, wenn du sie mit einer per­sön­li­chen Signa­tur ver­siehst. Dabei han­delt es sich um einen Block am Ende der Mail, der wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen wie Fir­ma, Name, Adress­da­ten, Tele­fon­num­mer und Links auf dei­ne Web­sites oder Social-Media-Kon­ten ent­hält. Sol­che Signa­tu­ren kannst du mit nahe­zu allen E‑Mail-Pro­gram­men und in den Brow­ser-Inter­faces gro­ßer Web­mail-Anbie­ter gestal­ten und auf Wunsch auto­ma­tisch ans Ende einer jeden neu­en Nach­richt stel­len las­sen. UPDATED zeigt dir, wie du schnell zur eige­nen Signa­tur im Pro­fi-Look kommst.

E‑Mail-Signa­tur in Out­look erstellen

Als Bestand­teil von Micro­soft Office wird Out­look von vie­len Anwen­dern als E‑Mail-Cli­ent ver­wen­det. Mit Out­look hast du beson­ders weit­rei­chen­de Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten für per­sön­li­che Signa­tu­ren. So rich­test du sie ein:

  1. Kli­cke im Regis­ter Start ganz links auf Neue E‑Mail.
  2. Dar­auf­hin öff­net sich der Dia­log Nach­richt, indem du das Menü Signa­tur öff­nest und Signa­tu­ren… auswählst.
  3. Im Regis­ter E‑Mail-Signa­tur klickst du unter­halb des Bereichs Signa­tur zum Bear­bei­ten aus­wäh­len auf die Schalt­flä­che Neu.
  4. Gib einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Namen für dei­ne neue Signa­tur ein – im Bei­spiel „UPDATED“.
  5. Anschlie­ßend klickst du mit dem Text­cur­sor in das Ein­ga­be­feld Signa­tur bear­bei­ten im unte­ren Fens­ter­be­reich und beginnst mit der Ein­ga­be dei­ner Kontaktdaten.
  6. Pas­se dei­ne Text­pas­sa­gen nach der Ein­ga­be an dei­ne Wün­sche an. Dies funk­tio­niert über die dir bekann­ten Funk­tio­nen aus der Text­ver­ar­bei­tung wie Schrift­art und ‑grö­ße, For­mat, Text­far­be und Ausrichtung.
  7. Um einen Link auf eine Web-Adres­se, auch URL genannt, zu inte­grie­ren, mar­kie­re die zu ver­lin­ken­den Wör­ter. Kli­cke auf das Icon mit der Welt­ku­gel und dem Ket­ten­glied ganz rechts in der Werk­zeugleis­te. Gib dann in das Feld Adres­se die gewünsch­te URL ein.
  8. Bist du mit dem Erschei­nungs­bild dei­ner Signa­tur zufrie­den, legst du im Dia­log­fens­ter oben rechts im Bereich Stan­dard­si­gna­tur aus­wäh­len fest, für wel­ches E‑Mail-Kon­to die Signa­tur ver­wen­det wer­den soll.
    Tipp: Ver­sieh Neue Nach­rich­ten stets mit einer Signa­tur, wäh­rend du neben Antworten/Weiterleitungen die Opti­on (ohne) aus­wählst, um E‑Mail-Kon­ver­sa­tio­nen nicht unnö­tig aufzublähen.
  9. Bestä­ti­ge dei­ne Ein­ga­ben mit einem Klick auf OK, um den Dia­log zu schlie­ßen. Von nun an wird dei­ne Signa­tur auto­ma­tisch am Ende einer jeden neu­en E‑Mail eingefügt.

Tele­fon­num­mern rich­tig formatieren

Für die Dar­stel­lung von Ruf­num­mern gel­ten Stan­dards, die dem Emp­fän­ger das Lesen erleich­tern und eine inter­na­tio­na­le Ver­wen­dung erlau­ben. Ange­nom­men du lebst in Deutsch­land und dei­ne Ruf­num­mer lau­tet „12345“ im Vor­wahl-Bereich „0123“. Jeder deut­sche Kon­takt kann nun ein­fach „0123 12345“ wäh­len, um dich tele­fo­nisch zu errei­chen. Sitzt dein Kon­takt jedoch im Aus­land, muss er die Län­der­vor­wahl vor­an­stel­len – für Deutsch­land lau­tet die­se „0049“, für Öster­reich „0043“ und für die Schweiz „0041“. Inter­na­tio­na­len Kon­ven­tio­nen fol­gend wird die „00“ durch ein Plus­zei­chen ersetzt und die „0“ der Orts­vor­wahl weg­ge­las­sen. Somit lau­tet die kor­rek­te Ruf­num­mer in die­sem Bei­spiel „+49 123 12345“. Um Per­so­nen in Deutsch­land das Wäh­len zu erleich­tern, wird oft­mals die „0“ der Orts­vor­wahl in Klam­mern mit ange­ge­ben: „+49 (0)123 12345“.

