Auf einmal klingelt das Telefon. Mitten im Meeting mit dem neuen Abteilungsleiter. Ein Blick auf dein Handy sagt dir: Es ist deine Mutter. Oh, wie peinlich! Dabei weiß sie doch, dass sie dich während der Arbeit nicht anrufen soll. Es wird doch nichts Ernstes sein? Sollest du jetzt rangehen? UPDATED verrät dir die wichtigsten Benimmregeln für Situationen wie diese und erklärt, inwieweit für Chefs dieselben Regeln gelten wie für normale Angestellte.

Handynutzung im Gemeinschafts- oder Großraumbüro

Viele Vorgesetzte haben ein Interesse daran, dass die Mitarbeiter ihre privaten Smartphones nicht nur zur Arbeit mit-, sondern auch in den Arbeitsalltag einbringen. Wenn du allein im Büro sitzt, solltest du lediglich darauf achten, dass der Klingelton und dein Handygespräch Zimmerlautstärke haben. Für die Benutzung eines privaten Handys in Gemeinschaftsbüros gibt es aber ein paar Höflichkeitsregeln:

  • Stelle nach Möglichkeit den Klingelton leise oder aktiviere nur den Vibrationsalarm als „Klingelton“.
  • Versuche private Telefonate auf ein Minimum zu beschränken und jeweils sehr kurz zu halten.
  • Nehme nur die Gespräche an, die unbedingt nötig sind, und vertröste die anderen Anrufer per SMS oder WhatsApp auf einen späteren Zeitpunkt.

Wenn du zu zweit im Büro sitzt und einer von euch einen wichtigen privaten Anruf erhält oder tätigen muss, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Ihr versteht euch so gut, dass ein oder zwei kurze private Telefonanrufe pro Tag nicht als störend empfunden werden.
  • Der Angerufene oder Anrufer nimmt sein Handy und verlässt den Raum zum Telefonieren.
  • Der Angerufene oder Anrufer bittet den Kollegen höflich, kurz den Raum zu verlassen. Er versucht aber, das Telefonat nur sehr kurz zu halten, um den Kollegen nicht lange warten zu lassen.

In einem Büro mit mehr als zwei Arbeitsplätzen oder gar einem Großraumbüro gelten ganz andere Regeln für die Smartphone-Nutzung. Dort ist noch mehr gegenseitige Rücksichtnahme erforderlich:

  • Private Telefongespräche sollten in einem größeren Büro sehr kurz oder gar nicht geführt werden. Wenn es die Geschäftsleitung gestattet, gehe zum Telefonieren jeweils nach draußen und fasse dich dabei möglichst kurz.
  • Wenn du besonders oft privat angerufen wirst, kann das zur Verstimmung mit den Kollegen führen. Lerne daher, wichtige von weniger wichtigen Anrufen zu unterscheiden und bitte deine Liebsten, nur in dringenden Fällen anzurufen.
  • Musst du wegen eines Notfalls in der Familie oder bei Freunden vorübergehend ständig erreichbar sein, teile das den Kollegen und Vorgesetzten mit und bitte um ihr Verständnis. Sie müssen auch nicht den Grund nennen. „Ein Notfall“ oder „etwas Ernstes“ genügt meist als Angabe. Umgekehrt sollten die Kollegen auch nicht nach dem Grund für die vielen Anrufe bohren.
  • Für den Vorgesetzten sollten in einem Gemeinschaftsbüro dieselben Regeln gelten – es sei denn, er oder sie wird überwiegend geschäftlich auf dem Mobiltelefon angerufen. Aktive Telefongespräche können die Chefs meist auch leichter in andere Räume verlegen als ihre Mitarbeiter.

Gegen ein berufliches Telefonat, ob über Festnetz, Mobilfunk oder Internettelefonie, kann eigentlich niemand etwas haben. Der Anrufer oder Angerufene sollte aber versuchen, ein längeres Gespräch in einen Meetingraum zu verlegen, um die Kollegen nicht länger als nötig zu stören.

