End­lich hast du dei­ne Haus­ar­beit fer­tig geschrie­ben und struk­tu­riert. Ein­zig ein Inhalts­ver­zeich­nis benö­tigt das Werk noch. Doch bevor du jetzt müh­sam alle Kapi­tel und die dazu­ge­hö­ri­gen Sei­ten­zah­len nach­schlägst und manu­ell ein­trägst, lass dir lie­ber von Micro­soft Word hel­fen. Denn das Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm unter­stützt dich mit eini­gen Fea­tures – nicht nur beim Erstel­len des Ver­zeich­nis­ses, son­dern auch beim For­ma­tie­ren. Es über­nimmt sogar auto­ma­tisch Ände­run­gen, die du nach­träg­lich im Text vor­nimmst. Wie du vor­gehst, ver­rät dir UPDATED in die­sem Rat­ge­ber.

Vor­aus­set­zung: For­ma­tie­rungs­vor­la­gen bei Word nut­zen

Um ein auto­ma­ti­sier­tes Inhalts­ver­zeich­nis bei Micro­soft Word nut­zen zu kön­nen, ist eine Text­struk­tur mit Über­schrif­ten ver­schie­de­ner Ebe­nen not­wen­dig. Dafür hält das Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm diver­se For­ma­te für Über­schrif­ten bereit, die du in dei­nem Text nut­zen soll­test, sofern du das beim Schrei­ben nicht ohne­hin schon getan hast.

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So arbei­test du mit For­mat­vor­la­gen in Word

Die­se For­mat­vor­la­gen fin­dest du, wenn du oben in der Leis­te die Regis­ter­kar­te Start anklickst. Dort sind mit Über­schrift 1, Über­schrift 2 und Titel in der Regel bereits drei ver­schie­de­ne For­ma­te vor­ge­ge­ben, die sich als Kapi­tel­tren­ner eig­nen. Wei­te­re tau­chen auf, sofern das Pro­gramm Bedarf erkennt, du also die ers­ten drei Über­schrif­ten­for­ma­te bereits ver­wen­det hast. Ins­ge­samt bie­tet Word sechs Vor­la­gen für Über­schrif­ten.

Um die ver­schie­de­nen Über­schrift-Sti­le ein­mal “aus­zu­pro­bie­ren”, set­ze den Cur­sor in die Zei­le einer Über­schrift in dei­nem Text. Anschlie­ßend bewegst du den Maus­zei­ger (ohne zu kli­cken) über die For­mat­vor­la­ge dei­ner Wahl – dei­ne Über­schrift passt sich dem Stil an, sodass du dir anschau­en kannst, wie das Gan­ze in dei­nem Doku­ment aus­se­hen wird. Kli­cke auf das gewünsch­te Über­schrif­ten­for­mat, um die Ände­rung umzu­set­zen.

Wer­den dir gar kei­ne oder kei­ne pas­sen­den For­mat­vor­la­gen für Über­schrif­ten ange­zeigt? Dann kli­cke auf die Schalt­flä­che Wei­te­re (klei­ner Pfeil nach unten mit einem senk­rech­ten Strich dar­über), um den Kata­log zu erwei­tern und mehr Vor­la­gen anzei­gen zu las­sen.

Inhalts­ver­zeich­nis bei Word auto­ma­tisch erstel­len

Zunächst soll­test du fest­le­gen, an wel­cher Stel­le das Inhalts­ver­zeich­nis begin­nen soll, und den Cur­sor in die ent­spre­chen­de Zei­le set­zen – also in der Regel ganz an den Anfang dei­nes Doku­ments bzw. hin­ter ein even­tu­el­les Deck­blatt. Dann klickst du auf die Regis­ter­kar­te Refe­ren­zen, wo sich ganz links die Funk­ti­on Inhalts­ver­zeich­nis befin­det. Mit einem Klick auf den klei­nen Pfeil nach unten auf die­ser Schalt­flä­che öff­nen sich meh­re­re Vor­la­gen. Wäh­le das auto­ma­ti­sche Ver­zeich­nis aus, das dir am ehes­ten zusagt – und schon hast du ein Inhalts­ver­zeich­nis in dein Doku­ment ein­ge­fügt, das die Glie­de­rungs­punk­te und Sei­ten­zah­len auto­ma­tisch erstellt.

Inhalts­ver­zeich­nis bei Word for­ma­tie­ren

Die­ses Inhalts­ver­zeich­nis lässt sich nun noch nach dei­nen Wün­schen indi­vi­du­ell anpas­sen. Dafür folgst du dem bekann­ten Pfad Refe­ren­zen > Inhalts­ver­zeich­nis und klickst dann etwas wei­ter unten auf Benut­zer­de­fi­nier­tes Inhalts­ver­zeich­nis. Dort kannst du diver­se Ein­stel­lun­gen vor­neh­men – zum Bei­spiel, ob und wie Sei­ten­zah­len ange­zeigt wer­den sol­len und ob das Schrift­for­mat eher klas­sisch oder aus­ge­fal­le­nen sein soll, um nur zwei Optio­nen zu nen­nen.

In den bei­den Vor­schau­käs­ten unter Sei­ten­an­sicht und Web­vor­schau siehst du, wie das jewei­li­ge For­mat in dei­nem Inhalts­ver­zeich­nis aus­se­hen wird. Ände­run­gen über­nimmst du mit einem Klick auf OK.

