Software

Excel-Tabel­le erstel­len: Anle­gen, For­ma­tie­ren, Zei­len + For­meln einfügen

Eine Excel-Tabelle sieht auf den ersten Blick kompliziert aus – bietet aber viele Möglichkeiten.

Wel­che Rech­nun­gen wur­den wann ver­schickt und bezahlt? Wie vie­le Mit­ar­bei­ter waren im Betrieb durch­schnitt­lich pro Monat anwe­send? Stim­men Umsatz und Ertrag? Im Zah­len­we­sen ist Micro­softs Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm Excel welt­weit im Ein­satz. Doch auch für den Pri­vat­ge­brauch bie­tet es vie­le Mög­lich­kei­ten. Alles beginnt fast immer mit einer Tabel­le. Wie du die in Excel anlegst und mit den wich­tigs­ten Funk­tio­nen ver­siehst, erklärt dir UPDATED in die­sem Ratgeber.

Excel-Tabel­le: Was ist was?

Das Pro­gramm Excel ist Teil von Micro­softs kos­ten­pflich­ti­ger Büro­soft­ware Office. Für Mobil­ge­rä­te wie Smart­pho­nes steht die kos­ten­freie Vari­an­te Excel Mobi­le zur Ver­fü­gung, die ohne Office-Abon­ne­ment aller­dings nur sehr ein­ge­schränkt nutz­bar ist. Für die­sen Rat­ge­ber ist daher die Voll­ver­si­on für einen Desk­top-PC oder Lap­top erforderlich.

Öff­nest du Excel, ste­hen dir ver­schie­de­ne Vor­la­gen zur Ver­fü­gung. Für dei­ne eige­ne Tabel­le wäh­le Lee­re Arbeits­map­pe. Dann erhältst du eine Stan­dard-Tabel­le, von der du die fol­gen­den Ele­men­te ken­nen solltest:

  • Spal­ten (1): Sie sind mit Groß­buch­sta­ben gekennzeichnet.
  • Zei­len (2): Sie sind num­me­riert. Zusam­men benen­nen sie die ein­zel­nen Zel­len einer Excel-Tabel­le. Im Bei­spiel ist die Zel­le C6 ange­klickt. Dort kannst du jetzt einen Text eingeben.
  • Der Text einer ange­klick­ten Zel­le ist auch im Text­feld (3) zu sehen. Das ist prak­tisch, falls in der Zel­le eine For­mel hin­ter­legt ist.
  • Bei jeder Zel­le kannst du den Text, den Hin­ter­grund und mehr indi­vi­du­ell anpas­sen. Dafür ste­hen dir im Werk­zeug­be­reich (4) ver­schie­de­ne Optio­nen zur Ver­fü­gung, wie sie zum Teil auch im Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm Word ver­wen­det wer­den. Im Bei­spiel wür­de der Text mit einem Klick auf den But­ton gefet­tet, sofern er mar­kiert ist.
  • Unter den ver­schie­de­nen Rei­tern (5) fin­dest du wei­te­re Werk­zeu­ge und Optionen.
  • Du kannst in einer Datei wei­te­re Tabel­len anle­gen, indem du bei den unte­ren Rei­tern (6) auf das Plus-Zei­chen klickst. Den Namen des Rei­ters (zu Beginn Tabel­le 1) passt du an, indem du auf den Namen klickst und die neue Bezeich­nung eintippst.
  • In der obe­ren Menü­leis­te (7) spei­cherst du die gesam­te Datei, machst ein­zel­ne Schrit­te rück­gän­gig und mehr.

Excel-Tabel­le erstel­len: Ers­te Schritte

Wie füllt man nun die vie­len Zei­len und Spal­ten (ins­ge­samt gibt es mehr als eine Mil­li­on Zei­len in 16.000 Spal­ten) mit Leben? Zunächst legst du eine eige­ne Tabel­le an. Dafür kannst du in jede ein­zel­ne Zel­le ein­zeln kli­cken und sie beschrif­ten, ganz so, als wür­dest du auf karier­tem Papier eine Tabel­le schrift­lich skizzieren.