Was mit dem Handy gar nicht geht

Die Mobiltelefonie ist erst seit der Einführung von GSM vor 25 Jahren massenmarkttauglich. Seither hat sie die Menschen so sehr zusammengebracht wie kaum eine andere Technologie – aber auch ein Stück weit voneinander entfernt. Hier ein paar Grundregeln, was du mit dem Handy unterlassen solltest:

  • Jemanden im Café buchstäblich sitzenlassen und plötzlich telefonieren oder Nachrichten schreiben.
  • So laut reden, dass alle mithören können oder müssen.
  • Laute Klingeltöne nerven und sind eher peinlich.
  • Das Starren auf fremde Displays und das Durchstöbern von kurzzeitig zurückgelassenen Geräten sind tabu.
  • Sich als Paparazzi versuchen und Fotos von Anwesenden ohne Zustimmung veröffentlichen ist nicht erlaubt.

Handynutzung während eines persönlichen Gesprächs mit Kollegen

Es ist ganz natürlich, dass du dich nicht mit allen Kollegen gleichermaßen gut verstehst. Aber Smalltalk hier und da während der Arbeitszeit kann nicht schaden und dir so manche Sympathiepunkte einbringen. Als unhöflich oder gar verletzend wird allerdings empfunden, wenn du mitten im Gespräch zu telefonieren beginnst oder dich plötzlich in deinen E-Mails oder gar in Facebook verlierst. Berücksichtige folgende Benimmregeln:

  • Wenn dir mitten im Gespräch mit dem Kollegen einfällt, dass du einen Anruf tätigen willst oder musst, verschiebe diesen besser um ein paar Minuten. Gleiches gilt auch für einen weniger wichtigen Anruf, den du erhältst.
  • Wenn der Anruf wirklich wichtig ist, bitte den Kollegen um Verständnis, sich dafür kurz zurückziehen zu dürfen. Fasse dich aber wirklich kurz oder teile dem Kollegen mit, dass es leider doch etwas länger dauert.

Wenn du mitten im Gespräch mit dem Kollegen einen privaten Anruf erhälst, hast  folgende Möglichkeiten, um den Kollegen und gegebenenfalls auch den Anrufer nicht zu verärgern:

  • Lehne das Telefonat ab und rufe später zurück.
  • Lehne das Telefonat ab, bitte den Kollegen aber höflich, dem Anrufer kurz eine Nachricht schicken zu dürfen, dass du später zurückrufst.
  • Bitte den Kollegen, dem Anrufer ganz kurz sagen zu dürfen, dass du später zurückrufst.

Diese Höflichkeitsregeln gelten grundsätzlich auch für Chefs. Manchmal genügt auch nur ein Fingerzeig, um zu signalisieren, dass ein wichtiges Telefonat ansteht. Der Mitarbeiter sollte dann höflich aus dem Raum gehen oder beiseitetreten. Es kann aber nicht schaden, sich später bei ihm für die Störung zu entschuldigen und an das persönliche Gespräch von vorhin anzuknüpfen. Das schafft eine engere Mitarbeiterbindung.

Knigge: Anstandsregeln wider Willen

„Knigge“ ist seit über zwei Jahrhunderten der Inbegriff für Benimmregeln. Dabei ging es dem Aufklärer und Schriftsteller Adolph Freiherr Knigge (1752-1796) nie um die berühmte Frage, ob es sich schickt, Fisch mit dem Messer zu schneiden. Sein Werk „Über den Umgang mit Menschen“ war vielmehr eine frühe soziologische Abhandlung über den Umgang mit sich selbst, den Jähzornigen, den Geistlichen und den Schurken.

Handynutzung während eines Meetings mit Kollegen

In einem Meeting mit Arbeitskollegen kommt es beim richtigen Umgang mit Handys darauf an, auf welcher Ebene die Sitzung stattfindet bzw. welche Hierarchieebenen im Unternehmen daran teilnehmen. Wichtig ist auch, darauf zu achten, ob in dem Meeting ein lockerer oder eher strenger Umgangston herrscht.

Unabhängig davon, wer in dem Meeting gerade redet, ist es nicht höflich, die ganze Zeit durch das eigene Smartphone oder Tablet abgelenkt zu sein. Wenn letzteres als digitaler Schreibblock für Notizen verwendet wird, ist das etwas anderes. Aber hin und wieder solltest du dann doch aufblicken und signalisieren, dass du nicht geistig woanders bist. Schließlich soll eine solche Sitzung in der Regel ergebnisorientiert sein. Ziel ist meist, dass die Teilnehmer etwas mitnehmen oder gemeinsam erarbeiten.

