Digi­ta­le Unter­schrift: So unter­schreibst du Doku­men­te online

Der Lebens­lauf in dei­ner Bewer­bung, ein Kauf­ver­trag per E‑Mail oder ein wich­ti­ges Schrei­ben an dei­ne Kun­den: Das sind Doku­men­te, für die du eine digi­ta­le Unter­schrift benö­tigst. Aber wie erstellst du die Signa­tur am bes­ten? Reicht es, die Unter­schrift ein­zu­scan­nen oder gibt es ande­re Mög­lich­kei­ten, um digi­tal zu unter­schrei­ben? Und wann ist die digi­ta­le Unter­schrift gül­tig? UPDATED stellt dir ver­schie­de­ne Optio­nen vor.

Beach­te: Der fol­gen­de Rat­ge­ber stellt kei­ne ver­bind­li­che Rechts­be­ra­tung dar. Lass dich des­halb im Zwei­fels­fall von einem Fach­mann beraten.

Die fol­gen­den Anlei­tun­gen basie­ren auf Win­dows 10 Pro und macOS Cata­li­na 10.15.

Digi­ta­le Unter­schrift ist nicht gleich digi­ta­le Unter­schrift. Wenn es dar­um geht, eine vir­tu­el­le Signa­tur für ein Doku­ment zu erstel­len, musst du zwi­schen einer rein opti­schen Wir­kung und einer recht­lich gül­ti­gen Zer­ti­fi­zie­rung unterscheiden.

Eine rein opti­sche Wir­kung haben dabei alle digi­ta­len Unter­schrif­ten, die du zum Bei­spiel selbst in ein Doku­ment ein­fügst, ohne dass eine Prü­fung durch eine aner­kann­te Instanz erfolgt. Ein­ge­scann­te hän­di­sche Unter­schrif­ten in einer Word-Datei ver­lei­hen dei­nen Schrei­ben eine per­sön­li­che Note. Glei­ches gilt für am Mac erstell­te Signa­tu­ren für dein PDF-Doku­ment. Bei­de Ver­fah­ren eig­nen sich zum Bei­spiel für Bewer­bungs­schrei­ben. Rechts­gül­tig ist ein sol­ches Doku­ment aber nicht.

Anders sieht es aus, wenn du tech­ni­sche Lösun­gen wie zum Bei­spiel Ado­be Sign oder You­sign nutzt. Hier wer­den stren­ge recht­li­che Auf­la­gen erfüllt, sodass auch dei­ne digi­tal erstell­te Unter­schrift bin­dend ist. Mit ihnen kön­nen etwa Kauf­ver­trä­ge und Ver­si­che­rungs­po­li­cen abge­schlos­sen werden.

Digi­ta­le Unter­schrif­ten sind inzwi­schen in wei­ten Tei­len der Welt rechts­gül­tig und eben­so bin­dend wie eine hän­di­sche Unter­schrift auf Papier – sofern sie bestimm­te Anfor­de­run­gen erfüllen.

Damit eine digi­tal erstell­te Unter­schrift inner­halb der Euro­päi­schen Uni­on aner­kannt wird, muss sie die Vor­ga­ben der eIDAS-Ver­ord­nung erfül­len. Dar­in wer­den unter ande­rem Vor­ga­ben zu tech­ni­schen Ver­fah­ren und Stan­dards für Sie­gel, Signa­tu­ren und mehr defi­niert. In Deutsch­land bil­det das Ver­trau­ens­dien­ste­ge­setz zusam­men mit den § 125 und 126 des Bür­ger­li­chen Gesetz­buchs die recht­li­che Grund­la­ge. Die Inhal­te decken sich aber mit der eIDAS-Ver­ord­nung.

Eine digi­ta­le Unter­schrift ver­leiht dei­nen Doku­men­ten eine per­sön­li­che Note. Aber: Wie erstellst du sie am schnells­ten? Geht es dir vor allem um eine tech­nisch ein­fa­che Lösung, kannst du dir mit einem Scan­ner behel­fen. So las­sen sich zum Bei­spiel Word-Doku­men­te schnell mit dei­ner per­sön­li­chen Signa­tur ver­se­hen. Das Vor­ge­hen ist unter Win­dows und macOS wei­test­ge­hend iden­tisch.

Beden­ke aller­dings, dass du auf die­se Wei­se kei­ne recht­lich bin­den­de Unter­schrift set­zen kannst. Für wich­ti­ge Doku­men­te wie Kauf­ver­trä­ge ist die­se Vari­an­te daher nicht geeignet.

