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Libre­Of­fice: Seri­en­brief erstel­len – so funktioniert‘s

Gilt es, viele Empfänger zu erreichen, spart das Serienbrief-Feature in LibreOffice Mühe und Zeit.

Du planst ein Event. Damit dei­ne Gäs­te die Infos schrift­lich haben, möch­test du sie anschrei­ben. Die Gra­tis-Soft­ware Libre­Of­fice bie­tet dafür genau das rich­ti­ge Fea­ture: den Seri­en­brief. Damit kannst du ein und den­sel­ben Brief an belie­big vie­le Emp­fän­ger adres­sie­ren – und das ohne jeden Brief ein­zeln anzu­le­gen. UPDATED erklärt Schritt für Schritt, wie es funk­tio­niert und wor­auf du ach­ten solltest.

Wel­che Ele­men­te brau­che ich für einen Seri­en­brief in LibreOffice?

Hin­weis: Wir arbei­ten für die­sen Rat­ge­ber mit Libre Office 6.2.2.2.

Um einen Seri­en­brief zu erstel­len, benö­tigst du drei Dateien:

  • Haupt­do­ku­ment
  • Daten­quel­le
  • Seri­en­brief

Im Haupt­do­ku­ment ent­steht der Text, der via Seri­en­brief an ver­schie­de­ne Emp­fän­ger gehen soll. In unse­rem Bei­spiel han­delt es sich um eine kur­ze Ein­la­dung zu einer Jubi­lä­ums­fei­er. In dem Doku­ment wer­den Seri­en­druck­fel­der ange­legt, in denen spä­ter die Adress­da­ten aus einer exter­nen Daten­quel­le erscheinen.

In der Daten­quel­le ste­hen die benö­tig­ten Adress­da­ten. Wir legen für unser Bei­spiel mit­hil­fe des Seri­en­brief-Assis­ten­ten eine Excel-Datei als Daten­quel­le an. Du kannst aber auch eine bestehen­de Excel- oder zum Bei­spiel auch CSV-Datei verwenden.

Der Seri­en­brief ist das Haupt­do­ku­ment inklu­si­ve der Daten aus der ver­knüpf­ten Daten­quel­le. Er ent­hält also alle fer­ti­gen Ein­zel­brie­fe. Du kannst die Datei aus­dru­cken oder in ein wei­te­res Doku­ment ausgeben.

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Seri­en­brief-Assis­ten­ten starten

Der Seri­en­brief-Assis­tent von Libre­Of­fice führt dich Schritt für Schritt zum fer­ti­gen Seri­en­brief. So star­test du ihn:

  1. Öff­ne Libre­Of­fice. Gib dafür links unten in die Ein­ga­be­leis­te neben dem Win­dows-Sym­bol Libre­Of­fice ein und kli­cke auf das Such­ergeb­nis Libre­Of­fice Wri­ter.
  2. Kli­cke oben im Men­ü­band auf Extras. Kli­cke im Kon­text­me­nü auf Seri­en­brief-Assis­tent.
  3. Das Fens­ter Seri­en­brief-Assis­tent öff­net sich. Falls noch nicht mar­kiert, kli­cke oben links in den Kreis neben Aktu­el­les Doku­ment ver­wen­den, um die­se Opti­on aus­zu­wäh­len. Kli­cke anschlie­ßend auf Wei­ter.
  4. Akti­vie­re im neu­en Fens­ter oben die Opti­on Brief. Kli­cke unten erneut auf Wei­ter.

In den nächs­ten Schrit­ten geht es um die Emp­fän­ger­da­ten für den Serienbrief.

Wie kann ich eine neue Emp­fän­ger­lis­te mit Kon­takt­da­ten erstellen?

Wie kann ich eine bestehen­de Adress­lis­te verwenden?