Um das schnel­le Lesen vor allem bei län­ge­ren Ruf­num­mern zu erleich­tern, wer­den die Zif­fern paar­wei­se vom Ende der Num­mer aus­ge­hend grup­piert und mit einem Leer­zei­chen getrennt. Vor­wahl und Ruf­num­mer wer­den durch einen Schräg­strich oder einen Gedan­ken­strich von­ein­an­der sepa­riert. Die fer­ti­ge, kor­rekt for­ma­tier­te und leicht les­ba­re Ruf­num­mer für dei­ne Signa­tur sieht dann so aus: „+49 (0)1 23 / 1 23 45“. 

E‑Mail-Signa­tur in Thun­der­bird einrichten

Die kos­ten­lo­se Open-Source-App Thun­der­bird von Mozil­la wird von vie­len Anwen­dern als Alter­na­ti­ve zu Out­look & Co. ver­wen­det. Auch in Thun­der­bird ver­siehst du dei­ne E‑Mails im Hand­um­dre­hen mit aus­sa­ge­kräf­ti­gen Signa­tu­ren. Im Stan­dard­for­mat geht das so:

  1. Öff­ne mit einem Klick auf Ver­fas­sen ein neu­es E‑Mail-Fens­ter.
  2. Kli­cke im Fens­ter­me­nü auf Extras, gefolgt von Kon­ten-Ein­stel­lun­gen.
  3. Unge­fähr in der Mit­te der Kon­to­ein­stel­lun­gen erscheint ein Ein­ga­be­feld mit der Über­schrift Signa­tur­text. Gib hier dei­ne Kon­takt­da­ten ein und bestä­ti­ge mit OK, um die Signa­tur zu verwenden.

Im Stan­dard­for­mat kannst du ledig­lich einen gleich­för­mi­gen Text ohne wei­te­re For­ma­tie­rung ein­ge­ben. Für eige­ne For­ma­tie­run­gen gehe wie folgt vor:

  1. Indem du die Check­box HTML ver­wen­den ankreuzt, kannst du Tex­te mit HTML-Tags for­ma­tie­ren – bei­spiels­wei­se <b>Text</b> für eine fet­te For­ma­tie­rung oder <em>Text</em> für eine kur­si­ve Auszeichnung.
  2. Wenn du dich nicht mit kryp­ti­schen HTML-For­ma­tie­run­gen her­um­schla­gen willst, kannst du fol­gen­den Trick anwen­den: Gib dei­ne Signa­tur zunächst wie vor­her in Schritt 1 bis 3 beschrie­ben als rei­nen Text ein.
  3. Ver­fas­se dann eine neue E‑Mail. Dei­ne unfor­ma­tier­te Signa­tur erscheint am unte­ren Rand der Nach­richt. Nut­ze die For­ma­tie­rungs­werk­zeu­ge des Nach­rich­ten-Edi­tors, um die Schrift­art, ‑grö­ße, ‑aus­zeich­nung und ‑far­be an dei­ne Vor­stel­lun­gen anzupassen.
  4. Wäh­le aus dem Menü Datei die Opti­on Spei­chern als Datei. Stel­le sicher, dass unter Datei­typ die Vari­an­te HTML-Datei­en aus­ge­wählt ist. Gib einen Namen, bei­spiels­wei­se „signatur.html“, für die Datei ein und bestä­ti­ge mit Spei­chern.
  5. Öff­ne erneut die Kon­to­ein­stel­lun­gen und akti­vie­re unter­halb des Signa­tur-Ein­ga­be­felds die Check­box Statt­des­sen eine Datei als Signa­tur anhän­gen.
  6. Kli­cke auf Durch­su­chen und wäh­le die zuvor gespei­cher­te HTML-Datei aus. Schon wer­den neue Mails mit der anspre­chend for­ma­tier­ten HTML-Signa­tur versehen.

E‑Mail-Signa­tur in Mac Mail erstellen

Auch in der Stan­dard-Mail-App von Apple für Mac OS X kannst du dei­ne Nach­rich­ten mit selbst­ge­mach­ten Signa­tu­ren auf­wer­ten und infor­ma­ti­ver gestal­ten. Dazu gehst du fol­gen­der­ma­ßen vor:

  1. Im Menü Mail ent­schei­dest du dich für Ein­stel­lun­gen und klickst auf Signa­tu­ren.
  2. Mar­kie­re in der lin­ken Spal­te das gewünsch­te Mail-Kon­to und kli­cke auf das Plus-Sym­bol (Hin­zu­fü­gen).
  3. Nach­dem du in der mitt­le­ren Spal­te einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Namen für die Signa­tur ein­ge­ge­ben hast, erstellst du im Vor­schau­be­reich rechts dei­ne Signa­tur mit den gewünsch­ten Inhalten.
  4. Um dei­ne Signa­tur zu ver­schö­nern, nutzt du die For­ma­tie­rungs­werk­zeu­ge der Mail-App. Dar­über kannst du auch Bil­der und Links einfügen.
  5. Beim Ver­fas­sen einer neu­en Mail kannst du im E‑Mail-Hea­der auf das Ein­blend­me­nü Signa­tur kli­cken und – falls vor­han­den – eine alter­na­ti­ve Signa­tur auswählen.