So geht’s:

1. Unter­schrei­be wie gewohnt auf einem Blatt Papier. Nut­ze dabei mög­lichst wei­ßes Papier.
2. Scan­ne die Sei­te so ein, dass um dei­ne Unter­schrift her­um nicht zu viel freie Flä­che ste­hen bleibt, bezie­hungs­wei­se bear­bei­te das Bild entsprechend.
3. Spei­che­re die Datei in einem For­mat ab, das von Micro­soft Word unter­stützt wird, zum Bei­spiel JPG, GIF oder PNG.
4. Öff­ne das Word-Doku­ment, in das du dei­ne digi­ta­le Unter­schrift ein­fü­gen möchtest.
5. Kli­cke auf Ein­fü­gen > Bil­der.
6. Wäh­le den Spei­cher­ort dei­ner Unter­schrif­ten­da­tei > Datei­na­me > Ein­fü­gen.

Dei­ne digi­ta­le Unter­schrift ist nun als Bild­da­tei in dei­nem Word-Doku­ment ein­ge­fügt. Passt die Grö­ße nicht, kannst du sie nach­träg­lich bear­bei­ten. Kli­cke dafür auf die Bild­da­tei und wäh­le danach in der Menü­leis­te von Word den Punkt Bild­for­mat > Zuschnei­den > Zuschnei­den. Du kannst nun die Grö­ße der ein­ge­füg­ten Bild­da­tei anpas­sen und auch den Bild­aus­schnitt ändern. Spei­che­re dein Doku­ment am Ende wie gewohnt ab.

Möch­test du dei­ne per Scan­ner erstell­te Unter­schrift nicht jedes Mal aufs Neue zusam­men­bau­en, kannst du eine wie­der­ver­wend­ba­re digi­ta­le Unter­schrift für Word erstel­len. Dafür nutzt du die Funk­ti­on Schnell­bau­stei­ne. Das ist beson­ders prak­tisch, wenn du unter das Bild dei­ner Unter­schrift noch ergän­zen­de Anga­ben wie dei­ne Posi­ti­on oder Kon­takt­da­ten im Unter­neh­men set­zen möchtest.

1. Gib den Text, der als Zusatz­in­for­ma­ti­on unter dei­ner digi­ta­len Unter­schrift erschei­nen soll, im Word-Doku­ment unter der Bild­da­tei ein.
2. Mar­kie­re Bild und Text, zum Bei­spiel mit­hil­fe dei­ner Maus oder des Trackpads.
3. Kli­cke auf Ein­stel­lun­gen > Schnell­bau­stei­ne > Aus­wahl im Schnell­bau­stein-Kata­log spei­chern.
4. Gib im sich öff­nen­den Dia­log­feld einen Namen für dei­ne digi­ta­le Signa­tur ein.
5. Wäh­le im Feld Kata­log den Punkt Auto­Text aus.
6. Spei­che­re mit OK.

Du kannst dei­ne Unter­schrift ab sofort als Schnell­bau­stein sekun­den­schnell in ein Word-Doku­ment ein­fü­gen. Dafür brauchst du nur über Ein­fü­gen > Schnell­bau­stei­ne > Auto­Text den von dir erstell­ten Bau­stein auszuwählen.

Kann man eine digi­ta­le Unter­schrift in Word auch siche­rer gestal­ten? Mit der Funk­ti­on Signa­tur­zei­le geht das. Der Effekt ähnelt optisch einem Signa­tur-Platz­hal­ter, wie du ihn viel­leicht aus gedruck­ten Doku­men­ten kennst.

Fügt ein Unter­zeich­ner auf die­se Wei­se sei­ne digi­ta­le Unter­schrift zu einem Doku­ment hin­zu, ver­gibt Word im sel­ben Zug eine digi­ta­le Signa­tur, mit der die Iden­ti­tät authen­ti­fi­ziert wird. Das Doku­ment wird zudem schreib­ge­schützt, um anzu­zei­gen, dass der Inhalt seit der Unter­schrift nicht ver­än­dert wur­de. Ent­fernt ein ande­rer den Schreib­schutz, ver­schwin­det auch die digi­ta­le Unterschrift.

So geht’s:

1. Kli­cke auf die Stel­le im Word-Doku­ment, an der sich die Signa­tur­zei­le befin­den soll.
2. Gehe auf Ein­fü­gen > Signa­tur­zei­le > Micro­soft Office-Signa­tur­zei­le.
3. Es öff­net sich das Dia­log­feld Signa­tur­ein­rich­tung. Gib hier alle gewünsch­ten Daten wie Name und Posi­ti­on ein.
4. Spei­che­re mit OK.

Manch­mal kann es nötig sein, in einem PDF-Doku­ment digi­tal zu unter­schrei­ben. Am Mac geht das beson­ders ein­fach und gleich auf meh­re­re Arten: Du kannst eine digi­ta­le Unter­schrift hier ent­we­der per Track­pad, mit­hil­fe der Com­pu­ter-Kame­ra sowie dei­nem iPho­ne oder iPad erstellen.

