Du planst ein grö­ße­res Event, für das du vie­le Ein­la­dun­gen ver­schi­cken möch­test. Die Schrei­ben dafür willst du in Word 2010 erstel­len. Dein Glück, dass das Pro­gramm eine Seri­en­brief-Funk­ti­on an Bord hat: Das Fea­ture spart viel Zeit, da es die ver­schie­de­nen Adres­sen auto­ma­ti­siert mit dei­nem Ein­la­dungs­text ver­bin­det. UPDATED zeigt, wie du Schritt für Schritt den Seri­en­brief anle­gen, kon­trol­lie­ren und erstel­len kannst.

Adress­da­tei für den Seri­en­brief in Excel erstel­len

Wenn du in Word einen Seri­en­brief erstel­len willst, brauchst du zwei Datei­en: Zum einen die Adress­da­tei mit den indi­vi­du­el­len Infor­ma­tio­nen, die sich je nach Emp­fän­ger unter­schei­den.

Zum ande­ren den eigent­li­chen Brief mit dem Text, der für alle Emp­fän­ger gleich ist. Hier wer­den an den Stel­len, an denen die indi­vi­du­el­len Infor­ma­tio­nen ein­ge­fügt wer­den, Platz­hal­ter ein­ge­setzt. Die­se wer­den als Fel­der bezeich­net.

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Wenn der Seri­en­brief erstellt wird, wer­den die­se Fel­der durch die Inhal­te aus der Adress­da­tei ersetzt. Die indi­vi­du­el­len Infor­ma­tio­nen eines Brie­fes sind übli­cher­wei­se die Anschrift und eine per­sön­li­che Begrü­ßung des Emp­fän­gers.

Die Adress­da­tei kannst du in Excel erstel­len. Gehe in die­sen Schrit­ten vor:

  1. Öff­ne Excel 2010 mit einem Dop­pel­klick auf das Pro­gramm-Sym­bol.
  2. Gib in die ers­te Zei­le die Namen der Fel­der ein, die du ver­wen­den willst. In unse­rem Bei­spiel Anre­de, Nach­na­me, Stra­ße, PLZ und Ort.
  3. Gib in den wei­te­ren Zei­len die ent­spre­chen­den Infor­ma­tio­nen für den jewei­li­gen Emp­fän­ger dei­nes Seri­en­briefs ein.
  4. Füh­re einen Rechtsklick auf dem Rei­ter Tabelle1 links unten aus.
  5. Kli­cke im Kon­text­me­nü auf Umbe­nen­nen. Der Rei­ter wird nun schwarz hin­ter­legt ange­zeigt und du kannst die Tabel­le mit dei­ner per­sön­li­chen Bezeich­nung benen­nen. In unse­rem Bei­spiel Adres­sen­Ein­la­dungGa­la.
  6. Kli­cke oben links auf den Rei­ter Datei, dann auf Spei­chern unter. Ein Fens­ter öff­net sich.
  7. Ver­gib einen Datei­na­men, wäh­le den Ord­ner, in dem du die Datei able­gen willst, und kli­cke rechts unten auf Spei­chern.
  8. Schlie­ße Excel mit einem Klick auf das X rechts oben.

Dar­auf soll­test du beim Schrei­ben des Brie­fes ach­ten

Erstel­le den Brieftext in Word. Las­se dabei die indi­vi­du­el­len Anga­ben wie Anschrift und Begrü­ßung zunächst weg. Ist der Text fer­tig, könn­te er so wie in unse­rem Bei­spiel aus­se­hen:

So ver­bin­dest du Brief und Adress­da­tei

Nach­dem Adress- und Text­da­tei vor­be­rei­tet sind, wer­den sie für den Seri­en­brief mit­ein­an­der ver­bun­den. So geht’s:

  1. Kli­cke in der Wor­d­da­tei oben auf den Rei­ter Sen­dun­gen.
  2. Kli­cke auf Emp­fän­ger aus­wäh­len und im Kon­text­me­nü auf Vor­han­de­ne Lis­te ver­wen­den.
  3. Es öff­net sich das Fens­ter Daten­quel­le aus­wäh­len. Navi­gie­re in den Ord­ner, in dem die Excel-Adress­da­tei liegt. Öff­ne sie mit einem Dop­pel­klick.
  4. Es öff­net sich das Fens­ter Tabel­le aus­wäh­len. Ach­te dar­auf, dass links unten ein Haken neben Ers­te Daten­rei­he ent­hält Spal­ten­über­schrif­ten gesetzt ist.
  5. Wäh­le die Tabel­le mit den Adress­in­for­ma­tio­nen und kli­cke auf OK.
  6. In der Word-Datei sind nun neue Optio­nen im Menü des Rei­ters Sen­dun­gen zu sehen.
  7. Sobald du auf einen Feld­na­men in die­sem Menü klickst, wird das Feld genau dort in der Word-Datei ein­ge­fügt, an der sich der Cur­sor befin­det.
  8. Posi­tio­nie­re den Cur­sor in dei­nem Brief an der Stel­le, an der das ent­spre­chen­de Feld aus der Adress­da­tei ein­ge­fügt wer­den soll.
  9. Kli­cke oben in der Mit­te auf die Opti­on Seri­en­druck­feld ein­fü­gen. Es öff­net sich ein Menü, in dem jedes der Fel­der ange­zeigt wird, die du in der ers­ten Zei­le der Excel-Adress­da­tei ange­legt hast.
  10. Kli­cke auf das gewünsch­te Feld.
  11. Gehe so für alle Fel­der vor, die du ver­wen­den möch­test.
  12. Füge gege­be­nen­falls Leer­zei­chen zwi­schen den ein­ge­füg­ten Fel­dern ein.
  13. Du kannst die Fel­der im Text jeder­zeit ver­schie­ben oder for­ma­tie­ren (z.B. Fett­druck oder Schrift­art).

So sieht nun das Doku­ment in unse­rem Bei­spiel aus:

So lässt du dir eine Vor­schau anzei­gen

Bist du mit dei­nem Doku­ment fer­tig, kannst du dir das Ergeb­nis anse­hen, bevor du den eigent­li­chen Seri­en­brief erzeugst.

  1. Kli­cke dafür im Rei­ter Sen­dun­gen auf Vor­schau Ergeb­nis­se.
  2. Die Opti­on ist so lan­ge akti­viert, wie Vor­schau Ergeb­nis­se oran­ge hin­ter­legt ist.
  3. Nun kannst du zwi­schen sämt­li­chen ein­zel­nen Brie­fen wech­seln, indem du über die blau­en Pfeil­tas­ten neben Vor­schau Ergeb­nis­se navi­gierst.
  4. Du kannst in den Bear­bei­tungs­mo­dus zurück­keh­ren, indem du erneut auf Vor­schau Ergeb­nis­se klickst.

So erstellst du den Seri­en­brief

Hast du dein Doku­ment geprüft und bist mit dei­nem Ergeb­nis zufrie­den? Dann kannst du nun den Seri­en­brief erstel­len:

  1. Kli­cke im Menü des Rei­ters Sen­dun­gen ganz rechts auf Fer­tig stel­len und zusam­men­füh­ren.
  2. Dir ste­hen drei Optio­nen zur Aus­wahl: Ein­zel­ne Doku­men­te bear­bei­ten…, Doku­men­te dru­cken… und E‑Mail-Nach­rich­ten sen­den…
  3. Unter Ein­zel­ne Doku­men­te bear­bei­ten… wird eine Aus­wahl oder alle fer­ti­gen Seri­en­brie­fe in einem neu­en Word-Doku­ment geöff­net. Du kannst sie nun ein­zeln bear­bei­ten, spei­chern oder dru­cken.
  4. Unter Doku­men­te dru­cken… druckst du eine Aus­wahl oder alle Seri­en­brie­fe aus.
  5. Unter E‑Mail-Nach­rich­ten sen­den… sen­dest du eine Aus­wahl oder alle Seri­en­brief per E‑Mail.

Seri­en­brief anle­gen und erstel­len unter Win­dows 10: Ein­fach und schnell

Wer ein bestimm­tes Schrift­stück, z.B. eine Ein­la­dung, an vie­le Per­so­nen sen­den will, sieht sich je nach Anzahl der Emp­fän­ger einem Berg von Arbeit gegen­über: In jedem ein­zel­nen Doku­ment Infor­ma­tio­nen wie Adres­se oder Anre­de ein­tra­gen – alles ande­re als eine ver­lo­cken­de Auf­ga­be.

Mit dem Seri­en­brief-Fea­ture bie­tet Word 2010 eine exzel­len­te Mög­lich­keit, sich die Arbeit sehr viel ein­fa­cher zu machen. Dabei ist die Funk­ti­on so über­sicht­lich und unkom­pli­ziert gestal­tet, dass die Schrit­te vom Anle­gen bis zum Erstel­len der Seri­en­brie­fe im Nu gemacht sind.

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