Software

Pri­va­te E‑Mails sichern und archivieren

In Ihrem E‑Mail-Kon­to lau­fen die Fäden Ihrer digi­ta­len Exis­tenz zusam­men. Es ent­hält sämt­li­che Nach­rich­ten, die Sie in den ver­gan­ge­nen Mona­ten und Jah­ren mit Bekann­ten, Ver­wand­ten, Kol­le­gen und Geschäfts­part­nern aus­ge­tauscht haben. Dazu kom­men wich­ti­ge Mails, die Sie etwa von Ban­ken, Ver­si­che­run­gen und Behör­den erhal­ten haben. Die Inhal­te Ihres Mail-Kon­tos soll­ten Sie daher beson­ders schüt­zen. Mit der kos­ten­lo­sen Soft­ware MailS­to­re Home kön­nen Sie alle Nach­rich­ten in Ihrem Mail-Kon­to auf der loka­len Fest­plat­te Ihres Com­pu­ters sichern. So sind Sie vor einem Ser­ver-Aus­fall bei Ihrem Anbie­ter geschützt. UPDATED erklärt Ihnen, wie Sie MailS­to­re Home instal­lie­ren und ein­set­zen, um Ihre E‑Mails dau­er­haft sicher aufzubewahren.

MailS­to­re Home her­un­ter­la­den und installieren

MailS­to­re Home ist ein ein­fach zu bedie­nen­des Pro­gramm, mit dem Sie Ihre E‑Mails schnell und unkom­pli­ziert vor Daten­ver­lust bewah­ren kön­nen. Laden Sie zunächst das Instal­la­ti­ons­pa­ket mit MailS­to­re Home her­un­ter. Es ist etwas über 10 Mega­byte groß und funk­tio­niert sowohl mit Win­dows Vis­ta, 7 und 8.1 als auch mit Win­dows 10.

Hin­weis: Unter­neh­men sind schon seit gerau­mer Zeit ver­pflich­tet, E‑Mails wie alle ande­ren Geschäfts­do­ku­men­te für zehn Jah­re auf­zu­be­wah­ren. Auch dafür eig­net sich MailS­to­re, aller­dings nicht mehr in der kos­ten­lo­sen Ver­si­on, die nur für Pri­vat­an­wen­der gra­tis ist.

Die Kos­ten für die Busi­ness-Ver­si­on sind abhän­gig von der Zahl der Nut­zer und dem gewünsch­ten Support.

MailS­to­re herunterladen

Rufen Sie die Web­sei­te des Her­stel­lers auf und kli­cken Sie auf Down­load MailS­to­re Home. Spei­chern Sie die Datei in einem belie­bi­gen Ord­ner auf der Fest­plat­te Ihres Computers.

MailS­to­re installieren

In fünf ein­fa­chen Schrit­ten instal­lie­ren Sie MailS­to­re Home auf Ihrem PC:

  1. Kli­cken Sie dop­pelt auf die soeben her­un­ter­ge­la­de­ne Datei mit dem Instal­la­ti­ons­pa­ket für MailS­to­re Home. Schlie­ßen Sie die Sicher­heits­war­nung von Win­dows mit einem Klick auf Aus­füh­ren.
  2. Bestä­ti­gen Sie im ers­ten Dia­log die Lizenz­be­din­gun­gen und kli­cken Sie auf Wei­ter.
  3. Nun haben Sie zwei Mög­lich­kei­ten: Wenn Sie MailS­to­re Home ganz nor­mal wie jede ande­re Soft­ware auf Ihrem PC instal­lie­ren wol­len, wäh­len Sie Instal­lie­ren auf die­sem Rech­ner aus. Alter­na­tiv kön­nen Sie auch eine por­ta­ble Ver­si­on auf einem USB-Stick instal­lie­ren. Die­sen Stick kön­nen Sie dann auch an ande­ren PCs nut­zen. Im Fol­gen­den gehen wir davon aus, dass Sie MailS­to­re Home – wie die meis­ten Nut­zer – ganz nor­mal auf Ihrem Com­pu­ter installieren.
  4. Füh­ren Sie die eigent­li­che Instal­la­ti­on mit Instal­lie­ren aus und bestä­ti­gen Sie die Anfra­ge der Benut­zer­kon­ten­steue­rung mit Ja.
  5. Been­den Sie das Instal­la­ti­ons­pro­gramm mit Fer­tig­stel­len. Sofern Sie den Haken vor MailS­to­re Home star­ten nicht ent­fernt haben, öff­net sich das Pro­gramm nun auto­ma­tisch. Damit ist die Instal­la­ti­on von MailS­to­re Home been­det und Sie kön­nen das Pro­gramm nun dazu nut­zen, Ihre E‑Mails zu sichern.

