Word-For­mu­lar erstel­len: So ein­fach geht’s

Du willst ein For­mu­lar erstel­len, das Mit­ar­bei­ter elek­tro­nisch aus­fül­len und zurück­sen­den kön­nen – etwa für Urlaubs­an­trä­ge oder Geneh­mi­gun­gen? Dafür kannst du Word-For­mu­la­re nut­zen. Was genau du beim Vor­be­rei­ten und Erstel­len der digi­ta­len Vor­la­gen beach­ten soll­test, erklärt UPDATED in die­sem Ratgeber.

• Was sind Word-For­mu­la­re und wofür sind sie gut?
• Schritt 1: Ent­wick­ler­tools anzei­gen lassen
• Schritt 2: For­mu­lar­vor­la­ge benutzen
• Schritt 3: Eige­ne For­mu­lar­vor­la­ge erstellen
• Die­se Inhalts­steu­er­ele­men­te kannst du nutzen

Was sind Word-For­mu­la­re und wofür sind sie gut?

Word-For­mu­la­re sind mit Micro­soft Word erstell­te For­mu­la­re, auch digi­ta­le Vor­dru­cke genannt. Die­se kannst du elek­tro­nisch an ande­re Per­so­nen ver­schi­cken und von ihnen aus­fül­len las­sen. Die Emp­fän­ger kön­nen sich das aus­ge­füll­te For­mu­lar aus­dru­cken und es zurück- oder wei­ter­sen­den. For­mu­la­re bie­ten gegen­über hand­schrift­li­chen Doku­men­ten eini­ge Vorteile:

• Bes­se­re Les­bar­keit: Hand­schrift­lich aus­ge­füll­te For­mu­la­re sind je nach Schrift teil­wei­se schwer les­bar. In einem Word-For­mu­lar legst du selbst die Schrift­art und Schrift­grö­ße fest, was eine gute Les­bar­keit garantiert.
• Gerin­ge­rer Auf­wand: Das Aus­fül­len digi­ta­ler For­mu­la­re per Tas­ta­tur spart im Ver­gleich zum hand­schrift­li­chen Aus­fül­len Zeit.
• Mini­mie­rung von Falsch­ein­ga­ben: Du kannst jedes ein­zel­ne For­mu­lar­feld so gestal­ten, dass Falsch­ein­ga­ben mög­lichst mini­miert wer­den. Du wür­dest bei­spiels­wei­se ein Post­leit­zahl-Feld so fest­le­gen, dass nur Zif­fern und maxi­mal 5 Zei­chen ein­zu­tra­gen sind.
• Auto­ma­ti­sche Berech­nun­gen: Du kannst For­mu­lar­fel­der mit Zah­len so gestal­ten, dass auto­ma­tisch Berech­nun­gen durch­ge­führt werden.

Mehr dazu 

So arbei­test du mit For­mat­vor­la­gen in Word 

• Fle­xi­ble Hil­fe­stel­lung: Bei einem digi­ta­len For­mu­lar ent­fällt ein Bei­blatt mit Hin­wei­sen zum Aus­fül­len. Statt­des­sen kannst du den Nut­zer durch das For­mu­lar füh­ren – etwa mit bereits vor­ge­ge­be­nen Stan­dard­wer­ten oder Hinweistexten.
• Elek­tro­ni­sche Ver­füg­bar­keit: Word-For­mu­la­re, die aus­ge­füllt wur­den, brau­chen nicht unbe­dingt aus­ge­druckt oder per Post ver­schickt zu wer­den. Der Nut­zer kann sie auf elek­tro­ni­schem Wege spei­chern oder bei­spiels­wei­se per E‑Mail weiterleiten.

Schritt 1: Ent­wick­ler­tools anzei­gen lassen

Um Word-For­mu­la­re erstel­len zu kön­nen, braucht es zunächst die Frei­schal­tung der Word-eige­nen Ent­wick­ler­tools. So gehst du dafür in der Word-Ver­si­on 1812 vor:

1. Kli­cke in einer Word-Datei im Menü oben auf die Regis­ter­kar­te Datei.
2. Kli­cke ganz unten auf den Menü­punkt Optio­nen. Ein Fens­ter öff­net sich.
3. Kli­cke in der lin­ken Spal­te auf Menü­band anpas­sen.
   

   

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4. Scrol­le im rech­ten Bereich des Fens­ters unter Haupt­re­gis­ter­kar­ten nach unten, bis zum Punkt Ent­wick­ler­tools.
   

