Power­Point: Noti­zen ein­fü­gen, anzei­gen und drucken

Dem­nächst willst du einen Vor­trag hal­ten, aber du fühlst dich nicht ganz sicher. Fal­len dir im ent­schei­den­den Moment die Infor­ma­tio­nen ein, mit denen du die Gra­fi­ken und Tabel­len auf den Foli­en erklärst? Du willst kei­ne Kar­tei­kar­ten in die Hand neh­men, son­dern frei spre­chen. Mit den Noti­zen in Power­Point hast du einen digi­ta­len Spick­zet­tel vor Augen, der dem Publi­kum ver­bor­gen bleibt und auf den eigent­li­chen Foli­en nicht erscheint. UPDATED erklärt, wie du Noti­zen in Power­Point erstellst und verwendest.

• Noti­zen in Power­Point einfügen
• Noti­zen nach­träg­lich bearbeiten
• Noti­zen wäh­rend der Prä­sen­ta­ti­on anzei­gen und nutzen
• Noti­zen ein­fach ausdrucken
• Noti­zen wie­der löschen

Noti­zen in Power­Point einfügen

Die “unsicht­ba­ren” Spre­cher­no­ti­zen in Power­Point ste­hen in der Arbeits­an­sicht direkt unter den Foli­en. In die­se Fel­der gibst du dei­ne Anmer­kun­gen ein. Du kannst dort alles Mög­li­che fest­hal­ten: Gedächt­nis­stüt­zen, bestimm­te For­mu­lie­run­gen, Details, Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen oder auch eine Erin­ne­rung an die nächs­te Pause.

So fügst du Noti­zen in eine Prä­sen­ta­ti­on ein:

Hin­weis: Wir arbei­ten für die fol­gen­den Anlei­tun­gen mit Power­Point aus dem Office-365-Paket.

1. Öff­ne dei­ne Prä­sen­ta­ti­on in PowerPoint.
2. Unter­halb der aktu­ell aus­ge­wähl­ten Folie siehst du ein Feld mit dem Hin­weis Kli­cken Sie, um Noti­zen hin­zu­zu­fü­gen.
3. Wenn die­ses Noti­zen­feld nicht zu sehen ist, kli­cke auf den Rei­ter Ansicht in der Menüleiste.
4. Wäh­le dort im Bereich Anzei­gen die Schalt­flä­che Noti­zen aus. Das Noti­zen­feld wird eingeblendet.
5. Alter­na­tiv klickst du auf den Punkt Noti­zen in der Menü­leis­te ganz unten in PowerPoint.

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6. Rufe die Folie auf, zu der du Noti­zen hin­zu­fü­gen möch­test. Kli­cke in das Noti­zen­feld und schrei­be dei­nen Text hin­ein. Beschrän­ke dich am bes­ten auf Stich­punk­te und schrei­be kei­ne gan­zen Sät­ze auf, die du spä­ter schlecht lesen kannst.
7. Du kannst dei­ne Ein­ga­ben wie jeden Text for­ma­tie­ren. Kli­cke in der Menü­leis­te auf den Rei­ter Start und wäh­le zum Bei­spiel Auf­zäh­lungs­zei­chen, eine ande­re Schrift­art oder ‑far­be aus. Du kannst Wör­ter außer­dem fet­ten und kur­siv schreiben.
8. Spei­che­re dei­ne Prä­sen­ta­ti­on, indem du auf das Dis­ket­ten­sym­bol im roten Bereich ganz oben klickst. Die Noti­zen wer­den mitgesichert.

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Tipp: Ist dir das Noti­zen-Ein­ga­be­feld zu klein, fah­re mit dem Maus­zei­ger am obe­ren Rand ent­lang, bis ein zwei­sei­ti­ger Pfeil erscheint. Hal­te die lin­ke Maus­tas­te gedrückt und zie­he das Feld größer.

