Goog­le Kalen­der tei­len: So funktioniert’s

Ob im Fami­li­en­all­tag, bei der Urlaubs­pla­nung oder im Team: Ein gemein­sam genutz­ter Kalen­der kann die Orga­ni­sa­ti­on deut­lich erleich­tern. Beson­ders Goog­le Kalen­der bie­tet dafür prak­ti­sche Frei­ga­be­funk­tio­nen, mit denen sich Ter­mi­ne trans­pa­rent und abge­stimmt ver­wal­ten las­sen. Statt alle Ter­mi­ne müh­sam per Nach­richt oder E‑Mail abzu­stim­men, kön­nen meh­re­re Per­so­nen den­sel­ben Kalen­der ein­se­hen, bear­bei­ten oder ver­wal­ten – je nach Bedarf. In die­ser Anlei­tung zei­gen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen Goog­le Kalen­der gezielt mit bestimm­ten Per­so­nen teilst, wel­che Rech­te du ver­ge­ben kannst und wor­auf du bei der Ein­rich­tung ach­ten soll­test. So wird die gemein­sa­me Ter­min­pla­nung ein­fach, über­sicht­lich und effi­zi­ent. 

Die geziel­te Kalen­der­frei­ga­be ist ide­al, wenn du Ter­mi­ne effi­zi­ent mit bestimm­ten Per­so­nen abstim­men möch­test, wie Part­ner*in, Fami­lie oder in einem Team. Mit Goog­le Kalen­der kannst du ein­zel­ne Kalen­der ganz ein­fach für aus­ge­wähl­te Kon­tak­te frei­ge­ben und dabei detail­liert bestim­men, wel­che Rech­te die­se erhal­ten – vom rei­nen Anzei­gen bis hin zum voll­stän­di­gen Bear­bei­ten von Ter­mi­nen und eigen­stän­di­gem Wei­ter­lei­ten. In den nächs­ten Schrit­ten erfährst du, wie du die Frei­ga­be ein­rich­test, gezielt Per­so­nen hin­zu­fügst und so die Zusam­men­ar­beit rei­bungs­los gestal­test. 

Damit das Tei­len funk­tio­niert, musst du in dei­nen Goog­le Account ange­mel­det sein. Zuerst öff­nest du dann den Goog­le Kalen­der im Brow­ser unter calendar.google.com oder am Smart­phone über die App. In der lin­ken Sei­ten­leis­te fin­dest du unter „Mei­ne Kalen­der“ alle Kalen­der, die du erstellt oder abon­niert hast. Wäh­le den Kalen­der aus, den du tei­len möch­test, und kli­cke auf das Drei-Punk­te-Menü rechts dane­ben. Dort fin­dest du die Opti­on „Ein­stel­lun­gen und Frei­ga­be“ – hier beginnt die Frei­ga­be. 

Scrol­le im Ein­stel­lungs­me­nü zu „Frei­ga­be mit bestimm­ten Per­so­nen“. Dort kannst du über „Per­son hin­zu­fü­gen“ die E‑Mail-Adres­se der Per­son ein­ge­ben, mit der du den Kalen­der tei­len möch­test. Wich­tig: Die Per­son muss ein Goog­le-Kon­to besit­zen, damit der Zugriff funk­tio­niert. Danach wählst du aus, wel­che Rech­te du ver­ge­ben möch­test: 

• Nur Ver­füg­bar­keit anzei­gen: Die Per­son sieht, wann du beschäf­tigt oder frei bist, aber kei­ne Details. 
• Alle Ter­mi­ne anzei­gen: Die Per­son sieht Titel und Inhal­te dei­ner Ter­mi­ne. 
• Ter­mi­ne bear­bei­ten: Die Per­son kann Ter­mi­ne hin­zu­fü­gen, ändern oder löschen. 
• Ver­wal­ten und frei­ge­ben: Die Per­son erhält vol­le Rech­te, inklu­si­ve Wei­ter­ga­be an ande­re. 

 Tipp: Wäh­le die pas­sen­de Opti­on ent­spre­chend dem Zweck. Also zum Bei­spiel „Bear­bei­ten“ für Team­ar­beit oder „Anzei­gen“ für Fami­li­en­an­ge­hö­ri­ge. 

Nach dem Hin­zu­fü­gen klickst du auf „Sen­den“. Die ein­ge­la­de­ne Per­son erhält dann eine E‑Mail mit einem Link zur Kalen­der­frei­ga­be. Sobald sie die Ein­la­dung annimmt, erscheint dein Kalen­der in ihrer Über­sicht. Um zu sehen, ob die Frei­ga­be funk­tio­niert hat, kannst du unter „Frei­ga­be mit bestimm­ten Per­so­nen“ alle akti­ven Frei­ga­ben und deren Sta­tus ein­se­hen. 