Excel bie­tet aber auch eine Vari­an­te, bei der die Zei­len auto­ma­tisch farb­lich von­ein­an­der getrennt sind und bei den Über­schrif­ten der Spal­ten eine Sor­tier­funk­ti­on ein­ge­fügt ist. Die­se Tabel­le legst du so an:

  1. Kli­cke zunächst in die Zel­le, die die lin­ke obe­re Ecke dei­ner Tabel­le dar­stel­len soll. Das kann zum Bei­spiel die Zel­le A1 sein.
  2. Wäh­le im obe­ren Menü den Rei­ter Ein­fü­gen.
  3. Kli­cke in der Aus­wahl, die jetzt unter dem Rei­ter erscheint, auf den But­ton Tabel­le.
  4. Jede Spal­te in dei­ner Tabel­le soll eine eige­ne Über­schrift erhal­ten? Dann set­ze im auf­pop­pen­den Fens­ter ein Häk­chen bei der Opti­on Tabel­le hat Über­schrif­ten.
  5. Kli­cke auf OK.
  6. In der zuvor aus­ge­such­ten Zel­le ist nun der ers­te Teil dei­ner Tabel­le ein­ge­fügt. Füh­re dei­nen Cur­sor zur rech­ten unte­ren Ecke die­ser Zel­le, sodass er als dia­go­na­ler Pfeil mit Dop­pel­spit­ze ange­zeigt wird.
  7. Hal­te die lin­ke Maus­tas­te gedrückt und zie­he den Cur­sor nach unten. Sobald du die Maus­tas­te los­lässt, erstreckt sich dei­ne Tabel­le über so vie­le Zei­len, wie du per Cur­sor aus­ge­wählt hattest.
  8. Bewe­ge den Cur­sor aber­mals in die lin­ke unte­re Ecke, sodass er zum Dia­go­nal­pfeil wird. Hal­te die Maus­tas­te gedrückt und zie­he den Cur­sor nach rechts. So legst du die Spal­ten­zahl fest. Lässt du die Maus­tas­te los, erscheint die Tabelle.
  9. Alter­na­tiv mar­kierst du mit gedrück­ter Maus­tas­te in der lee­ren Tabel­le zu Beginn den Bereich, über den sich die Tabel­le erstre­cken soll, klickst anschlie­ßend unter dem Rei­ter Ein­fü­gen auf den But­ton Tabel­le und dann auf OK.
  10. Hast du die Opti­on Tabel­le hat Über­schrif­ten gewählt, kannst du nun nach einem Klick in die ein­zel­nen Fel­der der obers­ten Tabel­len­zei­le (Spal­te 1, Spal­te 2 usw.) die­se Über­schrif­ten eintippen.

Excel-Tabel­le formatieren

Fügst du eine Tabel­le in das vor­ge­ge­be­ne Excel-Ras­ter ein, lie­fert dir das Pro­gramm auto­ma­tisch farb­lich mar­kier­te Zei­len und Über­schrif­ten-Fel­der. Die­se sind nicht nach dei­nem Geschmack? Du benö­tigst wei­te­re Extras, etwa eine Ergeb­nis­zei­le oder far­bi­ge Zel­len. So passt du die Tabel­le an:

  1. Kli­cke in irgend­ei­ne Zel­le inner­halb der Tabelle.
  2. Wäh­le in der obe­ren Menü­zei­le den Rei­ter Ent­wurf.
  3. Kli­cke auf Tabel­len­for­matop­tio­nen, um zum Bei­spiel eine Ergeb­nis­zei­le ein­zu­fü­gen oder statt der Zei­len die Spal­ten farb­lich von­ein­an­der zu trennen.
  4. Kli­cke auf Schnell­for­mat­vor­la­gen, um eine ande­re Farb­struk­tur auszuwählen.
  5. Um eine ein­zel­ne Zel­le farb­lich zu mar­kie­ren, kli­cke die­se an und wäh­le unter dem Rei­ter Start eine Füll­far­be (der But­ton mit dem schräg gehal­te­nen Eimer, aus dem eine Flüs­sig­keit fließt).

Zei­len und Spal­ten hin­zu­fü­gen oder löschen

Nicht immer kann die Tabel­le blei­ben, wie sie zu Beginn geplant war, etwa wenn neue Infor­ma­tio­nen hin­zu­ge­kom­men sind. Dann passt du die Tabel­le wie folgt an:

Zei­le einfügen

  1. Kli­cke in der lin­ken Spal­te die Num­mer der Zei­le an, über der du eine wei­te­re Zei­le ein­fü­gen willst.
  2. Kli­cke auf die rech­te Maustaste.
  3. Wäh­le Zel­len ein­fü­gen oder (je nach Ver­si­on) ein­fach Ein­fü­gen.