Mails aus Web­diens­ten wie GMX, Web.de und Gmail sichern

Beim ers­ten Start von MailS­to­re Home öff­net sich das klei­ne Fens­ter Will­kom­men zu MailS­to­re Home. Dar­in kön­nen Sie fest­le­gen, ob die Soft­ware auto­ma­tisch nach Aktua­li­sie­run­gen suchen soll und ob sie anony­mi­sier­te Nut­zer­da­ten an den Her­stel­ler schi­cken darf. Mar­kie­ren Sie die gewünsch­ten Optio­nen und schlie­ßen Sie das Fens­ter dann mit einem Klick auf Fer­tig­stel­len.

E‑Mails von Web­diens­ten archivieren

Zum Archi­vie­ren von E‑Mails von Web­diens­ten, fol­gen Sie die­ser Anleitung:

  1. Kli­cken Sie im Haupt­fens­ter von MailS­to­re Home auf E‑Mails archi­vie­ren.
  2. Unter E‑Mail-Kon­to sehen Sie ein Ein­ga­be­feld, in das Sie Ihre E‑Mail-Adres­se ein­tip­pen kön­nen, zum Bei­spiel hans.mustermann@gmx.de.
  3. Bestä­ti­gen Sie dann mit Start. Die Soft­ware ver­sucht nun, die benö­tig­ten Ein­stel­lun­gen auto­ma­tisch zu erken­nen. Die Soft­ware ent­hält bereits alle not­wen­di­gen Vor­ein­stel­lun­gen, um die wich­tigs­ten Web­diens­te wie GMX, Web.de und Gmail auto­ma­tisch zu erken­nen und Ihre dar­in gespei­cher­ten E‑Mails her­un­ter­zu­la­den. Alle ande­ren Web­diens­te las­sen sich nut­zen, wenn sie die E‑Mail-Pro­to­kol­le POP3 (Post Office Pro­to­col 3) oder IMAP4 (Inter­net Mes­sa­ge Access Pro­to­col 4) unter­stüt­zen. Bei­de Pro­to­kol­le sind weit ver­brei­tet und die­nen dazu, E‑Mails von einem Ser­ver herunterzuladen.
  4. MailS­to­re Home for­dert Sie nun auf, das Pass­wort für Ihr Mail-Kon­to ein­zu­ge­ben. Die­ses wird benö­tigt, um auf das Mail-Kon­to zuzu­grei­fen und um Ihre E‑Mails her­un­ter­la­den zu können.
    5. Kli­cken Sie nach Ein­ga­be des Pass­worts auf OK. MailS­to­re Home ver­sucht nun, die rich­ti­gen Ein­stel­lun­gen zu erken­nen und ein­zu­rich­ten. Anschlie­ßend ist das Pro­gramm zur Archi­vie­rung Ihrer E‑Mails bereit.

Hin­weis: Wenn die auto­ma­ti­sche Erken­nung der Mail-Ein­stel­lun­gen nicht funk­tio­niert, dann keh­ren Sie zur Ein­ga­be des Pass­worts zurück und set­zen den Haken vor Manu­el­le Kon­fi­gu­ra­ti­on der Ser­ver­eins­tel­lun­gen. Geben Sie dann die Ser­ver-Ein­stel­lun­gen Ihres E‑Mail-Anbie­ters ein. Sie fin­den sie meist auf den Sup­port-Sei­ten des Anbie­ters oder über eine Suche bei Goog­le. Wenn es auch dann noch nicht klap­pen soll­te, lesen Sie die Hin­wei­se im neben­ste­hen­den Kasten.