Du hast bereits eine Adress­lis­te im Excel-For­mat? Mit die­sen Schrit­ten kannst du sie für dei­nen Seri­en­brief verwenden:

  1. Kli­cke im Fens­ter Seri­en­brief-Assis­tent im Schritt Adress­block ein­fü­gen oben rechts auf Adres­sen­lis­te aus­wäh­len.
  2. Das Fens­ter Emp­fän­ger­lis­te aus­wäh­len öff­net sich. Kli­cke rechts auf Hin­zu­fü­gen. Ein Fens­ter des Win­dows-Explo­rers öff­net sich.
  3. Navi­gie­re zu der gesuch­ten Adress­da­tei und kli­cke auf Öff­nen.
  4. Im Fens­ter Emp­fän­ger­lis­te aus­wäh­len ist dei­ne Adress­da­tei nun blau hin­ter­legt. Kli­cke auf OK, um sie als Daten­quel­le festzulegen.
  5. Du bist zurück im Fens­ter Seri­en­brief-Assis­tent. Kli­cke auf Fel­der zuord­nen.
  6. Ord­ne im neu­en Fens­ter die bestehen­den Fel­der der Excel-Tabel­le den Adress­ele­men­ten im Seri­en­brief zu. Öff­ne dazu jeweils das Drop-down-Menü in der Spal­te Zuord­nung zu Feld und wäh­le die pas­sen­de Opti­on aus.
  7. Kli­cke abschlie­ßend auf OK.

Tipp: Die Zuord­nung funk­tio­niert am bes­ten, wenn dei­ne Daten­quel­le in Zei­le 1 die Über­schrif­ten für die ein­zel­nen Adress­bau­stei­ne anzeigt, idea­ler­wei­se: Anre­de, Vor­na­me, Nach­na­me, Stra­ße, Post­leit­zahl und Stadt.

Wenn du kei­ne bereits bestehen­de Datei mit Kon­takt­da­ten hast, kannst du direkt in Libre­Of­fice eine neue erstel­len. So gehst du vor:

  1. Nach Schritt 4 im vori­gen Abschnitt hat sich ein neu­es Fens­ter im Seri­en­brief-Assis­ten­ten geöff­net. Kli­cken oben rechts auf Adres­sen­lis­te aus­wäh­len.
  2. Das Fens­ter Emp­fän­ger­lis­te aus­wäh­len öff­net sich. Kli­cke rechts auf Erstel­len.
  3. Das Fens­ter Neue Adres­sen­lis­te öff­net sich. Vor der Ein­ga­be kannst du die Fel­der nach dei­nen Wün­schen anpas­sen – zum Bei­spiel wenn du zusätz­li­che Fel­der benö­tigst oder vor­ein­ge­stell­te löschen möch­test. Kli­cke dafür rechts auf Anpas­sen.
  4. Das Fens­ter Adres­sen­lis­te anpas­sen öff­net sich. In den meis­ten Fäl­len wird die Adress­zei­le 2 nicht benö­tigt. Kli­cke dar­auf und dann rechts auf Löschen.
  5. Lösche auf die­sel­be Art sämt­li­che nicht benö­tig­ten Fel­der. Wir löschen für unser Bei­spiel alle Fel­der außer Anre­de, Vor­na­me, Name, Adress­zei­le 1, Stadt, PLZ und Geschlecht. Bestä­ti­ge mit OK.
  6. Das Fens­ter Neue Adres­sen­lis­te öff­net sich. Tra­ge die Daten für den ers­ten Emp­fän­ger ein. Gib beim Feld Geschlecht ein W für weib­lich oder M für männ­lich ein.
  7. Kli­cke auf Neu, um zu spei­chern und den nächs­ten Daten­satz einzugeben.
  8. Die Adress­fel­der wer­den geleert. Tra­ge den nächs­ten Daten­satz ein und wie­der­ho­le dies für sämt­li­che wei­te­ren Empfänger.
  9. Hast du den letz­ten Daten­satz ein­ge­tra­gen, kli­cke statt auf Neu dies­mal auf OK. Ein Win­dows-Explo­rer-Fens­ter öff­net sich. Navi­gie­re zu dem Ord­ner, den du als Spei­cher­ort für dei­ne Emp­fän­ger­lis­te nut­zen willst. Benen­ne die Datei (Ach­tung: Ach­te dar­auf, dass der Datei­na­me kei­ne Leer­zei­chen ent­hält – das kann in Libre­Of­fice teil­wei­se zu Pro­ble­men füh­ren) und kli­cke auf Spei­chern.
  10. Die Datei wird nun im Fens­ter Emp­fän­ger­lis­te aus­wäh­len blau hin­ter­legt ange­zeigt. Kli­cke unten auf OK, um die Lis­te für dei­nen Seri­en­brief auszuwählen.

