Du nutzt Word und musst regel­mä­ßig über meh­re­re Klicks bestimm­te Ein­stel­lun­gen vor­neh­men? So wech­selst du bei­spiels­wei­se immer mal wie­der von schwar­zer Schrift auf wei­ßem Hin­ter­grund zu wei­ßer Schrift auf schwar­zem Hin­ter­grund – und umge­kehrt. Um bei sol­chen Rou­ti­ne­auf­ga­ben Zeit zu spa­ren, stellt Word soge­nann­te Makros zur Ver­fü­gung. Mit die­sen kannst du meh­re­re Befeh­le auf­zeich­nen und anschlie­ßend die gesam­te Befehls­rei­he per Klick oder via Tas­ten­kom­bi­na­ti­on ablau­fen las­sen. UPDATED erklärt, wie du sol­che Makros anlegst, nutzt und wie­der löschen kannst.   

Was genau sind Word-Makros?

Willst du in Word häu­fig aus­ge­führ­te Auf­ga­ben auto­ma­ti­sie­ren, kannst du dafür soge­nann­te Makros erstel­len und aus­füh­ren.  Ein Makro ist eine Abfol­ge von Befeh­len und Anwei­sun­gen, die in einem ein­zi­gen Befehl zusam­men­ge­fasst wer­den. So kannst du die jewei­li­ge Auf­ga­be je nach Bedarf auto­ma­tisch aus­füh­ren las­sen.

Ein Bei­spiel: Willst du in Word bei der Spra­che von Deutsch auf Eng­lisch wech­seln, weil du an einem eng­li­schen Text arbei­ten willst, musst du dafür eigent­lich meh­re­re Klicks in ver­schie­de­nen Menüs machen, bis die Spra­che umge­stellt ist. Ein Word-Makro kann die­se Schrit­te in einem ein­zi­gen Befehl zusam­men­fas­sen: Die von dir fest­ge­leg­te Akti­on stellt anschlie­ßend die Spra­che auto­ma­tisch auf Eng­lisch um.

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Für die Umset­zung zeich­nest du das jewei­li­ge Makro ein­ma­lig auf. Anschlie­ßend hin­ter­legst du es in einer Vor­la­ge oder einem Doku­ment und kannst es dort jeder­zeit abru­fen. Je nach­dem, wie du das Makro ein­ge­rich­tet hast, kannst du die Befehls­rei­he mit einem Klick auf eine Schalt­flä­che oder per Tas­ten­kom­bi­na­ti­on im jewei­li­gen Doku­ment aus­lö­sen.

Sicher­heits­ein­stel­lun­gen für Word-Makros

Da Makros eine Serie von Befeh­len auto­ma­tisch aus­füh­ren, soll­te hier das The­ma Sicher­heit beson­ders beach­tet wer­den. Aus die­sem Grund bie­tet Word bereits beim Öff­nen eines frem­den Doku­ments eine ent­spre­chen­de Sicher­heits­funk­ti­on, wenn ein Makro ent­hal­ten ist. (Die Ein­stell­mög­lich­kei­ten und Vor­ge­hens­wei­sen kön­nen sich je nach Word-Ver­si­on unter­schei­den, wir nut­zen für unse­ren Rat­ge­ber die Word-Ver­si­on von Office 365.) Öff­nest du ein sol­ches Doku­ment sieht die Sta­tus­leis­te so aus:

Mit einem Klick auf Inhalt akti­vie­ren erhältst du ver­schie­de­ne  Optio­nen, um das Makro zu akti­vie­ren. Ach­tung: Du soll­test nie ein Makro akti­vie­ren, wenn du das Doku­ment per E‑Mail von einer dir frem­den Per­son erhal­ten hast. Nur wenn du das Doku­ment bear­bei­ten willst und es von dir selbst oder einer ver­trau­ens­wür­di­gen Quel­le stammt, ist eine Akti­vie­rung von Makros zu emp­feh­len.

Wie Word mit Makros umgeht und inwie­weit Sicher­heits­war­nun­gen ange­zeigt wer­den, ist in Word in den Makro­ein­stel­lun­gen des Trust Cen­ters fest­ge­legt. So änderst du sie:

  1. Kli­cke im Doku­ment oben auf die Regis­ter­kar­te Datei.
  2. Kli­cke im Infor­ma­ti­ons­me­nü unten links auf Optio­nen. Ein Fens­ter öff­net sich.
  1. Kli­cke in der lin­ken Spal­te unten auf Trust Cen­ter.
  2. Kli­cke im neu­en Fens­ter auf Ein­stel­lun­gen für das Trust Cen­ter.
  3. Ein wei­te­res Fens­ter öff­net sich. Die Stan­dard- und auch emp­feh­lens­wer­te Ein­stel­lung lau­tet hier Alle Makros mit Benach­rich­ti­gung deak­ti­vie­ren.
  1. Wäh­le die gewünsch­te Opti­on mit einem Klick auf den Kreis neben dem jewei­li­gen Ein­trag und bestä­ti­ge mit einem Klick rechts unten auf OK.