   

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5. Set­ze in die Box links neben Ent­wick­ler­tools einen Haken.
6. Kli­cke auf OK.
   

   

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Schritt 2: For­mu­lar­vor­la­ge benutzen

Word hat vie­le For­mu­lar­vor­la­gen an Bord. Passt eine davon zu dei­nen Vor­stel­lun­gen, kannst du Zeit spa­ren, da du dein For­mu­lar so nicht gänz­lich selbst zu erstel­len brauchst. So nutzt du eine der vor­ein­ge­stell­ten Formularvorlagen:

1. Kli­cke oben im Menü auf die Regis­ter­kar­te Datei.
2. Kli­cke auf Neu.
3. Gib oben im Such­feld For­mu­la­re ein und drü­cke die Enter-Taste.
4. Kli­cke dop­pelt auf das For­mu­lar, das dei­nen Anfor­de­run­gen am nächs­ten kommt, in unse­rem Bei­spiel Erstat­tungs­for­mu­lar.
   

   

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5. Das For­mu­lar wird nun wie ein nor­ma­les Word-Doku­ment ange­zeigt. Kli­cke erneut auf Datei und dann auf Spei­chern unter. Wäh­le einen Spei­cher­ort für das For­mu­lar aus.
6. Gib im Dia­log­feld Spei­chern unter einen Namen für das neue Word-For­mu­lar ein. In unse­rem Bei­spiel Bsp_Erstattungsformular.
   

   

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7. Kli­cke auf Spei­chern.

Du kannst das For­mu­lar nun je nach Bedarf aus­fül­len, dru­cken oder versenden.

Schritt 3: Eige­ne For­mu­lar­vor­la­ge erstellen

Um ein For­mu­lar ganz nach dei­nen Bedürf­nis­sen anzu­le­gen, kannst du unter Word auch eine eige­ne For­mu­lar­vor­la­ge erstellen.

Doku­ment als Vor­la­ge abspeichern

Begin­ne mit einem lee­ren Doku­ment und spei­che­re es als Vor­la­ge ab. So funktioniert’s:

1. Kli­cke oben in der Menü­leis­te auf Datei.
2. Kli­cke in der lin­ken Spal­te auf Spei­chern unter.
3. Kli­cke auf Durch­su­chen und wäh­le einen Spei­cher­ort aus.
4. Öff­ne das Drop-down-Menü neben Datei­typ mit einem Klick auf den Pfeil ganz rechts in der Leiste.
5. Wäh­le Word-Vor­la­ge aus.
6. Gib im Feld Datei­na­me eine Bezeich­nung für das neue For­mu­lar ein. In unse­rem Bei­spiel Eigenes_Beispielformular.
7. Kli­cke auf Spei­chern.

Inhal­te zum For­mu­lar hinzufügen

Du kannst nun dem For­mu­lar soge­nann­te Steu­er­ele­men­te hin­zu­fü­gen, also Fel­der, in die der Nut­zer Text ein­ge­ben kann. So gehst du vor:

1. Kli­cke oben im Menü auf Ent­wick­ler­tools.
2. Kli­cke oben mit­tig auf Ent­wurfs­mo­dus.
3. Der Ein­trag Ent­wurfs­mo­dus ist nun grau hinterlegt.

Füge nun die gewünsch­ten Steu­er­ele­men­te ein. Sie wer­den in der Grup­pe Steu­er­ele­men­te als klei­ne Sym­bo­le wie Aa, eine Check­box mit grü­nem Haken etc. angezeigt.

In unse­rem Bei­spiel erstel­len wir ein For­mu­lar zur Ver­ein­ba­rung eines Bera­tungs­ter­mins und nut­zen dafür ein Text­steu­er­ele­ment und eine Datumsauswahl.

Wei­te­re ver­füg­ba­re Steu­er­ele­men­te wer­den im Abschnitt Die­se Inhalts­steu­er­ele­men­te kannst du nut­zen erläutert.

