Ein Dropdown-Menü in Excel kann den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Stell dir vor, du erstellst eine Tabelle für dein Team und möchtest sicherstellen, dass alle nur bestimmte Werte eingeben – zum Beispiel Projektnamen, Statusangaben oder Ja-/Nein-Optionen. Statt manuell zu tippen, können Nutzer*innen einfach eine vordefinierte Auswahl treffen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für Einheitlichkeit. Ob für Checklisten, Berichte oder Formulare – ein Dropdown-Menü ist vielseitig einsetzbar. In dieser Anleitung erfährst du, wie du in wenigen Schritten ein Dropdown-Menü in Excel einfügen kannst.
Das erfahrt ihr gleich
Ein Dropdown-Menü in Excel erleichtert die Dateneingabe und minimiert Fehler. Es hilft dir dabei …
- … vordefinierte Werte auszuwählen, statt manuell einzugeben.
- … konsistente Daten zu erfassen.
- … die Nutzung von Tabellen zu vereinfachen.
In den folgenden Abschnitten erfährst du wie du Schritt für Schritt verschiedene Dropdown-Optionen in deiner Excel-Tabelle integrieren kannst.
Die einfachste Methode, ein Dropdown in Excel zu erstellen, ist die Nutzung der Datenüberprüfung.
Schritt 1: Zelle auswählen
Wähle die Zelle oder den Zellbereich aus, in dem das Dropdown erscheinen soll.
Schritt 2: Datenüberprüfung öffnen
Windows
- Gehe auf das „Daten“-Tab in der Menüleiste.
- Klicke auf „Datenüberprüfung“.
- Wähle im Dropdown-Menü erneut „Datenüberprüfung“ aus.
Mac
- Gehe in der oberen Menüleiste auf „Daten“.
- Wähle „Datenüberprüfung“ aus.
Schritt 3: Listenoption wählen
- Im neuen Fenster unter „Zulassen“ wählst du „Liste“ aus.
- Im Feld „Quelle“ gibst du die Werte ein, die im Dropdown-Menü angezeigt werden sollen (z. B. „Ja, Nein, Vielleicht“), getrennt durch Kommas.
- Klicke auf „OK“.
Schritt 4: Dropdown testen
Klicke auf die Zelle, in der du das Dropdown eingefügt hast. Es sollte ein kleines Pfeilsymbol erscheinen. Klicke darauf, um das Menü zu öffnen und eine Auswahl zu treffen. Wenn du ein Element auswählst, sollte es in der Zelle angezeigt werden. Falls das Dropdown nicht funktioniert, überprüfe die Einstellungen.
Falls deine Dropdown-Werte bereits in einer Excel-Tabelle vorhanden sind, kannst du diese direkt als Quelle nutzen.
Schritt 1: Wertebereich definieren
- Trage deine Werte in eine Spalte ein (z. B. A1:A5).
- Wähle bzw. markiere die Zelle, in der das Dropdown erscheinen soll.
Schritt 2: Datenüberprüfung einrichten
- Gehe auf „Daten“ und anschließend auf „Datenüberprüfung“.
- Wähle unter „Zulassen“ > „Liste“.
- Klicke in das Feld „Quelle“ und markiere die Zellen mit den Dropdown-Werten.
- Bestätige mit „OK“.
Nun wird dein Dropdown automatisch aktualisiert, wenn du die Werte in der Liste änderst.
Wenn du ein Dropdown-Menü benötigst, das sich automatisch erweitert, kannst du mit benannten Bereichen arbeiten. Dadurch passt sich die Liste dynamisch an, wenn du neue Werte hinzufügst. So musst du das Dropdown nicht manuell aktualisieren, sondern es bleibt immer auf dem neuesten Stand.
Schritt 1: Namen für Wertebereich vergeben
- Markiere deine Liste mit den Dropdown-Werten.
- Gehe auf „Formeln“ und anschließend auf „Namensmanager“.
- Klicke auf „Neu“, gib einen Namen ein (z. B. „DropdownListe“).
- Bestätige mit „OK“.
Schritt 2: Dropdown mit Namen verknüpfen
- Gehe zu „Daten“ und anschließend auf „Datenüberprüfung“.
- Wähle unter „Zulassen“ > „Liste“.
- Gib in das Feld „Quelle“ den Namen als Wert nach einem „=” ein (z. B. „=DropdownListe”).
- Klicke auf „OK“.
Jetzt aktualisiert sich das Dropdown automatisch, wenn du neue Werte zur Liste hinzufügst.
Mit abhängigen Dropdowns kannst du eine zweite Auswahl basierend auf der ersten treffen, zum Beispiel erst ein Land und dann eine passende Stadt auswählen. Sobald du eine Option in der ersten Liste wählst, zeigt das zweite Dropdown nur noch relevante Werte an. Diese Methode ist besonders nützlich für strukturierte Daten, wie Kategorien oder Produktlisten.
Schritt 1: Kategorien definieren
- Erstelle eine Liste mit Hauptkategorien (z. B. Länder in A1:A3).
- Erstelle daneben separate Listen mit den Unterkategorien (z. B. Städte für jedes Land).
Schritt 2: Namen für Unterkategorien vergeben
- Markiere jede Unterkategorie-Liste.
- Vergib jeweils einen Namen über „Namensmanager“ (z. B. „Deutschland“, „USA“).
Schritt 3: Erstes Dropdown einrichten
Erstelle ein normales Dropdown mit der Hauptkategorie (siehe Methode 2).
Schritt 4: Zweites Dropdown dynamisch verknüpfen
- Wähle die Zelle für das zweite Dropdown.
- Gehe auf „Datenüberprüfung“ und wähle „Liste“.
- Nutze im Feld „Quelle“ die INDIREKT-Funktion. Wenn dein erstes Dropdown, auf das sich bezogen werden soll, in der Zelle „A1” liegt, dann lautet sie „=INDIREKT(A1)” ein.
Nun passen sich die Werte des zweiten Dropdown-Menüs automatisch an die Auswahl im ersten an.
- Überprüfe, ob die Datenüberprüfung richtig eingestellt ist.
- Stelle sicher, dass du „Liste“ als Quelle ausgewählt hast.
- Prüfe, ob du den Bereich korrekt markiert hast.
- Falls du eine dynamische Liste brauchst, verwende benannte Bereiche.
- Überprüfe, ob du den korrekten Namen in der Quelle angegeben hast.
- Der Pfeil ist nur sichtbar, wenn die Zelle aktiv ist.
- Falls mehrere Dropdowns fehlen, überprüfe die Formatierung der Datei.
Ein Dropdown-Menü in Excel bietet eine einfache, aber äußerst effektive Möglichkeit, die Dateneingabe zu optimieren. Durch die Verwendung der Datenüberprüfung kannst du eine einfache Liste erstellen, die Fehler minimiert und die Eingabe beschleunigt. Wer jedoch komplexere Anforderungen hat, kann dynamische Dropdowns mit benannten Bereichen und Verweisen nutzen, um die Flexibilität und Funktionalität noch weiter zu steigern. Egal, ob für einfache Listen oder fortgeschrittene Szenarien – Excel bietet zahlreiche Optionen, um deine Arbeitsweise zu verbessern. Mit dieser Anleitung kannst du schnell das passende Dropdown-Menü für deine speziellen Bedürfnisse erstellen und so deine Produktivität deutlich erhöhen.
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