Zei­le löschen

  1. Kli­cke in der lin­ken Spal­te die Num­mer der betref­fen­den Zei­le an.
  2. Kli­cke auf die rech­te Maustaste.
  3. Wäh­le Zel­len löschen oder (je nach Ver­si­on) ein­fach Löschen.

Spal­te ein­fü­gen oder löschen

Spal­ten ergänzt oder löschst du wie Zei­len, indem du per Klick auf den ent­spre­chen­den Spal­ten-Buch­sta­ben in der obe­ren Zei­le die Spal­te aus­wählst und dann die rech­te Maus­tas­te drückst, um den Befehl aus­zu­su­chen. Eine neu ein­ge­füg­te Spal­te erscheint dabei links von der aus­ge­wähl­ten Spalte.

Excel-Tabel­le: Das sind die wich­tigs­ten Formeln

Der Clou bei einem Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm wie Excel besteht dar­in, dass es ver­schie­de­ne Rechen­vor­gän­ge selbst über­nimmt, etwa die Zah­len aus ver­schie­de­nen Zel­len auto­ma­tisch zusam­men­rech­net. Nötig ist dafür eine ent­spre­chen­de For­mel, die du in die­je­ni­ge Zel­le ein­fügst, in der die Rechen­ope­ra­ti­on durch­ge­führt bzw. das Ergeb­nis ange­zeigt wer­den soll.

Wich­tig: Alle For­meln begin­nen mit einem Gleich­heits­zei­chen, das direkt und ohne Leer­zei­chen vor die For­mel gesetzt wird. So erkennt das Pro­gramm, dass es sich um eine For­mel statt um einen Text­ein­trag han­delt. Ein Text­ein­trag mit einem Gleich­heits­zei­chen ist also nicht mög­lich, son­dern pro­du­ziert eine Fehlermeldung.

Das sind die wich­tigs­ten For­meln, um etwa die fol­gen­de Bei­spiel­ta­bel­le mit dem Umsatz eines Floh­markt­händ­lers zu erstellen:

Sum­me berechnen

Wie viel hat der Floh­markt­ver­käu­fer pro Ein­satz und ins­ge­samt in die­sem Jahr ein­ge­nom­men? Die­se und ähn­li­che Rech­nun­gen kann man der Excel-Tabel­le übertragen.

  1. Kli­cke in die Zel­le, in der das Ergeb­nis der Addi­ti­on ste­hen soll, für den Umsatz beim “Floh­markt Hafen­mei­le” zum Bei­spiel in die Zel­le F3.
  2. Gib dort die For­mel =SUMME(C3:E3) ein. In der Klam­mer ste­hen die Fel­der, die für die Addi­ti­on betrach­tet wer­den sol­len. Pas­se sie ggf. dei­ner Tabel­le an.
    Info:
    Der Dop­pel­punkt steht in die­sem Fall für ein “bis”, sprich dass die Fel­der C3 bis E3 gemeint sind. Beach­te auch die For­mel in der Zel­le F12 (die du im Text­feld siehst): Hier wird die Sum­me aller Fel­der von F2 bis F9 ange­zeigt. Senk­recht oder waa­ge­recht brauchst du nicht extra anzu­ge­ben, das merkt das Pro­gramm von allein.
  3. Drü­cke die Enter-Tas­te, um die Ein­ga­be der For­mel zu bestä­ti­gen. Nun soll­te die Zel­le das Ergeb­nis anzeigen.
  4. Alter­na­tiv klickst du in die Zel­le unter einer Spal­te, im Bei­spiel etwa in die Zel­le F10. Anschlie­ßend gehst du im obe­ren Menü­feld unter dem Rei­ter For­meln auf Auto­Sum­me. Hier fin­dest du unter ande­rem die Opti­on Sum­me. Kli­cke sie an, und in der Zel­le wird die Sum­me der dar­über­lie­gen­den Zah­len angezeigt.

Mittelwert/Durchschnitt berech­nen

Wie viel hat der Floh­markt­ver­käu­fer im Schnitt pro Ein­satz ver­dient? Auch die­se und ande­re Durch­schnitts­be­rech­nun­gen über­nimmt auf Wunsch die Excel-Tabelle.