Noti­zen nach­träg­lich bearbeiten

Du kannst dei­ne Noti­zen nach dem Erstel­len pro­blem­los bear­bei­ten. Fällt dir zum Bei­spiel ein Feh­ler in dei­nen Anmer­kun­gen auf oder möch­test du noch einen Gedan­ken ergän­zen, rufst du die ent­spre­chen­de Folie in Power­Point auf. Kli­cke in das Noti­zen­feld dar­un­ter und kor­ri­gie­re oder erwei­te­re dei­ne Eingaben.

Die Noti­zen­fel­der kannst du belie­big ein- und aus­blen­den. Kli­cke dafür im Rei­ter Ansicht auf die Schalt­flä­che Noti­zen oder nut­ze den Noti­zen-But­ton in der Menü­leis­te ganz unten. Dei­ne Anmer­kun­gen sind dann zwar in der Arbeits­an­sicht nicht mehr zu sehen, blei­ben aber erhal­ten und wer­den dir wäh­rend der Vor­füh­rung dei­ner Prä­sen­ta­ti­on angezeigt.

Noti­zen wäh­rend der Prä­sen­ta­ti­on anzei­gen und nutzen

Dei­ne Noti­zen ver­wen­dest du wäh­rend der Prä­sen­ta­ti­on als Gedan­ken­stüt­ze oder für Zusatz­in­for­ma­tio­nen. Dazu zeigst du dei­ne Foli­en in der Refe­ren­ten­an­sicht. Das Publi­kum sieht dei­ne Anmer­kun­gen dabei nicht.

So stellst du die Refe­ren­ten­an­sicht ein:

1. Öff­ne die Prä­sen­ta­ti­on in PowerPoint.
2. Kli­cke in der Menü­leis­te auf den Rei­ter Bild­schirm­prä­sen­ta­ti­on und set­ze rechts im Bereich Bild­schir­me ein Häk­chen vor Refe­ren­ten­an­sicht.
3. Kli­cke auf Von Beginn an oder Ab aktu­el­ler Folie im sel­ben Rei­ter. Dei­ne Prä­sen­ta­ti­on öff­net sich im Vollbildmodus.
4. In der Refe­ren­ten­an­sicht gibt es ver­schie­de­ne zusätz­li­che Berei­che: Das, was die Zuschau­er über den ange­schlos­se­nen Bea­mer sehen, erscheint auf der gro­ßen Flä­che links. Rechts siehst du eine Vor­schau auf die nächs­te Folie. Dar­un­ter ste­hen dei­ne Noti­zen zur jeweils gera­de offe­nen Folie.

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5. Wenn du dei­nen Hilfs­text schlecht ent­zif­fern kannst, weil du zum Bei­spiel wei­ter weg vom Bild­schirm stehst, kannst du die Schrift ver­grö­ßern. Unter den Noti­zen steht zwei­mal der Buch­sta­be A. Klickst du auf den lin­ken, wer­den dei­ne Noti­zen grö­ßer, mit dem rech­ten ver­klei­nerst du sie wieder.

Tipp: Siehst du nur die nor­ma­le Prä­sen­ta­ti­ons­an­sicht ohne die Zusatz­be­rei­che der Refe­ren­ten­an­sicht, fah­re mit dem Maus­zei­ger in die unte­re lin­ke Ecke. Ver­schie­de­ne Sym­bo­le erschei­nen, kli­cke auf die drei Punk­te und im Menü anschlie­ßend auf Refe­ren­ten­an­sicht anzei­gen.

Noti­zen ein­fach ausdrucken

Dei­ne Anmer­kun­gen kannst du gesam­melt mit oder ohne die dazu­ge­hö­ri­gen Foli­en aus­dru­cken oder als PDF spei­chern. So kannst du sie spä­ter erneut ver­wen­den, etwa, wenn du ein Pro­to­koll zu dei­nem Vor­trag erstel­len sollst.