So fügst du den Adress­block ein

Nun fügst du den Adress­block ein, in dem die ver­schie­de­nen Emp­fän­ger­da­ten dei­nes Seri­en­briefs erschei­nen werden:

  1. Du befin­dest dich nach Erstel­lung und Aus­wahl dei­ner Adres­sen­lis­te wie­der im Fens­ter Seri­en­brief-Assis­tent. Falls nicht mar­kiert, set­ze einen Haken links neben Die­ses Doku­ment soll einen Adress­block ent­hal­ten.
  2. Das­sel­be gilt für das Kon­troll­käst­chen neben Zei­len aus lee­ren Fel­dern unter­drü­cken.
  3. Über­prü­fe unten, ob die Emp­fän­ger­da­ten kor­rekt dar­ge­stellt wer­den. Blät­te­re mit­hil­fe der Pfeil­tas­ten unter­halb des Vor­schau­fel­des durch die ein­zel­nen Daten­sät­ze und über­prü­fe sie eben­falls. Kli­cke auf Wei­ter.
  4. Soll­te etwas nicht rich­tig dar­ge­stellt sein, kli­cke auf Fel­der zuord­nen, ände­re die Zuord­nun­gen der Fel­der, bestä­ti­ge mit OK und kli­cke dann auf Wei­ter.

So erstellst du die Anrede

Das neue Fens­ter im Seri­en­brief-Assis­ten­ten bie­tet ver­schie­de­ne Vari­an­ten der Anre­de. So nimmst du die Ein­stel­lun­gen vor:

  1. Falls noch nicht mar­kiert, akti­vie­re das Kon­troll­käst­chen links neben Eine Brief­an­re­de in das Doku­ment ein­fü­gen.
  2. Unter Adress­lis­ten­wert für einen weib­li­chen Emp­fän­ger soll­te neben Spal­ten­ti­tel der Ein­trag Geschlecht ste­hen. Wenn nicht, wäh­le den Ein­trag über das zuge­hö­ri­ge Drop-down-Menü aus.
  3. Tip­pe neben Feld­in­halt ein W ein.
  4. Kon­trol­lie­re unten in der Vor­schau mit­hil­fe der Pfeil­tas­ten, ob die Anre­de bei allen Kon­tak­ten kor­rekt ist. Wenn ja, kli­cke auf Wei­ter.

So legst du die Posi­ti­on der Inhal­te fest

Das neue Fens­ter im Seri­en­brief-Assis­ten­ten lässt dich das Lay­out anpas­sen. Hier legst du also fest, an wel­cher Posi­ti­on Adress­block und Brief­an­re­de erschei­nen wer­den. Die­se Schrit­te sind nötig:

  1. Im obe­ren Bereich legst du fest, wel­chen Abstand vom obe­ren Blatt­rand der Adress­block haben sein soll. Den ent­spre­chen­den Wert kannst du ent­we­der direkt ein­ge­ben oder mit­hil­fe der Pfei­le einstellen.
  2. Wenn du den Haken im Kon­troll­käst­chen neben Am Text aus­rich­ten ent­fernst, kannst du den Abstand des Adress­blocks zum lin­ken Papier­rand eben­falls frei bestimmen.
  3. Unter Brief­an­re­de-Posi­ti­on kannst du über Oben und Unten die Posi­ti­on der Brief­an­re­de ver­än­dern. Bist du mit dem Lay­out zufrie­den, kli­cke auf Fer­tig­stel­len.
  4. Nun wird das Seri­en­brief-Doku­ment inklu­si­ve der ange­leg­ten Fel­der angezeigt.

