Du sollst im Job eine Prä­sen­ta­ti­on vor­be­rei­ten, die einen kom­ple­xen Pro­zess dar­stellt – zum Bei­spiel bestimm­te Hier­ar­chien oder den Ablauf eines umfang­rei­chen Work­flows. Für eine sol­che bild­li­che Dar­stel­lung bie­ten sich soge­nann­te Fluss­dia­gram­me an. Aber was kann eine sol­che Gra­fik über­haupt leis­ten und wie lässt sich ein Fluss­dia­gramm in Word erstel­len? UPDATED zeigt Schritt für Schritt, wie es funk­tio­niert und wor­auf du ach­ten soll­test.

Was ist ein Fluss­dia­gramm und wozu ist es gut?

In einem Fluss­dia­gramm wird eine Abfol­ge von Schrit­ten in einer Auf­ga­be, einem Pro­zess oder Pro­jekt dar­ge­stellt. Dabei kann das Lay­out des jewei­li­gen Fluss­dia­gramms sehr unter­schied­lich aus­se­hen. So kön­nen sich etwa Struk­tur, Far­be, For­men oder zusätz­li­che bild­li­che Dar­stel­lun­gen unter­schei­den.

Fluss­dia­gram­me ver­an­schau­li­chen ins­be­son­de­re bei kom­ple­xen Pro­zes­sen oder Auf­ga­ben die ein­zel­nen Schrit­te und deren Abfol­ge. So bleibt der Über­blick erhal­ten und die ein­zel­nen Abschnit­te und Pha­sen kön­nen leich­ter und schnel­ler erfasst wer­den.

Wie erstel­le ich ein Fluss­dia­gramm mit Bil­dern?

Fluss­dia­gram­me kön­nen via Smart­Art-Gra­fik in den Micro­soft-Pro­gram­men Excel, Power­Point und Word erstellt wer­den. Wir nut­zen für unse­ren Rat­ge­ber die Word-Ver­si­on des Office-365-Pakets. In die­sen Schrit­ten erstellst du ein Fluss­dia­gramm mit Bil­dern:

  1. Öff­ne ein neu­es Word-Doku­ment.
  2. Kli­cke im Men­ü­band oben auf Ein­fü­gen und in der Grup­pe Illus­tra­tio­nen auf Smart­Art.
  3. Kli­cke im Kata­log Smart­Art-Gra­fik aus­wäh­len auf Pro­zess und dop­pel­kli­cke auf das Sym­bol für Bild­ak­zent­pro­zess. (Die Bezeich­nun­gen der ein­zel­nen Smart­Art-Gra­fi­ken wer­den dir ange­zeigt, sobald du sie anklickst.) Bestä­ti­ge rechts unten mit OK.
  4. Im Doku­ment hat sich nun das noch lee­re Dia­gramm geöff­net, links im Feld unter Hier Text ein­ge­ben kannst du Bil­der und Text hin­zu­fü­gen.
  5. Füge ein Bild hin­zu, indem du auf das jewei­li­ge Bild­sym­bol klickst. Ein Fens­ter öff­net sich mit den Optio­nen Aus Datei, Online­bil­der und Aus Pik­to­gram­men.
  6. Wir wäh­len Aus Pik­to­gram­men, kli­cken auf das ers­te Pik­to­gramm unter Per­so­nen und bestä­ti­gen unten rechts mit Ein­fü­gen.
  7. Das Bild wird nun sowohl im Ein­ga­be­feld als auch im Dia­gramm selbst ange­zeigt. Wir wie­der­ho­len den Vor­gang für die wei­te­ren Bil­der mit jeweils ande­ren Pik­to­gram­men.
  8. Um Text ein­zu­fü­gen, kli­cke im Fens­ter Hier Text ein­ge­ben auf [Text] und gib dei­nen gewünsch­ten Text ein. In unse­rem Bei­spiel geben wir im ers­ten Text­feld Sin­gle ein und fül­len die rest­li­chen Text­stel­len eben­falls aus. Unser Fluss­dia­gramm sieht nun so aus: Hin­weis: Die Über­sicht bleibt am bes­ten erhal­ten, wenn du zunächst alle gewünsch­ten Fel­der ein­fügst und erst dann den Text ein­gibst.
  9. Schlie­ße das Bear­bei­tungs­feld links neben dem Dia­gramm mit einem Klick auf das X oben rechts.