So kannst du eine digi­ta­le Unter­schrift mit dem Mac setzen:

1. Öff­ne das PDF-Doku­ment, in dem du eine digi­ta­le Unter­schrift erstel­len möch­test, in der App Vor­schau auf dei­nem Mac.
2. Kli­cke auf die Werk­zeug­leis­te > Unter­schrei­ben.
3. Unter­schrei­ben per Trackpad:

• Kli­cke auf Track­pad.
• Wenn du dazu auf­ge­for­dert wirst, kli­cke auf die Text­stel­le, an der du unter­schrei­ben möchtest.
• Unter­schrei­be mit dem Fin­ger auf dem Track­pad dei­nes Mac.
• Drü­cke eine belie­bi­ge Tas­te > Fer­tig.
• Ent­spricht die Unter­schrift nicht dei­nen Vor­stel­lun­gen, kli­cke auf Löschen und ver­su­che es erneut.

4. Unter­schrei­ben per Kamera:

• Unter­schrei­be per Hand auf einem wei­ßen Stück Papier.
• Kli­cke auf Kame­ra.
• Hal­te das Blatt mit dei­ner Unter­schrift so vor die Kame­ra, dass dei­ne Signa­tur auf einer Höhe mit der ange­zeig­ten blau­en Linie ist.
• Bestä­ti­ge mit Fer­tig oder kli­cke auf Löschen und ver­su­che es erneut.

5. Unter­schrei­ben per iPho­ne oder iPad:

• Kli­cke auf iPho­ne oder iPad.
• Unter­schrei­be mit dei­nem Fin­ger oder mit­hil­fe eines Apple Pen­cil auf dem Dis­play dei­nes iOS-Geräts.
• Wenn dei­ne digi­ta­le Unter­schrift auf dem Mac erscheint, bestä­ti­ge mit Fer­tig oder kli­cke Löschen, um es erneut zu versuchen.

6. Füge die digi­ta­le Unter­schrift in dein PDF-Doku­ment ein. Wäh­le dafür die Signa­tur aus, die du nut­zen möch­test, und bewe­ge sie an die gewünsch­te Stelle.

Tipp: Mit­hil­fe der Aktiv­punk­te kannst du die Grö­ße der Unter­schrift anpas­sen, damit sie gut zum Rest der PDF-Datei passt.

Möch­test du eine bestehen­de digi­ta­le Unter­schrift wie­der aus einer PDF-Datei löschen? Dann öff­ne die Datei in der App Vor­schau auf dei­nem Mac. Kli­cke in der Werk­zeug­leis­te auf Mar­kie­ren > Unter­schrei­ben und danach auf das X neben der digi­ta­len Unter­schrift, die du löschen möchtest.

Mit Ado­be Sign hast du meh­re­re Optio­nen, um eine rechts­gül­ti­ge digi­ta­le Unter­schrift zu erstel­len und Doku­men­te damit zu signie­ren. Das Sys­tem ist vor allem für den pro­fes­sio­nel­len Ein­satz gedacht und unter­stützt sowohl die Ein- als auch Mul­ti-Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung. Dabei wird zwi­schen einer soge­nann­ten elek­tro­ni­schen Unter­schrift und einer digi­ta­len Signa­tur unterschieden.

Im ein­fa­chen Ver­fah­ren bekommst du eine E‑Mail-Anfra­ge samt pri­va­ter URL, um dei­ne Unter­schrift digi­tal zu veri­fi­zie­ren. Noch mehr Sicher­heit gewünscht? Dann kannst du zum Bei­spiel noch die Ein­ga­be einer soge­nann­ten Social-ID oder die Beant­wor­tung einer Sicher­heits­fra­ge nutzen.

Am Ende sichert Ado­be Sign das von dir digi­tal unter­schrie­be­ne Doku­ment mit einem, laut Anbie­ter, mani­pu­la­ti­ons­si­che­ren Sie­gel. Pro­to­kol­liert wer­den unter ande­rem der Zeit­punkt, zu dem das Doku­ment unter­zeich­net wur­de, sowie die IP-Adres­se und der Stand­ort des Unter­zeich­ners. Zusam­men mit dem unter­schrie­be­nen Doku­ment wird das Prüf­pro­to­koll von Ado­be an alle Betei­lig­ten ver­schickt und zusätz­lich in der Ado­be Docu­ment Cloud gespeichert.

Damit die digi­tal erstell­te Unter­schrift welt­wei­ten recht­li­chen Ansprü­chen genügt, arbei­tet Ado­be bei der Prü­fung mit mehr als 200 ver­schie­de­nen, staat­lich aner­kann­ten Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­len zusammen.