In einem Meeting sollten die Mobiltelefone nach Möglichkeit ausgeschaltet sein oder bei einem Anruf maximal vibrieren. Du darfst das Gerät auch auf den Tisch legen, höflicher ist es aber, es in der Tasche oder Jackentasche zu behalten. Dann kommt erst gar nicht der Verdacht auf, dass du einen Anruf erwartest.

Falls du tatsächlich einen Anruf erwartest, kannst du vor der Besprechung darauf hinweisen und um Verständnis bitten, dass du den Anruf annehmen musst. Allerdings solltest du dafür eine gewisse Hierarchiestufe erreicht haben oder den erwarteten Anruf beruflich rechtfertigen können – es sei denn, es handelt sich um einen wirklichen Notfall.

Platzt aber doch unvermutet ein privater Anruf in das Meeting, solltest du schnell zum Smartphone greifen und das Telefonat ablehnen. Wenn es die Situation zulässt, kannst du dem Anrufer eine Nachricht mit dem Wort „später“ schicken oder bitten, zum Telefonieren das Meeting kurz verlassen zu dürfen.

Handelt es sich bei dem Anrufenden um einen Geschäftspartner, hast du folgende Möglichkeiten:

  • Kommt der Anruf über eine Mobilfunknummer und geht das Meeting vor, kannst du auflegen und dem Anrufer eine Nachricht schicken, dass du später zurückrufst.
  • Du signalisierst den Kollegen, dass du kurz rangehen musst, um dem Anrufer mitzuteilen, dass du in einem wichtigen Meeting bist und ihn später kontaktieren wirst.
  • Wenn der Anruf sich nicht verschieben lässt, verlasse unauffällig den Raum zum Telefonieren oder teile das den Kollegen höflich mit.

In einer Besprechung unter gleichgestellten Arbeitskollegen herrscht in der Regel ein lockerer Umgang. Das heißt aber nicht, dass jeder tun und lassen kann, was er will. Auch hier gebietet die Höflichkeit, stets bei der Sache zu sein. Du darfst dein Handy zwar auf den Tisch legen, solltest aber nur wichtige Telefonate annehmen und dich jeweils kurz fassen oder höflich bitten, dich dafür „ein, zwei Minuten“ zurückziehen zu dürfen.

Handynutzung am Mittagstisch mit Kollegen

Wenn du zusammen mit Kollegen in der Kantine oder in einem Restaurant zu Mittag isst, hast du eigentlich Mittagpause und das Recht, dein Handy für einkommende Anrufe laut zu stellen. Eigentlich. Denn es kommt darauf an, wer beim Lunch dabei ist.

Der Vorgesetzte eines kleinen Teams, in dem ein lockerer Umgang herrscht und sich jeder duzt, wird wohl nichts dagegen haben – es sei denn, er ist der Einladende und will mit den Kollegen etwas besprechen.

Ist dagegen ein Manager aus der Geschäftsleitung oder ein wichtiger Kunde zugegen, solltest du das Handy während des gemeinsamen Mittagsessens leise stellen und bei einem einkommenden Anruf diesen entweder ignorieren oder höflich in die Runde sagen, dass es etwas Wichtiges sei. Zum Telefonieren solltest du dann aber aufstehen, um den Raum zu verlassen, und das private Gespräch keineswegs vor den Kollegen, dem Chef oder gar dem Kunden führen.

In vielen Firmen herrscht ein freundschaftlicher Umgang unter den Kollegen. Dabei hast du auch mehr Freiheiten, was die Handynutzung beim gemeinsamen Mittagessen angeht:

  • Bist du mit mehreren Kollegen zu Tisch darfst du auch einen privaten Anruf annehmen, solltest dich aber mit einem entschuldigenden Lächeln zum Telefonieren zurückziehen und das Gespräch in einem weniger wichtigen Fall möglichst kurz halten.
  • Das Surfen im Internet oder das Stöbern in sozialen Netzwerken während des gemeinsamen Mittagessens macht keinen guten Eindruck.
  • Wenn du mit einem einzigen Kollegen zum Essen verabredet bist, solltest du dein Mobiltelefon in der Tasche lassen und keine distanzierende Handybarriere auf dem Tisch aufbauen. Es sei denn, du erwartest einen Anruf und teilst das dem Kollegen vorher mit.
  • Klingelt es, sagst du deinem Tischpartner, dass du schnell mal rangehst. Fasst dich aber kurz mit dem Gespräch.

Grundsatzfrage: Ist ein Handyverbot durch den Arbeitgeber rechtens?