E‑Mail-Signa­tur in Goog­le Mail einrichten

Signa­tu­ren sind nicht nur mit spe­zi­el­len Mail-Apps mög­lich, son­dern las­sen sich auch im Brow­ser über die Ein­stel­lungs­me­nüs belieb­ter Web­mail-Diens­te gestal­ten – dar­un­ter auch Goog­le Mail (kurz „gMail“). Dazu ist Fol­gen­des zu tun:

  1. Gib in dei­nen Web­brow­ser die URL https://mail.google.com ein, um das Web-Inter­face von Goog­le Mail zu öff­nen. Falls erfor­der­lich, mel­de dich mit dei­nen Kon­to­da­ten an.
  2. Kli­cke auf das Zahn­rad­sym­bol rechts oben und wäh­le die Opti­on Ein­stel­lun­gen.
  3. Scrol­le nach unten, bis du zum Bereich Signa­tur gelangst.
  4. Gib dei­ne Kon­takt­da­ten in das lee­re Signa­tur­feld ein. Mit den Icons in der Werk­zeugleis­te direkt über dem Ein­ga­be­feld for­ma­tierst du die Tex­te nach eige­nem Gus­to. Du kannst die Schrift­art, ‑for­ma­tie­rung und ‑far­be sowie die Aus­rich­tung der Absät­ze frei anpas­sen. Dar­über hin­aus ste­hen dir auch Funk­tio­nen für Hyper­links, Auf­zäh­lun­gen und Zita­te zur Verfügung.
  5. Kli­cke auf die Schalt­flä­che Ände­run­gen spei­chern, wenn du mit dei­ner neu­en Signa­tur zufrie­den bist. Ab jetzt erscheint die Signa­tur unter­halb der Ein­ga­be­mar­ke, wenn du per Schrei­ben eine neue E‑Mail verfasst.

vCard: Uni­ver­sel­le Visitenkarten

Das vCard-For­mat mit der Datei­endung *.vcf erlaubt dir das Ver­sen­den einer digi­ta­len Visi­ten­kar­te, die direkt in vie­le E‑Mail-Pro­gram­me und Kon­takt­da­ten­ban­ken impor­tiert wer­den kann. Auch die ent­spre­chen­den Apps auf Mobil­te­le­fo­nen oder Tablets kön­nen die­ses For­mat lesen und die ent­spre­chen­den Daten in die Kon­takt­lis­te aufnehmen.

Wie du dei­ne eige­ne vCard erstellst, erfährst du in der Hil­fe dei­ner E‑Mail- oder Kon­tak­te-App. So funk­tio­niert es in Micro­soft Outlook:

  1. Öff­ne die Kon­tak­te und kli­cke auf Neu­er Kon­takt.
  2. Gib dann dei­ne eige­nen Kon­takt­da­ten ein – auf Wunsch auch mit Foto – und wäh­le im Menü Datei die Opti­on Spei­chern unter.
  3. Als Datei­typ wählst du vCard-Datei­en (*.vcf), als Datei­na­men dei­nen eige­nen Namen. Die vCard-Datei kannst du dann beim ers­ten Kon­takt mit einer bestimm­ten Per­son als Datei­an­hang mitschicken.
  4. Out­look bie­tet spe­zi­ell für digi­ta­le Visi­ten­kar­ten im Nach­rich­ten-Fens­ter die Funk­ti­on Ele­ment anfü­gen -> Visi­ten­kar­te. Dabei wird die VCF-Datei ange­hängt und eine klei­ne Gra­fik in Form einer Visi­ten­kar­te in die Mail eingebettet.

Anspre­chen­de per­sön­li­che Signa­tu­ren für dei­ne Mails

Eine Signa­tur wird auto­ma­tisch ans unte­re Ende neu­er E‑Mail-Nach­rich­ten gestellt. Sie ver­sorgt den Emp­fän­ger mit wich­ti­gen Kon­takt­da­ten des Sen­ders wie Name und Anschrift sowie wei­ter­füh­ren­den Infor­ma­tio­nen wie Links zu Web­sites und Social-Media-Platt­for­men. Nahe­zu jeder E‑Mail-Cli­ent wie Out­look, Mac Mail oder Thun­der­bird und die meis­ten Web­mail-Diens­te wie gMail bie­ten dir kom­for­ta­ble Ein­ga­be­mas­ken und For­ma­tie­rungs­funk­tio­nen zum Ein­ge­ben und Gestal­ten dei­ner eige­nen Signatur.

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