Um die Prä­sen­ta­ti­on inklu­si­ve Foli­en zu dru­cken, gehst du fol­gen­den Weg:

1. Öff­ne dei­ne Prä­sen­ta­ti­on und kli­cke auf den Rei­ter Datei in der Menüleiste.
2. Wäh­le den Punkt Dru­cken aus. Im Bereich rechts fin­dest du anschlie­ßend diver­se Optio­nen. Unter den Ein­stel­lun­gen ist der Punkt Ganz­sei­ti­ge Foli­en vor­ein­ge­stellt. Kli­cke auf das Feld und wäh­le unter Druck­lay­out den Punkt Noti­zen­sei­ten aus.

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3. Im Bereich rechts davon siehst du nun eine Vor­schau der Druck­an­sicht: Oben steht die ein­zel­ne Folie, dar­un­ter fol­gen die dazu­ge­hö­ri­gen Noti­zen. Hast du zu einer Folie kei­ne Anmer­kun­gen gemacht, bleibt der unte­re Bereich leer.
4. Nun kannst du ent­we­der die gesam­te Prä­sen­ta­ti­on aus­dru­cken oder im Feld neben Foli­en bestimm­te Sei­ten ein­ge­ben, die du dru­cken möchtest.
5. Im Feld Dru­cker wei­ter oben stellst du den gewünsch­ten Dru­cker ein.
6. Star­te den Aus­druck mit der Schalt­flä­che Dru­cken ganz oben.

Tipp: Hast du ein PDF-Pro­gramm instal­liert, zum Bei­spiel “Micro­soft print to PDF”, kannst du in Schritt 5 die­ses statt des Dru­ckers ein­stel­len, sodass dei­ne Prä­sen­ta­ti­on inklu­si­ve Noti­zen als PDF gespei­chert wird.

Alter­na­tiv kannst du dei­ne Noti­zen ohne die dazu­ge­hö­ri­gen Foli­en aus­dru­cken:

1. Öff­ne dei­ne Prä­sen­ta­ti­on in Power­Point und kli­cke auf den Rei­ter Ansicht. Dort wählst du im Bereich Prä­sen­ta­ti­ons­an­sich­ten den Punkt Noti­zen­sei­te.
2. Nun löschst du auf jeder Folie die Minia­tur­an­sicht der Folie oben, indem du dar­auf klickst und die Entf-Tas­te drückst. Kei­ne Sor­ge: Damit ent­fernst du nicht die Folie an sich, nur die Minia­tur­vor­schau in die­ser Ansicht.

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3. Mache das mit allen Noti­zen­sei­ten, die du ohne Folie dru­cken möchtest.
4. Zum Schluss klickst du auf den Rei­ter Datei im Menü und gehst zu Dru­cken.
5. Auf der nächs­ten Sei­te klickst du im Bereich Ein­stel­lun­gen auf das ers­te Auf­klapp­me­nü unter Foli­en (in der Regel ist hier Ganz­sei­ti­ge Foli­en vor­ein­ge­stellt). Wäh­le im Auf­klapp­me­nü Noti­zen­sei­ten aus.
6. Du siehst eine Vor­schau der zu dru­cken­den Sei­ten: Die Folie ist ver­schwun­den, es erschei­nen nur dei­ne zuge­hö­ri­gen Notizen.
7. Wäh­le ggf. ein­zel­ne Sei­ten im Feld neben Foli­en aus und dru­cke dei­ne Prä­sen­ta­ti­ons­no­ti­zen über die Schalt­flä­che Dru­cken aus.

Du hast noch eine drit­te Mög­lich­keit zum Aus­dru­cken dei­ner Power­Point-Noti­zen. Du kannst dei­ne Prä­sen­ta­ti­on mit­samt der Noti­zen als Hand­out an die Zuhö­rer aus­ge­ben. Dazu ist es sinn­voll, die Druck­sei­ten vor­her zu formatieren:

1. Gehe in der geöff­ne­ten Prä­sen­ta­ti­on im Menü zum Rei­ter Ansicht. Kli­cke im Bereich Mas­ter­an­sich­ten auf Noti­zen­mas­ter.
2. Es öff­net sich eine Vor­la­ge für dein Hand­out, das einen Platz­hal­ter für die Folie und die zuge­hö­ri­gen Noti­zen auf jeder Sei­te ent­hält. Zusätz­lich kannst du über Hin­ter­grund­for­ma­te die Hin­ter­grund­far­be anpas­sen und bei Bedarf Kopf­zei­le und Fuß­zei­le sowie ein Datum ergän­zen.