Um einen geordneten Betriebsablauf zu gewährleisten und damit die Kollegen im Gemeinschaftsbüro nicht zu stören, kann der Arbeitgeber die private Handynutzung einschränken und sogar ganz verbieten, heißt es in einem bei ChannelPartner veröffentlichten Fachbeitrag von Dr. Norbert Pflüger. Der Anwalt betont aber, dass die Weisungen des Arbeitgebers nicht willkürlich sein dürfen und ein Handyverbot nicht ohne Zustimmung des Betriebsrats erfolgen sollte. In den Pausen ist das Verbot aufgehoben, es sei denn, das Mittagessen findet in einem Hochsicherheitsbereich statt, zum Beispiel in Entwicklungsabteilungen.

Handynutzung während eines Meetings mit Kunden

In einem persönlichen Meeting mit Kunden muss neben allgemeinen Höflichkeitsregeln in besonderem Maße auf die Telefonetikette geachtet werden. Wenn einer der Teilnehmer ein wichtiges Telefonat erwartet, sollte er das vorher mitteilen. Einen Anruf während des Kundengesprächs ungefragt aktiv starten, ist tabu – es sei denn, es wird mit dem Kunden vereinbart, einen bestimmten Sachverhalt mit einem Kollegen hier und jetzt telefonisch zu klären.

In einem solchen physischen Kundengespräch sollten alle Mobiltelefone nach Möglichkeit abgeschaltet oder so lautlos gestellt werden, dass nicht einmal ein Vibrieren zu hören ist. Private Anrufe müssen warten oder in einem besonders dringlichen Fall außerhalb des Besprechungsraums fortgeführt werden.

Während des Kundengesprächs sollten keine Mobiltelefone auf dem Tisch liegen. Unter dem Tisch E-Mails beantworten ist ebenfalls tabu. Je nach Hierarchiestufe können sich die Teilnehmer mehr oder weniger Freiheiten mit dem Smartphone herausnehmen.

Viele Meetings mit Kunden finden heute mit Messenger-Diensten nur noch virtuell statt. Aber auch in diesem Fall sollte die ganze Aufmerksamkeit dem Kunden gelten. Da heißt es wie im Kino oder im Theater auch, dass kein Klingelton oder Vibrieren das Kundengespräch stören darf. Bei Konferenzlösungen, zum Beispiel Skype for Business, können die Teilnehmer ihr Videobild und ihre Stimme oder plötzliches Babygeschrei im Hintergrund jederzeit ausblenden.

Handynutzung während eines Geschäftsessens mit Kunden

Wenn du mit einem Kunden mittags oder abends essen gehst, solltest du das Smartphone ausschalten, auf ganz leise schalten oder bei einem Anruf nur vibrieren lassen. Die Höflichkeit gebietet auch, dass während des Geschäftsessens keine Handys oder Tablets auf den Tisch gelegt werden, da diese als Barriere empfunden werden können.

Das gilt auch für Chefs — es sei denn, einer von ihnen erwartet einen sehr wichtigen Anruf. Aber auch bis dahin kann das Handy in der Jacken-, Akten- oder Handtasche gehalten werden. Mitarbeiter müssten schon einen sehr triftigen Grund haben, um vor dem Geschäftsessen einen privaten Anruf anzukündigen. Wenn das Geschäftsessen auf hoher Ebene stattfindet, kommt dafür eigentlich nur ein Krankheitsfall in der Familie oder die bevorstehende Geburt eines Kindes infrage. Aber auch der Gast, ob Kunde oder Lieferant, sollte sein Smartphone während des Geschäftsessens leise stellen, nicht auf den Tisch legen und Telefonate nach Möglichkeit vermeiden.

Höflichkeit ist eine Zier… auch mit dem Handy

Was du als unhöflich empfindest, solltest du auch keinem anderen zumuten — besonders bei der Handynutzung. Allerdings haben die Chefs in vielen Situationen die besseren Argumente auf ihrer Seite, warum sie ihr Smartphone während eines Meetings eingeschaltet auf den Tisch legen müssen. Hierarchien spielen also eine gewisse Rolle. Der verantwortungsvolle Chef, der Sinn für Gerechtigkeit hat, sollte aber auch mit gutem Beispiel vorangehen und in einer Sitzung oder bei einem Geschäftsessen keine privaten Anrufe entgegennehmen.

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