Wenn der Zugriff auf Ihr Mail-Kon­to nicht funktioniert

Man­che Anbie­ter wie GMX sper­ren nach eini­ger Zeit aus Sicher­heits­grün­den auto­ma­tisch die Pro­to­kol­le POP3 und IMAP4, wenn Sie län­ge­re Zeit nur per Brow­ser auf Ihre Mails zugrei­fen. So soll ver­hin­dert wer­den, dass Unbe­fug­te unbe­merkt in Ihr Post­fach ein­drin­gen und Daten stehlen.

Bei GMX gehen Sie wie folgt vor, um den Zugriff zu aktivieren:

  1. Log­gen Sie sich mit einem Brow­ser in Ihr Mail-Kon­to ein. Kli­cken Sie dann auf dem Rei­ter E‑Mail unten links auf den Punkt Ein­stel­lun­gen.
  2. Wäh­len Sie anschlie­ßend den Link Zu den Ein­stel­lun­gen und danach POP3/IMAP4 Abruf aus.
  3. Set­zen Sie einen Haken vor E‑Mails per exter­nem Pro­gramm (Out­look, Thun­der­bird) ver­sen­den und emp­fan­gen und bestä­ti­gen Sie die Ände­rung mit Spei­chern. Ein klei­nes Fens­ter mit einer Sicher­heits­ab­fra­ge öff­net sich.
  4. Geben Sie den ange­zeig­ten Code ein und kli­cken Sie auf Spei­chern. Anschlie­ßend soll­te der Zugriff mit MailS­to­re Home auf Ihr GMX-Kon­to pro­blem­los funktionieren.

Mails aus lokal instal­lier­ten Pro­gram­men wie Thun­der­bird sichern

Wenn Sie auf Ihrem Com­pu­ter ein Mail-Pro­gramm wie Thun­der­bird oder Out­look nut­zen, um Ihre E‑Mails zu lesen, kann MailS­to­re Home direkt dar­auf zugrei­fen und die Ein­stel­lun­gen Ihres Mail-Anbie­ters über­neh­men. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Rufen Sie die Opti­on Start­sei­te in MailS­to­re Home auf und kli­cken Sie auf E‑Mails archi­vie­ren.
  2. Wäh­len Sie dann unter E‑Mail-Pro­gram­me die Soft­ware aus, die Sie ver­wen­den, also zum Bei­spiel Mozil­la Thun­der­bird. Das Fens­ter Mozil­la Thun­der­bird archi­vie­ren öff­net sich. Hin­ter Pro­fil wer­den nun alle Pro­fi­le ange­zeigt, die in Thun­der­bird ein­ge­rich­tet sind. In den meis­ten Fäl­len – und wenn Sie das Mail-Pro­gramm allei­ne nut­zen – ist es nur das Pro­fil default.
  3. Wäh­len Sie das ent­spre­chen­de Pro­fil aus und kli­cken Sie auf Wei­ter. Im fol­gen­den Dia­log kön­nen Sie fest­le­gen, wel­che E‑Mails Sie archi­vie­ren wollen.

Stan­dard­mä­ßig spei­chert MailS­to­re Home alle nor­ma­len E‑Mail-Ord­ner, aber nicht die spe­zi­el­len Ord­ner für Ent­wür­fe, Junk (hier lan­den vor allem Spam-Mails), Tem­pla­tes und den Papier­korb auf Ihrem PC. Zumin­dest die Ord­ner Ent­wür­fe und Papier­korb soll­ten Sie in der Regel aber trotz­dem mit in Ihr Archiv auf­neh­men, da sich dort wich­ti­ge Nach­rich­ten befin­den kön­nen, die Sie even­tu­ell spä­ter noch ein­mal benö­ti­gen. Kli­cken Sie dazu bei Ord­ner auf das Sym­bol mit den drei Punk­ten. Ent­fer­nen Sie dann den Haken vor Ent­wür­fe, Junk, Tem­pla­tes und Papier­korb immer aus­schlie­ßen. Bestä­ti­gen Sie mit OK.

