Drop­down ein­fü­gen in Excel: So geht’s Schritt für Schritt

Ein Drop­down-Menü in Excel kann den Arbeits­all­tag erheb­lich erleich­tern. Stell dir vor, du erstellst eine Tabel­le für dein Team und möch­test sicher­stel­len, dass alle nur bestimm­te Wer­te ein­ge­ben – zum Bei­spiel Pro­jekt­na­men, Sta­tus­an­ga­ben oder Ja-/Nein-Optio­nen. Statt manu­ell zu tip­pen, kön­nen Nutzer*innen ein­fach eine vor­de­fi­nier­te Aus­wahl tref­fen. Das spart Zeit, redu­ziert Feh­ler und sorgt für Ein­heit­lich­keit. Ob für Check­lis­ten, Berich­te oder For­mu­la­re – ein Drop­down-Menü ist viel­sei­tig ein­setz­bar. In die­ser Anlei­tung erfährst du, wie du in weni­gen Schrit­ten ein Drop­down-Menü in Excel ein­fü­gen kannst.

Ein Drop­down-Menü in Excel erleich­tert die Daten­ein­ga­be und mini­miert Feh­ler. Es hilft dir dabei … 

• … vor­de­fi­nier­te Wer­te aus­zu­wäh­len, statt manu­ell ein­zu­ge­ben. 
• … kon­sis­ten­te Daten zu erfas­sen. 
• … die Nut­zung von Tabel­len zu ver­ein­fa­chen. 

In den fol­gen­den Abschnit­ten erfährst du wie du Schritt für Schritt ver­schie­de­ne Drop­down-Optio­nen in dei­ner Excel-Tabel­le inte­grie­ren kannst.

Die ein­fachs­te Metho­de, ein Drop­down in Excel zu erstel­len, ist die Nut­zung der Daten­über­prü­fung. 

Schritt 1: Zel­le auswählen
Wäh­le die Zel­le oder den Zell­be­reich aus, in dem das Drop­down erschei­nen soll. 

Schritt 2: Daten­über­prü­fung öff­nen 

Win­dows

1. Gehe auf das „Daten“-Tab in der Menü­leis­te. 
2. Kli­cke auf „Daten­über­prü­fung“. 
3. Wäh­le im Drop­down-Menü erneut „Daten­über­prü­fung“ aus. 

Mac

1. Gehe in der obe­ren Menü­leis­te auf „Daten“. 
2. Wäh­le „Daten­über­prü­fung“ aus. 

Schritt 3: Lis­ten­op­ti­on wählen

1. Im neu­en Fens­ter unter „Zulas­sen“ wählst du „Lis­te“ aus.
2. Im Feld „Quelle“ gibst du die Wer­te ein, die im Drop­down-Menü ange­zeigt wer­den sol­len (z. B. „Ja, Nein, Viel­leicht“), getrennt durch Kommas.
3. Kli­cke auf „OK“.

Schritt 4: Drop­down testen
Kli­cke auf die Zel­le, in der du das Drop­down ein­ge­fügt hast. Es soll­te ein klei­nes Pfeil­sym­bol erschei­nen. Kli­cke dar­auf, um das Menü zu öff­nen und eine Aus­wahl zu tref­fen. Wenn du ein Ele­ment aus­wählst, soll­te es in der Zel­le ange­zeigt wer­den. Falls das Drop­down nicht funk­tio­niert, über­prü­fe die Einstellungen.

Falls dei­ne Drop­down-Wer­te bereits in einer Excel-Tabel­le vor­han­den sind, kannst du die­se direkt als Quel­le nutzen.

Schritt 1: Wer­te­be­reich definieren

1. Tra­ge dei­ne Wer­te in eine Spal­te ein (z. B. A1:A5).
2. Wäh­le bzw. mar­kie­re die Zel­le, in der das Drop­down erschei­nen soll.

Schritt 2: Daten­über­prü­fung einrichten

1. Gehe auf „Daten“ und anschlie­ßend auf „Daten­über­prü­fung“.
2. Wäh­le unter „Zulas­sen“ > „Lis­te“.
3. Kli­cke in das Feld „Quel­le“ und mar­kie­re die Zel­len mit den Drop­down-Wer­ten.
4. Bestä­ti­ge mit „OK“.

Nun wird dein Drop­down auto­ma­tisch aktua­li­siert, wenn du die Wer­te in der Lis­te änderst.

Wenn du ein Drop­down-Menü benö­tigst, das sich auto­ma­tisch erwei­tert, kannst du mit benann­ten Berei­chen arbei­ten. Dadurch passt sich die Lis­te dyna­misch an, wenn du neue Wer­te hin­zu­fügst. So musst du das Drop­down nicht manu­ell aktua­li­sie­ren, son­dern es bleibt immer auf dem neu­es­ten Stand.