So funk­tio­niert das Grund­prin­zip von Ado­be Sign:

1. Um ein zu unter­schrei­ben­des Doku­ment öff­nen zu kön­nen, musst du zunächst dei­ne Iden­ti­tät nach­wei­sen. Das geht per Ein- oder Multi-Faktor-Authentifizierung.
2. Du erstellst eine digi­ta­le Unter­schrift im Doku­ment, und zwar unter Anga­be eines Pass­worts oder eines PIN-geschütz­ten pri­va­ten Zer­ti­fi­kats. Dei­ne Signa­tur wird so an das Doku­ment gebunden.
3. Eine Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­le prüft und bestä­tigt die Authen­ti­zi­tät dei­ner Unter­schrift und des Dokuments.

Prak­tisch: Die gesam­te Tech­nik läuft im Hin­ter­grund, sodass du die meis­ten Doku­men­te jeder­zeit und über­all digi­tal unter­schrei­ben kannst. Und zwar sowohl am Rech­ner als auch am Smart­phone oder Tablet. Für Fir­men gibt es Ado­be Sign als Teil der Ado­be Suite. Das Pro­gramm ist kos­ten­pflich­tig und Benut­zer­kon­to-gebun­den. Dei­ne Kun­den kön­nen die von dir über­mit­tel­ten Unter­la­gen aber unter­schrei­ben, ohne dafür extra Soft­ware her­un­ter­la­den oder ein Benut­zer­kon­to erstel­len zu müssen.

Die genau­en Bedin­gun­gen einer digi­ta­len Unter­schrift kön­nen je nach Bran­che und Regi­on von­ein­an­der abwei­chen. So kann es zum Bei­spiel vor­kom­men, dass die Ein-Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung als Opti­on nicht ver­füg­bar ist, weil sie für dei­nen spe­zi­el­len Ver­trag oder Doku­ment als nicht sicher genug ange­se­hen wird.

Auch You­sign ist vor­nehm­lich für Unter­neh­men und pro­fes­sio­nel­le Anwen­der gedacht. Die Anwen­dung ermög­licht es dir, Kun­den, Part­ner und Co. die unter­schied­lichs­ten Doku­men­te rechts­gül­tig digi­tal unter­schrei­ben zu las­sen. Unter ande­rem kannst du digi­ta­le Unter­schrif­ten in Word-Doku­men­ten oder PDFs erstel­len. Auch Goog­le Docs und Excel-Datei­en kön­nen signiert werden.

Die Rechts­ver­bind­lich­keit der Signa­tur wird durch eine Beleg­da­tei mit Zeit­stem­pel sicher­ge­stellt. Außer­dem sind die Datei­en mit der Unter­zeich­nung schreib­ge­schützt, um Betrugs­ver­su­chen vorzubeugen.

You­sign ist in der all­ge­mei­nen Lis­te der Ver­trau­ens­dienst­an­bie­ter der Euro­päi­schen Kom­mis­si­on ein­ge­tra­gen. Somit darf der Anbie­ter selbst als Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­le auf­tre­ten.

So funk­tio­niert die digi­ta­le Unter­schrift mit Yousign:

1. Du erhältst eine E‑Mail, durch die du dazu ein­ge­la­den wirst, ein Doku­ment zu lesen und online zu unter­schrei­ben. Das Doku­ment fin­dest du unter dem ein­ge­füg­ten Link.
2. Nach­dem du den Inhalt des Doku­ments geprüft hast, musst du dich zunächst mit einem Sicher­heits­code legi­ti­mie­ren. Die­ser wird dir per SMS zugeschickt.
3. Erstel­le dei­ne digi­ta­le Unter­schrift. Bei Bedarf kannst du eine Kopie der Unter­la­gen samt Beleg­da­tei her­un­ter­la­den und speichern.

Das Online-Bewer­bungs­schrei­ben, das optisch per­sön­li­cher gestal­tet wer­den soll, der Ver­si­che­rungs­ver­trag, den du im Netz abschlie­ßen möch­test – es gibt ver­schie­de­ne Anläs­se, zu denen es nötig sein kann, digi­tal zu unter­schrei­ben. Wie gut, dass du inzwi­schen gleich meh­re­re tech­ni­sche Mög­lich­kei­ten hast, dei­ne Signa­tur unter ein Doku­ment zu setzen.

Dabei soll­test du beach­ten, dass ein­fa­che Vari­an­ten der digi­ta­len Unter­schrift, wie per Scan­ner oder über das Track­pad am Mac, nur eine opti­sche Wir­kung haben. Möch­test du eine recht­lich gül­ti­ge digi­ta­le Unter­schrift erstel­len, braucht es dafür geprüf­te Soft­ware, die einem stren­gen Zer­ti­fi­zie­rungs­ver­fah­ren stand­hal­ten muss.