Tipp: Für Online-Doku­men­te, die nicht aus­ge­druckt wer­den, kann es sinn­voll sein, mit Links anstel­le von Sei­ten­zah­len zu arbei­ten. Set­ze hier­für einen Haken in das ent­spre­chen­de Käst­chen unter dem Vor­schau­kas­ten Web­vor­schau. Klickst du nun auf eine Über­schrift im Inhalts­ver­zeich­nis, springst du direkt zur ent­spre­chen­den Stel­le im Text.

Inhalts­ver­zeich­nis bei Word aktua­li­sie­ren

Nicht sel­ten kommt es vor, dass du an einem Doku­ment noch Ände­run­gen vor­nimmst, nach­dem du das Inhalts­ver­zeich­nis bereits erstellt hast. Auf der einen Sei­te willst du viel­leicht eine Über­schrift ändern, auf einer ande­ren noch einen gan­zen Absatz hin­zu­fü­gen. Bei einem manu­ell erstell­ten Inhalts­ver­zeich­nis müss­test du nun unter Umstän­den jede Ände­rung von Hand ins Inhalts­ver­zeich­nis über­tra­gen. Doch für das auto­ma­tisch erstell­te Inhalts­ver­zeich­nis ist das alles kein Pro­blem: Es kann sich – wie der Name schon sagt – auto­ma­tisch aktua­li­sie­ren.

For­ma­tie­rung einer Über­schrift ändern

Wenn du bei dei­nen Über­schrif­ten Wert auf eine bestimm­te Schrift­art legst oder dir die Über­schrif­ten­vor­la­ge zu groß oder klein ist, kannst du sowohl die Schrift­art als auch die Schrift­grö­ße und ‑far­be anpas­sen.

Wäh­le dafür ein­fach die Überschrift(en) aus, die du anpas­sen möch­test, ände­re die For­ma­tie­rung auf die gewünsch­te Wei­se und kli­cke dann mit der rech­ten Maus­tas­te auf die von dir ange­pass­te Über­schrif­ten­for­mat­vor­la­ge. Kli­cke im Kon­text­me­nü abschlie­ßend auf Über­schrift aktua­li­sie­ren, um der Aus­wahl zu ent­spre­chen.

Jedes Mal, wenn du die bear­bei­te­te For­mat­vor­la­ge für Über­schrif­ten in dei­nem Doku­ment anwen­dest, ent­hält die Vor­la­ge nun dei­ne Anpas­sun­gen. Die ursprüng­li­che For­ma­tie­rung wird in einer neu­en For­mat­vor­la­ge gespei­chert.

Dafür klickst du erneut auf die Regis­ter­kar­te Refe­ren­zen und dann links oben auf Inhalts­ver­zeich­nis aktua­li­sie­ren. In dem nun erschei­nen­den Pop-up-Fens­ter kannst du wäh­len, ob du nur die Sei­ten­zah­len oder das gesam­te Inhalts­ver­zeich­nis aktua­li­sie­ren las­sen willst. Wäh­le die für dich pas­sen­de Opti­on aus und bestä­ti­ge mit OK. Alter­na­tiv klickst du mit der rech­ten Maus­tas­te ins Inhalts­ver­zeich­nis und wählst die Opti­on Fel­der aktua­li­sie­ren.

Dar­über hin­aus kannst du das Inhalts­ver­zeich­nis auch manu­ell aktua­li­sie­ren, falls du etwa einen belie­bi­gen Text­teil, der nicht mit einem Über­schrif­ten­for­mat ver­se­hen wur­de, hin­zu­fü­gen möch­test:

  1. Mar­kie­re den gewünsch­ten Text, der als zusätz­li­che Über­schrift ins Inhalts­ver­zeich­nis ein­flie­ßen soll.
  2. Kli­cke erneut auf die Regis­ter­kar­te Refe­ren­zen und dann oben links auf Text hin­zu­fü­gen.
  3. Im sich öff­nen­den Kon­text­me­nü suchst du aus, in wel­cher Ebe­ne die neue Über­schrift ins Inhalts­ver­zeich­nis ein­ge­fügt wer­den soll, also zum Bei­spiel als Über­schrift 1, 2 oder 3.
  4. Um die Ände­run­gen wirk­sam zu machen, kli­cke abschlie­ßend wie­der auf Inhalts­ver­zeich­nis aktua­li­sie­ren.

Auto­ma­ti­sches Inhalts­ver­zeich­nis: Eine gro­ße Hil­fe

Schreibst du einen umfang­rei­chen Text über meh­re­re Sei­ten, soll­test du die Mög­lich­keit auf jeden Fall nut­zen, in Micro­soft Word ein Inhalts­ver­zeich­nis zu erstel­len. Auf­wen­di­ges Abtip­pen und manu­el­les For­ma­tie­ren erüb­ri­gen sich damit. Das erspart dir nicht nur eine Men­ge Zeit, son­dern redu­ziert durch die auto­ma­ti­sche Aktua­li­sie­rung auch die Feh­ler­an­fäl­lig­keit. Wie oft pas­siert es sonst, dass sich Kapi­tel durch nach­träg­li­ches Bear­bei­ten des Doku­ments auf eine ande­re Sei­te ver­schie­ben und du alles müh­sam nach­prü­fen musst? Das auto­ma­ti­sche Inhalts­ver­zeich­nis bei Word nimmt dir die­se Arbeit ab.

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