Ein geteil­ter Kalen­der ist beson­ders prak­tisch, wenn du Ter­mi­ne gemein­sam pla­nen oder abstim­men möch­test. Du kannst z.B. Geburts­ta­ge, Urlau­be, Mee­tings oder Fami­li­en­ak­ti­vi­tä­ten ein­tra­gen – und alle Betei­lig­ten sehen sofort, was geplant ist. Ände­run­gen wer­den in Echt­zeit syn­chro­ni­siert. Wenn du möch­test, kannst du auch Kom­men­ta­re zu Ter­mi­nen hin­zu­fü­gen oder Erin­ne­run­gen set­zen, die für alle gel­ten. 

Falls sich etwas ändert – z.B. bei einem Team­wech­sel oder wenn du weni­ger Ein­blick geben möch­test – kannst du die Rech­te jeder­zeit anpas­sen. Gehe dazu wie­der in die Kalen­der-Ein­stel­lun­gen und ände­re die Berech­ti­gungs­stu­fe oder ent­fer­ne die Per­son kom­plett aus der Frei­ga­be­lis­te. Die Ände­run­gen grei­fen sofort. 

Manch­mal lan­det die Ein­la­dung zur Kalen­der­frei­ga­be im Spam-Ord­ner oder wird über­se­hen. Bit­te die ein­ge­la­de­ne Per­son, den Spam-Ord­ner zu prü­fen und nach einer E‑Mail von „Goog­le Kalen­der“ zu suchen. Alter­na­tiv kannst du die Ein­la­dung erneut sen­den oder den Link kopie­ren und selbst per E‑Mail oder Chat­nach­richt tei­len. 

Stel­le sicher, dass du den rich­ti­gen Kalen­der frei­ge­ge­ben hast – nicht den Stan­dard­ka­len­der, son­dern dei­nen gewünsch­ten (z. B. „Fami­li­en­ka­len­der“ oder „Pro­jekt XY“). Außer­dem muss die ein­ge­la­de­ne Per­son mit dem rich­ti­gen Goog­le-Kon­to ange­mel­det sein. Ein Wech­sel des Kon­tos im Brow­ser oder in der App kann hel­fen. 

Wenn Ände­run­gen nicht ange­zeigt wer­den, liegt das oft an einer ver­zö­ger­ten Syn­chro­ni­sa­ti­on. In der mobi­len App hilft es, die Kalen­der­an­sicht zu aktua­li­sie­ren oder die App neu zu star­ten, damit sich die Ter­mi­ne erneut syn­chro­ni­sie­ren. In den Ein­stel­lun­gen kannst du auch prü­fen, ob der Kalen­der über­haupt zur Syn­chro­ni­sa­ti­on aus­ge­wählt wurde.

Gehe in die Kalen­der-Ein­stel­lun­gen und scrol­le zu „Frei­ga­be mit bestimm­ten Per­so­nen“. Dort kannst du die Berech­ti­gun­gen ändern oder die Per­son kom­plett ent­fer­nen. Die Ände­rung wird sofort wirk­sam. 

Wenn du einen Kalen­der für ein Team oder eine Fami­lie frei­ge­ben möch­test, kannst du ent­we­der jede Per­son ein­zeln ein­la­den oder eine Goog­le-Grup­pe nut­zen. So sparst du Zeit und kannst die Grup­pe zen­tral ver­wal­ten. 

Goog­le Kalen­der funk­tio­niert am bes­ten inner­halb des Goog­le-Öko­sys­tems. Wenn du mit Per­so­nen arbei­test, die Out­look oder Apple Kalen­der nut­zen, kannst du den Kalen­der auch öffent­lich frei­ge­ben oder als iCal-Link tei­len. Der geteil­te Kalen­der funk­tio­niert dann aller­dings nur mit ein­ge­schränk­ten Funk­tio­nen. 

Die Frei­ga­be dei­nes Goog­le Kalen­ders ist schnell ein­ge­rich­tet und bie­tet dir vie­le Mög­lich­kei­ten, Ter­mi­ne gemein­sam zu pla­nen und zu koor­di­nie­ren. Mit nur weni­gen Klicks kannst du gezielt Per­so­nen ein­la­den, Rech­te ver­ge­ben und die Über­sicht behal­ten. So bleibst du mit dei­ner Fami­lie, deine*r Partner*in oder im Team orga­ni­siert. Damit dein All­tag in Zukunft stress­frei bleibt: Ein­la­dung ver­schi­cken und Kalen­der gemein­sam nut­zen.