Wie kann ich Fel­der hin­zu­fü­gen oder löschen?

Du kannst ein bestehen­des Dia­gramm um zusätz­li­che Fel­der erwei­tern oder bestehen­de Fel­der löschen. So gehst du vor:

  1. Kli­cke auf die Smart­Art-Gra­fik, der du ein Feld hin­zu­fü­gen möch­test. Wir kli­cken auf unser Bei­spiel.
  2. Kli­cke auf das bestehen­de Feld, neben dem du ein neu­es Feld ein­fü­gen möch­test. Wir kli­cken ganz rechts auf Fami­lie.
  3. Kli­cke anschlie­ßend mit rechts auf das aus­ge­wähl­te Feld und wäh­le im Kon­text­me­nü Form hin­zu­fü­gen und im nächs­ten Menü Form danach hin­zu­fü­gen.
  4. Das Fluss­dia­gramm zeigt nun ein wei­te­res Feld rechts neben Fami­lie an.
    Tipp: Wenn du ein Feld links neben dem bestehen­den Feld ein­fü­gen möch­test, gehe genau­so vor, aber kli­cke auf Form davor hin­zu­fü­gen.
  5. In unse­rem Bei­spiel belas­sen wir es bei dem neu­en Feld hin­ter Fami­lie.
  6. Kli­cke auf das Foto­sym­bol über dem neu­en Feld und füge wie oben beschrie­ben ein Foto oder Pik­to­gramm ein. Wir fügen ein Pik­to­gramm mit vier Per­so­nen ein. Unser Dia­gramm sieht nun so aus:
  7. Füge nun einen Text in das neue Feld ein. Kli­cke dafür mit der rech­ten Maus­tas­te auf das Text­feld und wäh­le im Kon­text­me­nü Text bear­bei­ten. Wir tip­pen Alters-WG ein.
  8. Um den Text zusätz­lich zu for­ma­tie­ren, kli­cke oben im Men­ü­band unter Smart­Art-Tools auf Ent­wurf.
  9. Wir kli­cken ganz links in der Grup­pe Gra­fik erstel­len auf Auf­zäh­lungs­zei­chen hin­zu­fü­gen und tra­gen zwei­mal Frei­zeit ein. Unser Dia­gramm sieht nun so aus:
  10. Du kannst ein Feld löschen, indem du auf den Rah­men des betref­fen­den Fel­des klickst und dann die Entf-Tas­te drückst.

Wie las­sen sich im Fluss­dia­gramm Fel­der ver­schie­ben und fär­ben?

Die Posi­tio­nen und Far­ben der ein­zel­nen Fel­der eines Fluss­dia­gramms sind alles ande­re als in Stein gemei­ßelt.

So ein­fach las­sen sich die Fel­der ver­schie­ben:

  1. Kli­cke auf das gewünsch­te Feld.
  2. Zie­he das Feld mit gedrück­ter lin­ker Maus­tas­te an die neue Posi­ti­on. Du kannst frei ent­schei­den, ob das Feld über, unter oder neben einem der ande­ren Fel­der plat­ziert wird.
  3. Wir zie­hen in unse­rem Bei­spiel das Feld Sin­gle schräg links unter das nach­fol­gen­de Feld Paar.
  4. Kli­cke nun auf das zuge­hö­ri­ge Foto oder Pik­to­gramm. Es erscheint ein gekreuz­ter Dop­pel­pfeil am Cur­sor. Zie­he das Bild neben das zuge­hö­ri­ge Text­feld.
  5. Der zuge­hö­ri­ge Pfeil wan­dert auto­ma­tisch mit und passt sich an. Unser Dia­gramm sieht nun so aus:
    Tipp: Wenn du ein Feld sehr genau, also in sehr klei­nen Schrit­ten ver­schie­ben möch­test, hal­te beim Zie­hen die Strg-Tas­te gedrückt.