Jetzt kön­nen Sie noch genau­er fest­le­gen, wel­che Ord­ner gesi­chert wer­den sol­len und wel­che nicht. Kli­cken Sie dazu im Fens­ter Ord­ner aus­wäh­len auf die Schalt­flä­che Hin­zu­fü­gen und mar­kie­ren Sie alle Ord­ner, die Sie ein­schlie­ßen bezie­hungs­wei­se aus­schlie­ßen wollen.

Zurück im Fens­ter Mozil­la Thun­der­bird archi­vie­ren haben Sie bei Fil­ter außer­dem die Mög­lich­keit, nur älte­re E‑Mails zu archi­vie­ren. Sobald Sie mit allen Ein­stel­lun­gen zufrie­den sind, kli­cken Sie auf Fer­tig­stel­len sowie OK, um sie zu spei­chern. MailS­to­re Home kann Ihre E‑Mails nun archivieren.

E‑Mails archi­vie­ren und nach alten Nach­rich­ten suchen

Nach­dem Sie in den vor­he­ri­gen Schrit­ten alles ein­ge­rich­tet haben, um Ihre E‑Mails zu sichern, kön­nen Sie nun die eigent­li­che Archi­vie­rung vor­neh­men. Im Haupt­fens­ter von MailS­to­re Home sehen Sie unter Pro­fi­le einen neu­en Ein­trag, der Ihre E‑Mail-Adres­se ent­hält. Kli­cken Sie dop­pelt dar­auf, um die Siche­rung zu starten.

MailS­to­re Home ruft nun den Ser­ver Ihres E‑Mail-Anbie­ters auf und beginnt damit, alle vor­han­de­nen Nach­rich­ten her­un­ter­zu­la­den und auf Ihrem PC zu spei­chern. Das dau­ert je nach Umfang und Geschwin­dig­keit der Inter­net­ver­bin­dung unter­schied­lich lan­ge. Beim Test mit einer VDSL-Ver­bin­dung benö­tig­te eine Siche­rung von etwa 5.000 E‑Mails unge­fähr fünf Minu­ten. Sobald sie abge­schlos­sen ist, kli­cken Sie auf Schlie­ßen. Eine Kopie all Ihrer E‑Mails befin­det sich nun sicher auf Ihrem eige­nen Computer.

Noch ein­fa­cher füh­ren Sie die­se zusätz­li­chen Siche­run­gen mit einer Ver­knüp­fung auf dem Desk­top durch. Kli­cken Sie dazu in MailS­to­re Home mit der rech­ten Maus­tas­te auf Ihr Pro­fil und wäh­len Sie Ver­knüp­fung auf Desk­top erstel­len aus. Bestä­ti­gen Sie den Vor­gang mit OK. Anschlie­ßend haben Sie auf Ihrem Desk­top eine neue Ver­knüp­fung, die den Namen Ihres Archi­vie­rungs­pro­fils trägt. Kli­cken Sie dop­pelt auf die­se Ver­knüp­fung, um eine Siche­rung aller hin­zu­ge­kom­men Mails durchzuführen.

E‑Mails expor­tie­ren

MailS­to­re Home bie­tet zusätz­lich die Mög­lich­keit, die in der Soft­ware gespei­cher­ten Nach­rich­ten in ein ande­res Mail-Pro­gramm zu expor­tie­ren. Rufen Sie dazu die Start­sei­te auf und kli­cken Sie auf E‑Mails expor­tie­ren. Kli­cken Sie dann unter Pro­fil erstel­len auf das Pro­gramm, in das Sie Ihre E‑Mails ein­fü­gen wol­len. In den nächs­ten Dia­lo­gen kön­nen Sie aus­wäh­len, wel­che Inhal­te Sie expor­tie­ren und ob Sie dabei ein neu­es Mail-Pro­fil erstel­len wol­len. Es ist auch mög­lich, die Nach­rich­ten in ein ande­res Web­mail-Kon­to ein­zu­fü­gen. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zum Export von Mails fin­den Sie auf den Hil­fe­sei­ten des Her­stel­lers.