Text­steu­er­ele­ment einfügen

In unse­rem Ter­min­ver­ein­ba­rungs­for­mu­lar wird zuerst der Grund hin­ter dem Bera­tungs­wunsch abge­fragt. Vor das zuge­hö­ri­ge Text­feld schrei­ben wir daher “Aus wel­chem Grund las­sen Sie sich bera­ten?”. Direkt dahin­ter wird nun das Text­steu­er­ele­ment ein­ge­fügt. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

In einem soge­nann­ten Rich-Text-Inhalts­steu­er­ele­ment (das Sym­bol mit dem fett­ge­druck­ten Aa) kann ein Benut­zer nicht nur Text ein­ge­ben, son­dern ihn bei­spiels­wei­se auch fett oder kur­siv for­ma­tie­ren oder Zei­len­um­brü­che ver­wen­den. Das Nur-Text-Inhalts­steu­er­ele­ment (das Sym­bol mit dem ein­fach gedruck­ten Aa) bie­tet die­se Optio­nen nicht. Das Ein­fü­gen funk­tio­niert bei bei­den Vari­an­ten gleich:

1. Kli­cke auf die Stel­le, an der das Steu­er­ele­ment ein­ge­fügt wer­den soll.
2. Kli­cke in der Regis­ter­kar­te Ent­wick­ler­tools in der Grup­pe Steu­er­ele­men­te auf das Aa-Sym­bol ganz links oben (Rich-Text-Inhalts­steu­er­ele­ment).
3. Alter­na­tiv: Kli­cke auf das zwei­te Aa-Sym­bol, um ein Nur-Text-Inhalts­steu­er­ele­ment einzufügen.
4. Im Doku­ment erscheint ein Feld mit Kli­cken oder tip­pen Sie hier, um Text ein­zu­ge­ben.

Datums­aus­wahl einfügen

Als Nächs­tes folgt ein For­mu­lar­feld, in dem der Nut­zer ein Datum für sei­nen Bera­tungs­ter­min aus­wäh­len kann. In die­sem Fall schrei­ben wir in die nächs­te Zei­le “Wann kön­nen Sie kom­men?” und fügen direkt dahin­ter das Feld für die Datums­aus­wahl ein:

1. Kli­cke auf die Stel­le im Doku­ment, an der das Steu­er­ele­ment für die Datums­aus­wahl ein­ge­fügt wer­den soll.
2. Kli­cke in der Regis­ter­kar­te Ent­wick­ler­tools in der Grup­pe Steu­er­ele­men­te auf das Sym­bol, das einen Kalen­der anzeigt (Datums­aus­wahl-Inhalts­steu­er­ele­ment).
3. Im Doku­ment wird ein Feld mit Kli­cken oder tip­pen Sie, um ein Datum ein­zu­ge­ben angezeigt.

Auf dem­sel­ben Weg kannst du dein For­mu­lar nun nach Bedarf um wei­te­re Inhalts­steu­er­ele­men­te erweitern.

Eigen­schaf­ten von Inhalts­steu­er­ele­men­ten fest­le­gen und ändern

Du kannst die Eigen­schaf­ten ein­zel­ner Inhalts­steu­er­ele­men­te indi­vi­du­ell ändern oder erwei­tern. Im Fol­gen­den ein Beispiel:

1. Kli­cke im Doku­ment in das Feld des Inhalts­steu­er­ele­ments, des­sen Eigen­schaf­ten du ändern willst. In unse­rem Bei­spiel das Rich-Text-Inhaltssteuerelement.
   

   

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2. Kli­cke in der Regis­ter­kar­te Ent­wick­ler­tools in der Grup­pe Steu­er­ele­men­te auf Eigen­schaf­ten. Ein Fens­ter öff­net sich.
   

   

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3. Ände­re die gewünsch­ten Eigen­schaf­ten. In unse­rem Bei­spiel kli­cken wir auf den Pfeil neben Far­be, um das Drop-down-Menü zu öffnen.
4. Kli­cke auf Rot, bestä­ti­ge mit OK.
   

   

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5. Das Feld des betref­fen­den Steu­er­ele­ments im Doku­ment wird nun in Rot angezeigt.
   

   

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Im Dia­log­fens­ter Eigen­schaf­ten von Inhalts­steu­er­ele­men­ten kannst du noch diver­se wei­te­re Ein­stel­lun­gen anpas­sen. Die meis­ten Punk­te sind selbst­er­klä­rend und sehr intui­tiv nutzbar.