Ist im Trust Cen­ter bei den Makro­ein­stel­lun­gen die Opti­on Alle Makros mit Benach­rich­ti­gung deak­ti­vie­ren akti­viert, reagiert das Pro­gramm bei jedem frem­den Doku­ment mit Makro mit einer Sicher­heits­mel­dung. Du kannst anschlie­ßend ent­schei­den, ob du der Akti­vie­rung des Makros zustimmst oder nicht.

Makros auf­zeich­nen, die via Schalt­flä­che genutzt wer­den

Du kannst ein Makro so fest­le­gen, dass es über den Klick auf eine Schalt­flä­che aus­ge­führt wird. In unse­rem Bei­spiel wol­len wir künf­tig die Ein­stel­lung „schwar­ze Far­be auf wei­ßem Grund“ in „wei­ße Far­be auf schwar­zem Grund“ per Klick auf eine Schalt­flä­che ändern. In die­sen Schrit­ten gehst du vor:

  1. Kli­cke im Doku­ment oben im Men­ü­band auf Ansicht.
  2. Kli­cke oben im rech­ten Drit­tel auf den Pfeil unter Makros.
  3. Wäh­le Makro auf­zeich­nen. Die­ses Fens­ter öff­net sich:
  1. Gib unter Makro­na­me einen Namen für dein Makro ein. In unse­rem Bei­spiel Wech­sel­Zu­Weiß­Schwarz.
  2. Wenn du das Makro in allen neu erstell­ten Doku­men­ten ver­wen­den willst, prü­fe, ob im Feld Makro spei­chern in der Ein­trag Alle Doku­men­te (Normal.dotm) steht.
  3. Kli­cke auf das Ham­mer-Sym­bol neben Schalt­flä­che.
  4. Kli­cke im neu­en Fens­ter auf Normal.NewMacros.WechselZuWeißSchwarz. Der Ein­trag ist nun grau hin­ter­legt. Kli­cke rechts dane­ben auf Hin­zu­fü­gen.
  1. Der Ein­trag Normal.NewMakros.WechselZuWeißSchwarz fin­det sich nun in der rech­ten Spal­te. Kli­cke dar­un­ter auf Ändern.
  2. Die­ses Fens­ter öff­net sich:
  1. Wäh­le ein Schalt­flä­chen­sym­bol aus. In unse­rem Bei­spiel wäh­len wir ein schwarz-grau-wei­ßes Qua­drat. Bestä­ti­ge mit OK. Das Fens­ter schließt sich. Bestä­ti­ge noch­mal mit OK.
  2. Ein Qua­drat in der Leis­te links unter dem Doku­ment zeigt an, dass das Makro nun auf­ge­zeich­net wird. Außer­dem erscheint neben dem Cur­sor ein Kas­set­ten-Sym­bol.
  3. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Ent­wurf.
  4. Kli­cke rechts oben auf den Pfeil unter Sei­ten­far­be und wäh­le das schwar­ze Qua­drat.
  1. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Ansicht > den Pfeil unter Makros > Auf­zeich­nung been­den.

 

  1. Oben in der Sym­bol­leis­te für den Schnell­zu­griff wird nun die Schalt­flä­che für dein Makro ein­ge­blen­det: das Qua­drat am Ende der Sym­bol­rei­he.
  1. Um das Makro aus­zu­füh­ren und damit den Sei­ten­hin­ter­grund in Schwarz und die Schrift in Weiß zu ändern, brauchst du künf­tig nur auf die Schalt­flä­che zu kli­cken.
  2. Pro­bie­re es aus. Keh­re über die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg + z zur Schwarz-auf-Weiß-Optik zurück. Schrei­be einen Text. Drü­cke auf die Schalt­flä­che für dein Makro. Dein Doku­ment soll­te nun so aus­se­hen:
  1. Um wie­der zu Schwarz auf Weiß umzu­stel­len, klickst du erneut auf Ent­wurf, das klei­ne Drei­eck unter Sei­ten­far­be und wählst das wei­ße Qua­drat. Oder du legst ein wei­te­res Makro für die­sen Vor­gang an. Wie genau, erklä­ren wir im nächs­ten Abschnitt.

Makros auf­zeich­nen, die per Tas­ten­kom­bi­na­ti­on genutzt wer­den

Es ist auch mög­lich, ein Makro anzu­le­gen, das über eine Tas­ten­kom­bi­na­ti­on aus­ge­löst wird. In unse­rem Bei­spiel legen wir ein sol­ches Makro an, das via Short­cut von “wei­ße Schrift auf schwar­zem Hin­ter­grund” wie­der zu “schwar­ze Schrift auf wei­ßem Hin­ter­grund” umschal­tet. Befol­ge die­se Schrit­te:

  1. Das Doku­ment zeigt wei­ter­hin wei­ße Schrift auf schwar­zem Hin­ter­grund. Kli­cke im Doku­ment oben im Men­ü­band auf Ansicht.
  2. Kli­cke oben im rech­ten Drit­tel auf den Pfeil unter Makros.
  3. Wäh­le Makro auf­zeich­nen.
  4. Gib unter Makro­na­me einen Namen für dein Makro ein. In unse­rem Bei­spiel Wech­sel­Zu­Schwarz­Weiß.
  1. Auch hier soll­test du prü­fen, ob im Feld Makro spei­chern in die Anga­be Alle Doku­men­te (Normal.dotm) steht, wenn du das Makro in allen neu erstell­ten Doku­men­ten ver­wen­den willst.
  2. Kli­cke auf das Tas­ta­tur-Sym­bol neben Tas­ta­tur.
  3. Kli­cke im neu­en Fens­ter auf Normal.NewMacros.WechselZuSchwarzWeiß, der Ein­trag ist nun blau hin­ter­legt.
  4. Kli­cke in das Feld unter Neue Tas­ten­kom­bi­na­ti­on. Gib nun über die Tas­ten dei­ne gewünsch­te Kom­bi­na­ti­on ein. In unse­rem Bei­spiel Alt, w und s. Dabei hal­ten wir zunächst Alt gedrückt und drü­cken dann w. Anschlie­ßend bei­de Tas­ten los­las­sen und s drü­cken.
  5. Kli­cke links unten auf Zuord­nen. Das Fens­ter müss­te nun so aus­se­hen:
  1. Kli­cke rechts unten auf Schlie­ßen.
  2. Wie­der zeigt ein Qua­drat in der Leis­te links unter dem Doku­ment an, dass das Makro nun auf­ge­zeich­net wird. Zudem ist neben dem Cur­sor ein Kas­set­ten-Sym­bol zu sehen.
  3. Wäh­le oben im Men­ü­band Ent­wurf.
  4. Kli­cke rechts oben auf den Pfeil unter Sei­ten­far­be und wäh­le das wei­ße Qua­drat.
  5. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Ansicht > den Pfeil unter Makros > Auf­zeich­nung been­den.
  6. Um das Makro aus­zu­füh­ren und so den Sei­ten­hin­ter­grund in Weiß und die Schrift in Schwarz zu ändern, brauchst du künf­tig nur noch die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Alt, w, s ein­zu­ge­ben.
  7. Pro­bie­re es aus. Keh­re über die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg + z zur Weiß-auf-Schwarz-Optik zurück. Drü­cke die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Alt, w, s für dein Makro. Dein Doku­ment soll­te nun so aus­se­hen:

Word-Makros wie­der ent­fer­nen

Las­sen sich ein­ge­rich­te­te Word-Makros leicht wie­der ent­fer­nen? Oder ist das so kom­pli­ziert, dass ich den Über­blick ver­lie­ren könn­te? Die Ant­wort: Die Makros las­sen sich ohne Schwie­rig­kei­ten wie­der ent­fer­nen. So gehst du für unser Bei­spiel vor:

  1. Kli­cke im Doku­ment oben im Men­ü­band auf Ansicht.
  2. Kli­cke oben im rech­ten Drit­tel auf den Pfeil unter Makros.
  3. Wäh­le im Kon­text­me­nü Makros anzei­gen. Ein Fens­ter öff­net sich.
  4. Kli­cke auf den Ein­trag des Makros, das du ent­fer­nen willst. In unse­rem Bei­spiel auf Wech­sel­Zu­Weiß­Schwarz, das wir über die Schalt­flä­che akti­vie­ren kön­nen. Der Ein­trag ist nun blau hin­ter­legt.
  1. Kli­cke rechts auf Löschen. Bestä­ti­ge im nächs­ten Fens­ter mit Ja.
  2. Kli­cke rechts unten auf Schlie­ßen. Das Makro ist nun gelöscht. (Willst du ein Makro ent­fer­nen, das per Short­cut gesteu­ert wird, gehe genau­so vor.)
  3. Klickst du anschlie­ßend links oben über der Menü­leis­te auf das qua­dra­ti­sche Sym­bol, erscheint die­ses Fens­ter:
  1. Bestä­ti­ge mit OK. Um das (inzwi­schen nutz­lo­se) Makro-Sym­bol oben links zu ent­fer­nen, mache einen Rechtsklick auf das qua­dra­ti­sche Sym­bol. Die­ses Fens­ter öff­net sich:
  1. Kli­cke auf Aus Sym­bol­leis­te für den Schnell­zu­griff ent­fer­nen. Das Sym­bol ist nun ver­schwun­den.

Word-Makros: Leicht ein­zu­rich­ten und hilf­reich

Wenn du in Word Befehls­fol­gen nutzt, die du immer wie­der brauchst, soll­test du Makros ein­rich­ten. Das Word-Fea­ture ist unkom­pli­ziert und zeich­net in weni­gen Schrit­ten die nöti­gen Befeh­le oder Ein­stel­lun­gen auf.

Ob du Makros lie­ber per Schalt­flä­chen, via Short­cuts oder über bei­de Mög­lich­kei­ten nut­zen willst, bleibt ganz dir über­las­sen. Freu­en darfst du dich am Ende so oder so: Jede Klick-Akti­on und jede Tas­ten­kom­bi­na­ti­on, die in Ver­bin­dung mit einem Makro steht, spart Zeit.

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