So passt du die Far­be von Text­fel­dern und Pik­to­gram­men an:

  1. Um die Far­ben des Dia­gramms zu ver­än­dern, kli­cke auf das Ele­ment, das du ändern willst. Du kannst sowohl Text- als auch Gra­fik­ele­men­te farb­lich anpas­sen.
  2. In unse­rem Bei­spiel ändern wir exem­pla­risch das ers­te Text­feld von blau zu rot und die letz­te Gra­fik von grau zu grün.
  3. Kli­cke mit der rech­ten Maus­tas­te auf das Text­feld. Wäh­le im Kon­text­me­nü ganz unten Form for­ma­tie­ren.
  4. Rechts öff­net sich die Menü-Spal­te Form for­ma­tie­ren. Kli­cke auf Fül­lung und Linie (das Farb­ei­mer-Sym­bol) und anschlie­ßend auf Fül­lung. Hier gehst du auf das Sym­bol rechts neben Far­be und wählst die gewünsch­te Far­be aus (in unse­rem Fall Rot).
  5. Kli­cke nun auf das Pik­to­gramm, des­sen Far­be du anpas­sen willst. Dar­auf­hin ändert sich die Bezeich­nung der rech­ten Menü-Spal­te zu Gra­fik for­ma­tie­ren. Wäh­le hier das Sym­bol für Bild. Der Spal­ten­in­halt ändert sich. Öff­ne das Menü Bild­far­be.
  6. Kli­cke auf das Foto-Sym­bol rechts neben Neu ein­fär­ben und wäh­le die Gra­fik in der gewünsch­ten Far­be aus (in unse­rem Fall Grün).
  7. Das Dia­gramm in unse­rem Bei­spiel sieht nun so aus:
  8. In den Menüs Form for­ma­tie­ren bzw. Gra­fik for­ma­tie­ren ste­hen dir außer­dem diver­se wei­te­re Optio­nen zur Ver­fü­gung, um Far­ben und Anmu­tung des Fluss­dia­gramms nach dei­nen Wün­schen anzu­pas­sen.

Wie nut­ze ich Smart­Art-Vor­la­gen?

Eine Smart­Art-For­mat­vor­la­ge besteht aus einer Kom­bi­na­ti­on ver­schie­de­ner Effek­te. In Fluss­dia­gram­men betrifft das bei­spiels­wei­se die Lini­en­art, 3D-Effek­te oder auch die Abschrä­gung ein­zel­ner Ele­men­te. Je nach­dem, was für eine For­mat­vor­la­ge du für dein Dia­gramm aus­wählst, kannst du ganz ver­schie­de­ne Loo­ks erzeu­gen – zum Bei­spiel mit dem 3D-Effekt, den wir im Fol­gen­den anwen­den.

  1. Wäh­le dein Fluss­dia­gramm per Klick an. Wir kli­cken auf unser Bei­spiel-Dia­gramm.
  2. Kli­cke in der Menü­leis­te auf den Ent­wurf-Ein­trag unter Smart­Art-Tools.
  3. Wäh­le in der Grup­pe Smart­Art-Vor­la­gen die gewünsch­te For­mat­vor­la­ge aus, wir kli­cken auf die 3D-Sym­bo­le ganz rechts (Back­stein­sze­ne).
  4. Unser Fluss­dia­gramm sieht nun so aus:
  5. Pro­bie­re ver­schie­de­ne For­mat­vor­la­gen aus, um den pas­sen­den Look für dein Fluss­dia­gramm zu fin­den. Du kannst ein­zel­ne Ele­men­te des Dia­gramms im Anschluss wei­ter­hin so bear­bei­ten, wie in den vori­gen Abschnit­ten beschrie­ben.

Fluss­dia­gramm in Word: Kom­ple­xes ein­fach dar­stel­len

Eine gra­fi­sche Über­sicht kom­ple­xer Pro­zes­se oder Hier­ar­chien kann ins­be­son­de­re für Unter­neh­men wert­voll sein. Ein Fluss­dia­gramm in Word lie­fert eine bild­li­che Dar­stel­lung, die schnell zu erfas­sen ist. Die Erstel­lung des Dia­gramms funk­tio­niert unkom­pli­ziert und ohne gro­ßen Auf­wand.

Wenn dein Fluss­dia­gramm einen beson­de­ren Look bekom­men soll, kannst du unter ande­rem Smart­Art-Vor­la­gen nut­zen. Sie bie­ten das gewis­se Etwas und sind mit weni­gen Klicks ein­zu­set­zen.

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