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3. Klickst du im Noti­zen­mas­ter auf den Rei­ter Ein­fü­gen, kannst du über die ent­spre­chen­den Fel­der auch Bil­der oder For­men einfügen.
4. Bist du fer­tig, klickst du im Rei­ter Noti­zen­mas­ter auf Mas­ter­an­sicht schlie­ßen.
5. Keh­re über Ansicht > Nor­mal zurück zur Stan­dard­dar­stel­lung von PowerPoint.
6. Hier siehst du die Anpas­sun­gen, die du gera­de vor­ge­nom­men hast, noch nicht. Sie wer­den erst sicht­bar, wenn du dei­ne Prä­sen­ta­ti­on inklu­si­ve Noti­zen ausdruckst.
7. Kli­cke dazu in der Menü­leis­te auf Datei und wäh­le Dru­cken. Öff­ne im Bereich Ein­stel­lun­gen das ers­te Auf­klapp­me­nü unter­halb von Foli­en. Wäh­le hier Noti­zen­sei­ten aus.
8. Wäh­le ggf. bestimm­te Sei­ten aus oder schi­cke die gesam­te Prä­sen­ta­ti­on in den Druck, indem du auf Dru­cken klickst.

Noti­zen wie­der löschen

Wenn du dei­ne Prä­sen­ta­ti­on einem Kol­le­gen oder dei­nem Chef wei­ter­gibst, willst du womög­lich nicht, dass er dei­ne Noti­zen sieht. Du kannst sie ent­we­der ein­zeln oder alle auf ein­mal löschen.

Möch­test du nur bestimm­te Anmer­kun­gen ent­fer­nen, öff­ne dei­ne Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on, rufe die ent­spre­chen­de Folie auf und lösche dei­ne Ein­ga­ben im Notizenfeld.

Alter­na­tiv ent­fernst du alle Noti­zen auf einmal:

1. Kli­cke dazu in der geöff­ne­ten Prä­sen­ta­ti­on auf den Rei­ter Datei.
2. Auf der fol­gen­den Sei­te steht rechts der gro­ße Bereich Infor­ma­tio­nen. Kli­cke dort auf die Schalt­flä­che Auf Pro­ble­me über­prü­fen und im Kon­text­me­nü auf Doku­ment prü­fen.
3. In einem Pop-up-Fens­ter erscheint eine Lis­te. Ganz unten ste­hen die Prä­sen­ta­ti­ons­no­ti­zen. Ach­te dar­auf, dass dort ein Häk­chen gesetzt ist, und ent­fer­ne alle ande­ren Häk­chen. Bestä­ti­ge mit Klick auf Prü­fen.

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4. Im nächs­ten Fens­ter infor­miert dich Power­Point dar­über, dass Prä­sen­ta­ti­ons­no­ti­zen gefun­den wur­den. Dahin­ter steht das Feld Alle ent­fer­nen. Klickst du dar­auf, wer­den alle Noti­zen in dei­ner Prä­sen­ta­ti­on auf ein­mal gelöscht.

Power­Point-Noti­zen erleich­tern die Präsentation

Die Spre­cher­no­ti­zen in Power­Point sind hilf­reich, damit du dei­nen Vor­trag oder dein Refe­rat frei hal­ten kannst. Du hältst damit Anmer­kun­gen, Details oder Zusatz­in­for­ma­tio­nen zur jewei­li­gen Folie fest. Wäh­rend du dei­ne Prä­sen­ta­ti­on vor­führst, erschei­nen die Noti­zen auf dei­nem Bild­schirm, die Zuschau­er sehen sie aber nicht. Die­se Noti­zen kannst du spä­ter mit und ohne dazu­ge­hö­ri­ge Foli­en aus­dru­cken und am Ende auch wie­der löschen.