  1. Kli­cke in die Zel­le, in der du den Durch­schnitt ange­zeigt haben möch­test. Im Bei­spiel sind ent­spre­chen­de For­meln in den Zel­len C11, D11 und E11 hin­ter­legt (für den Mit­tel­wert der Bücher, Klei­dungs- und sons­ti­gen Ver­käu­fe) sowie in der Zel­le F11 (für den Durch­schnitt aller Ein­nah­men pro Flohmarkt).
  2. Füge dort die For­mel =MITTELWERT(F2:F9) ein (als Bei­spiel für den Durch­schnitt aller Umsät­ze in der Zel­le F11).
  3. Pas­se die Zel­len­an­ga­ben in der Klam­mer ggf. dei­ner Tabel­le an.
  4. Drü­cke die Enter-Tas­te zur Bestätigung.

Anzahl anzei­gen

Die Zei­len­zah­len ver­ra­ten auf einen Blick, wie vie­le Ein­trä­ge es pro Spal­te gibt. Was aber, wenn man­che Zei­len davon nicht aus­ge­füllt und die Lis­te unüber­sicht­lich lang ist? Auch dann gibt es eine Formel.

  1. Kli­cke in die Zel­le, in der die Anzahl ange­zeigt wer­den soll.
  2. Gib die For­mel =ANZAHL(A2:A12) ein. Im Bei­spiel wür­de dann etwa ange­zeigt, wie vie­le Floh­markt-Ein­sät­ze in der Tabel­le erfasst sind.
  3. Pas­se die For­mel ggf. an.
  4. Bestä­ti­ge per Enter.

Höchs­ten und nied­rigs­ten Wert anzeigen

Wo wur­de der höchs­te Umsatz erzielt, wo der nied­rigs­te? Dafür brauchst du eine lan­ge, unüber­sicht­li­che Tabel­le nicht zu durch­su­chen. Es genügt, wenn du die nöti­ge For­mel kennst.

  1. Kli­cke in die Zel­le, in der Mini­mum oder Maxi­mum ange­zeigt wer­den sol­len. Im Bei­spiel, das du am Ende die­ses Absat­zes siehst, sind das die Zel­len B15 und B16.
  2. Gib für das Mini­mum die For­mel =MIN(C2:C9) ein (wür­de den nied­rigs­ten Bücher­ver­kauf anzei­gen) und für das Maxi­mum =MAX(C2:C9) (für den höchs­ten Bücherkauf).
  3. Pas­se die For­mel ggf. an.
  4. Drü­cke die Enter-Tas­te zur Bestätigung.

Tipp: Du willst Zel­len aus meh­re­ren Zei­len und Spal­ten gleich­zei­tig zusam­men­fas­sen? Dann gib zunächst die For­mel bis zur Klam­mer für den Zel­len­be­reich ein und mar­kie­re anschlie­ßend mit gedrück­ter Maus­tas­te alle Zel­len, die bei der Rech­nung berück­sich­tigt wer­den sol­len. Excel zeigt dir auto­ma­tisch die ent­spre­chen­de Zel­len­an­ga­be. Im fol­gen­den Bei­spiel ist das zum Bei­spiel C2:E9. Du brauchst jetzt nur noch die Klam­mer in der For­mel zu schlie­ßen und Enter zu drücken.

Zeit inves­tiert – Zeit gespart

Eine klei­ne Tabel­le für den Pri­vat­ge­brauch ist auf dem Papier schnell erstellt. Doch sobald die Auf­ga­ben umfang­rei­cher, die Berech­nun­gen kom­ple­xer und die Lis­ten län­ger wer­den, ist eine Excel-Tabel­le so gut wie uner­läss­lich. Die benö­tigt zwar eini­ge Ein­ar­bei­tung, doch die lohnt sich. Denn kaum ist die Tabel­le ein­mal ange­legt, erle­digt sie die wich­tigs­ten Rech­nun­gen selbst­stän­dig und fil­tert dir die Höchst- oder Tiefst­wer­te aus unzäh­li­gen Infor­ma­tio­nen her­aus – eine Zeit­er­spar­nis, die du garan­tiert schät­zen wirst.

Disclaimer Die OTTO (GmbH & Co KG) übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität, Vollständigkeit, Wirksamkeit und Unbedenklichkeit der auf updated.de zur Verfügung gestellten Informationen und Empfehlungen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die offiziellen Herstellervorgaben vorrangig vor allen anderen Informationen und Empfehlungen zu beachten sind und nur diese eine sichere und ordnungsgemäße Nutzung der jeweiligen Kaufgegenstände gewährleisten können.

Time to share:  Falls dir dieser Artikel gefallen hat, freuen wir uns!