Suchen nach bestimm­ten Mails

Mit dem Archi­vie­ren Ihrer E‑Mails allein ist es nicht getan. MailS­to­re Home bie­tet alle wesent­li­chen Funk­tio­nen, um wich­ti­ge Nach­rich­ten schnell wie­der auf­zu­fin­den. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. Geben Sie im Haupt­fens­ter des Pro­gramms oben links im Feld Schnell­su­che den gesuch­ten Begriff ein und drü­cken Sie die Eingabe-Taste.
  2. Kli­cken Sie danach dop­pelt auf eine der gefun­de­nen Nach­rich­ten, um sie in vol­ler Län­ge anzuzeigen.
  3. Die Schnell­su­che erfolgt über alle Ord­ner hin­weg und zeigt mög­li­cher­wei­se sehr vie­le Tref­fer an. Wenn Sie Ihre Suche statt­des­sen vor­her ein­gren­zen wol­len, kli­cken Sie in der lin­ken Leis­te auf E‑Mails suchen und schrän­ken im fol­gen­den Dia­log die Suche etwa auf bestimm­te Ord­ner ein.

Tipp: Zusätz­li­che Sicher­heit für Ihre E‑Mails erhal­ten Sie, wenn Sie Ihr Mail-Archiv noch ein­mal auf einer exter­nen Fest­plat­te oder einem USB-Stick sichern. Schlie­ßen Sie den exter­nen Daten­trä­ger an Ihren Com­pu­ter an und rufen Sie dann in MailS­to­re Home die Start­sei­te auf. Kli­cken Sie jetzt unter Schnell­zu­griff auf Daten­si­che­rung auf HDD/USB. Ein neu­es Fens­ter öff­net sich, in dem Sie den Spei­cher­ort für Ihre Daten­si­che­rung fest­le­gen kön­nen. Wäh­len Sie einen Ord­ner aus und bestä­ti­gen Sie mit OK. Unter Schnell­zu­griff fin­det sich zudem die Opti­on, ein Kenn­wort für MailS­to­re Home ein­zu­ge­ben. Dadurch ver­hin­dern Sie, dass jemand, der Zugriff auf Ihren PC hat, das Pro­gramm ohne Ihre Erlaub­nis öff­net und heim­lich in Ihren Mails stöbert.

E‑Mails für die Zukunft sichern

Auch in Zei­ten von Whats­App und Co. hat die E‑Mail nicht aus­ge­dient. Ihre Mails ent­hal­ten in der Regel zahl­rei­che uner­setz­li­che Infor­ma­tio­nen, die Sie gut schüt­zen soll­ten. Mit dem kos­ten­lo­sen Pro­gramm MailS­to­re Home rich­ten Sie mit nur wenig Auf­wand eine Siche­rungs­ko­pie Ihrer E‑Mails ein, die sich dann geschützt auf Ihrem eige­nen PC befin­det. Selbst wenn es zu einem Daten­ver­lust bei Ihrem E‑Mail-Anbie­ter kommt oder Sie Ihre Mail-Adres­se wech­seln, haben Sie wei­ter­hin vol­len Zugriff auf Ihre bis­he­ri­gen Mails und kön­nen so wich­ti­ge Nach­rich­ten schnell und sicher wie­der aufrufen.

Disclaimer Die OTTO (GmbH & Co KG) übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität, Vollständigkeit, Wirksamkeit und Unbedenklichkeit der auf updated.de zur Verfügung gestellten Informationen und Empfehlungen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die offiziellen Herstellervorgaben vorrangig vor allen anderen Informationen und Empfehlungen zu beachten sind und nur diese eine sichere und ordnungsgemäße Nutzung der jeweiligen Kaufgegenstände gewährleisten können.

Time to share:  Falls dir dieser Artikel gefallen hat, freuen wir uns!