Dem For­mu­lar Hin­weis­tex­te hinzufügen

Hin­weis­tex­te erhö­hen die Benut­zer­freund­lich­keit von For­mu­la­ren – es ist wich­tig zu wis­sen, was in die ein­zel­nen Fel­der ein­ge­tra­gen wer­den soll. Um die Stan­dard-Hin­weis­tex­te der ein­zel­nen Steu­er­ele­men­te zu ändern, gehst du in die­sen Schrit­ten vor:

1. Kli­cke in der Regis­ter­kar­te Ent­wick­ler­tools in der Grup­pe Steu­er­ele­men­te auf Ent­wurfs­mo­dus. Die Schalt­flä­che ist nun grau hinterlegt.
2. Kli­cke in das Feld des Steu­er­ele­ments, des­sen Text du ändern willst, in unse­rem Bei­spiel das Feld für den Grund des Beratungswunsches.
3. Ände­re den Text nach dei­nen Wün­schen. Wir ändern bei­spiels­wei­se den letz­ten Teil des vor­ge­ge­be­nen Textes.
4. Kli­cke danach auf einen belie­bi­gen Punkt im Doku­ment außer­halb des Fel­des. Der geän­der­te Text wird ohne Umran­dung angezeigt.
   

   

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5. Kli­cke in der Regis­ter­kar­te Ent­wick­ler­tools in der Grup­pe Steu­er­ele­men­te erneut auf Ent­wurfs­mo­dus. Die Opti­on ist nun nicht mehr grau hin­ter­legt und dein neu­er Hin­weis­text wird im bear­bei­te­ten Steu­er­ele­ment ange­zeigt, du kannst ihn in die­sem Modus aller­dings nicht bearbeiten.

Die­se Inhalts­steu­er­ele­men­te kannst du nutzen

Word bie­tet neben den oben genann­ten Steu­er­ele­men­ten für “Rich Text”, “Nur Text” und “Datums­ein­ga­be” noch eine Rei­he wei­te­rer Ele­men­te, die in For­mu­la­ren ein­ge­setzt wer­den kön­nen. Hier eine Über­sicht, in der die ein­zel­nen Ele­men­te kurz erklärt werden:

Bild­in­halts­steu­er­ele­ment (Gra­fik-Sym­bol): Bil­der wie Fir­men­lo­gos oder Über­sichts­gra­fi­ken kön­nen hier­mit ein­ge­fügt werden.

Kon­troll­käst­chen­steu­er­ele­ment (Sym­bol mit Käst­chen und Haken): Die­ses Steu­er­ele­ment wird als Käst­chen ange­zeigt, in die Nut­zer einen Haken set­zen kön­nen. Dahin­ter plat­zierst du den zuge­hö­ri­gen Text.

Kom­bi­na­ti­ons­feld-Inhalts­steu­er­ele­ment (Sym­bol mit Lay­out plus Pfei­le): Hier­mit kannst du ein Drop-down-Menü erstel­len, des­sen Aus­wahl­mög­lich­kei­ten vom Nut­zer bestimmt werden.

Drop­down­lis­ten-Inhalts­steu­er­ele­ment (zwei­tes Sym­bol mit Lay­out plus Pfei­le): Hier kannst du ein Drop-down-Menü mit vor­ge­ge­be­nen Aus­wahl­mög­lich­kei­ten erstellen.

Inhalts­steu­er­ele­ment für wie­der­hol­te Abschnit­te (Sym­bol mit Lay­out plus Pfeil nach unten): Erstel­le hier­mit For­mu­lar­fel­der, die sich belie­big häu­fig wie­der­ho­len. Etwa bei einer Mit­ar­bei­ter­lis­te mit Daten zu ein­zel­nen Personen.

Vor­ver­si­ons­tools (Sym­bol mit Kof­fer und Schrau­ben­schlüs­sel): Hier ste­hen dir Inhalts­steu­er­ele­men­te aus Vor­ver­sio­nen von Word zur Ver­fü­gung , die sich zum Teil mit den erwähn­ten Optio­nen überschneiden.

Word-For­mu­la­re: Vie­le Mög­lich­kei­ten und kaum Zeitaufwand

For­mu­la­re kön­nen beim Aus­tau­schen und Sam­meln von Infor­ma­tio­nen viel Zeit spa­ren. Die digi­ta­len Vor­dru­cke bie­ten gegen­über hand­schrift­li­chen For­mu­la­ren vie­le Vor­tei­le, unter ande­rem bei der Les­bar­keit und der Mini­mie­rung von Falscheingaben.

Word-For­mu­la­re stel­len Indi­vi­dua­li­sie­rungs­mög­lich­kei­ten in Hül­le und Fül­le bereit, damit die Doku­men­te am Ende genau ihren Zweck erfül­len. Der Weg zum fer­ti­gen For­mu­lar ist über­sicht­lich gestal­tet und nach einer kur­zen Ein­ar­bei­tungs­zeit hält sich der Auf­wand bei der Erstel­lung in Grenzen.