Schritt 1: Namen für Wer­te­be­reich vergeben

1. Mar­kie­re dei­ne Lis­te mit den Dropdown-Werten.
2. Gehe auf „For­meln“ und anschlie­ßend auf „Namens­ma­na­ger“.
3. Kli­cke auf „Neu“, gib einen Namen ein (z. B. „Drop­down­Lis­te“).
4. Bestä­ti­ge mit „OK“.

Schritt 2: Drop­down mit Namen verknüpfen

1. Gehe zu „Daten“ und anschlie­ßend auf „Daten­über­prü­fung“.
2. Wäh­le unter „Zulas­sen“ > „Lis­te“.
3. Gib in das Feld „Quel­le“ den Namen als Wert nach einem „=” ein (z. B. „=Drop­down­Lis­te”).
4. Kli­cke auf „OK“.

Jetzt aktua­li­siert sich das Drop­down auto­ma­tisch, wenn du neue Wer­te zur Lis­te hinzufügst.

Mit abhän­gi­gen Drop­downs kannst du eine zwei­te Aus­wahl basie­rend auf der ers­ten tref­fen, zum Bei­spiel erst ein Land und dann eine pas­sen­de Stadt aus­wäh­len. Sobald du eine Opti­on in der ers­ten Lis­te wählst, zeigt das zwei­te Drop­down nur noch rele­van­te Wer­te an. Die­se Metho­de ist beson­ders nütz­lich für struk­tu­rier­te Daten, wie Kate­go­rien oder Pro­dukt­lis­ten. 

Schritt 1: Kate­go­rien defi­nie­ren 

1. Erstel­le eine Lis­te mit Haupt­ka­te­go­rien (z. B. Län­der in A1:A3). 
2. Erstel­le dane­ben sepa­ra­te Lis­ten mit den Unter­ka­te­go­rien (z. B. Städ­te für jedes Land). 

Schritt 2: Namen für Unter­ka­te­go­rien ver­ge­ben 

1. Mar­kie­re jede Unter­ka­te­go­rie-Lis­te. 
2. Ver­gib jeweils einen Namen über „Namens­ma­na­ger“ (z. B. „Deutsch­land“, „USA“). 

Schritt 3: Ers­tes Drop­down einrichten

Erstel­le ein nor­ma­les Drop­down mit der Haupt­ka­te­go­rie (sie­he Metho­de 2). 

Schritt 4: Zwei­tes Drop­down dyna­misch ver­knüp­fen 

1. Wäh­le die Zel­le für das zwei­te Drop­down. 

1. Gehe auf „Daten­über­prü­fung“ und wäh­le „Lis­te“. 

1. Nut­ze im Feld „Quel­le“ die INDI­REKT-Funk­ti­on. Wenn dein ers­tes Drop­down, auf das sich bezo­gen wer­den soll, in der Zel­le „A1” liegt, dann lau­tet sie „=INDIREKT(A1)” ein. 

Nun pas­sen sich die Wer­te des zwei­ten Drop­down-Menüs auto­ma­tisch an die Aus­wahl im ers­ten an. 

• Über­prü­fe, ob die Daten­über­prü­fung rich­tig ein­ge­stellt ist.
• Stel­le sicher, dass du „Lis­te“ als Quel­le aus­ge­wählt hast.
• Prü­fe, ob du den Bereich kor­rekt mar­kiert hast.

• Falls du eine dyna­mi­sche Lis­te brauchst, ver­wen­de benann­te Bereiche.
• Über­prü­fe, ob du den kor­rek­ten Namen in der Quel­le ange­ge­ben hast.

• Der Pfeil ist nur sicht­bar, wenn die Zel­le aktiv ist.
• Falls meh­re­re Drop­downs feh­len, über­prü­fe die For­ma­tie­rung der Datei.

Ein Drop­down-Menü in Excel bie­tet eine ein­fa­che, aber äußerst effek­ti­ve Mög­lich­keit, die Daten­ein­ga­be zu opti­mie­ren. Durch die Ver­wen­dung der Daten­über­prü­fung kannst du eine ein­fa­che Lis­te erstel­len, die Feh­ler mini­miert und die Ein­ga­be beschleu­nigt. Wer jedoch kom­ple­xe­re Anfor­de­run­gen hat, kann dyna­mi­sche Drop­downs mit benann­ten Berei­chen und Ver­wei­sen nut­zen, um die Fle­xi­bi­li­tät und Funk­tio­na­li­tät noch wei­ter zu stei­gern. Egal, ob für ein­fa­che Lis­ten oder fort­ge­schrit­te­ne Sze­na­ri­en – Excel bie­tet zahl­rei­che Optio­nen, um dei­ne Arbeits­wei­se zu ver­bes­sern. Mit die­ser Anlei­tung kannst du schnell das pas­sen­de Drop­down-Menü für dei­ne spe­zi­el­len Bedürf­nis­se erstel­len und so dei­ne Pro­duk­ti­vi­tät deut­lich erhöhen.