Seri­en­brief schrei­ben, ändern und kontrollieren

Die Dar­stel­lung des Seri­en­briefs ist in die­sem Sta­di­um ein wenig über­ra­schend: Die Brief­an­re­de wird in allen Varia­tio­nen ange­zeigt. Lass dich dadurch nicht verunsichern.

Gehe so vor, um den Seri­en­brief zu schrei­ben, zu ändern und fertigzustellen:

  1. Tip­pe den Text ein, der im Seri­en­brief erschei­nen soll. For­ma­tie­re ihn nach dei­nen Wün­schen. In unse­rem Bei­spiel mar­kie­ren wir eini­ge Daten fett.
  2. Kli­cke oben in der Menü­leis­te neben Emp­fän­ger aus­schlie­ßen auf das Sym­bol für Indi­vi­du­el­les Doku­ment bear­bei­ten (zwei lee­re Sei­ten und ein Stift).
  3. Ein neu­es Doku­ment öff­net sich, in dem alle Brie­fe mit ihren ver­schie­de­nen Emp­fän­gern ange­zeigt wer­den. In der Regel nimmt jeder Brief eine eige­ne Sei­te ein. Scrol­le nach unten, um jeden ein­zel­nen Brief zu kontrollieren.
  4. Ist alles in Ord­nung, gehe zurück zu dei­nem Seri­en­brief-Doku­ment (das mit den Text­fel­dern), das par­al­lel noch in Libre­Of­fice offen ist.

Wie kann ich den Seri­en­brief spei­chern und drucken?

Anschlie­ßend kannst du dei­nen Seri­en­brief spei­chern und bei Bedarf direkt dru­cken. Die­se Schrit­te füh­ren zum Ziel:

  1. Kli­cke oben auf das Sym­bol für Seri­en­brief­do­ku­ment spei­chern (zwei lee­re Sei­ten und ein Disketten-Symbol).
  2. Das Fens­ter Seri­en­brief­do­ku­ment spei­chern öff­net sich. Mar­kie­re hier die Opti­on Als ein gro­ßes Doku­ment spei­chern und bestä­ti­ge mit Doku­men­te spei­chern.
  3. Der Win­dows-Explo­rer öff­net sich. Navi­gie­re zum Spei­cher­ort dei­ner Wahl, tip­pe einen Titel für das Doku­ment ein und kli­cke auf Spei­chern.
  4. Kli­cke nun oben auf das Sym­bol für Seri­en­brief­do­ku­ment dru­cken (zwei lee­re Blät­ter und ein Drucker-Symbol).
  5. Das Fens­ter Seri­en­brief­do­ku­ment dru­cken öff­net sich. Wäh­le den Dru­cker aus und kli­cke unten auf Doku­men­te dru­cken.

Seri­en­brief in Libre­Of­fice: Mit wenig Auf­wand viel Zeit sparen

Ob Ein­la­dun­gen oder Info­brie­fe: Willst du vie­le Emp­fän­ger mit ein und dem­sel­ben Text anschrei­ben, ist in Libre­Of­fice das Seri­en­brief-Fea­ture beson­ders hilf­reich. Der Auf­wand hält sich in Gren­zen – selbst Anfän­ger kom­men dank des Seri­en­brief-Assis­ten­ten schnell zum Ziel. Die Adres­sen der ein­zel­nen Emp­fän­ger kannst du ent­we­der selbst per Hand ein­ge­ben oder eine vor­han­de­ne Adres­sen­lis­te nut­zen, etwa eine Excel-Tabel­le. Ist die Arbeit mit dem Assis­ten­ten abge­schlos­sen, brauchst du nur noch den eigent­li­chen Brieftext zu schrei­ben, den Seri­en­brief aus­zu­dru­cken und an sei­ne Emp­fän­ger zu versenden.

 

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