Expedition ins Ungewisse
Kultur im Digitalen

Expedition ins Ungewisse

Die Macht der Mitarbeiter-Community: wenn Kollegen Kollegen mitnehmen

29.3.2019 Von Kathrin Wittig Lesedauer: 3 Minuten
OTTO setzt bei der Einführung von Office 365 auch auf ein Multiplikatoren-Netzwerk aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese sind in erster Linie „Kultur-Botschafter” und geben Hilfestellung bei Haltungsfragen.

„Und eines Tages wird unsere Expedition 6.000 Pioniere haben”, bei der Aussicht darauf lächelt Sebastian Murawski zufrieden in die Runde. Vor ihm sitzen heute gerade mal 30 dieser Pioniere. Die restlichen bislang knapp 260 von ihnen hören in ähnlichen Veranstaltungen wie dieser die gleichen Worte. Sebastian ist Personalentwickler bei OTTO, groß, verschmitzt und mit unaufgeregtem Enthusiasmus bei der Sache: Er glaubt daran, dass das, was er seiner kleinen Pionier-Gruppe erzählt, der richtige Weg fürs Unternehmen ist. Und es macht ihm Spaß, seine Pioniere mit auf die Expedition zu nehmen.

Die Pioniere, das sind Kolleginnen und Kollegen von OTTO, aus allen Fachbereichen, Hierarchie-Ebenen und Karrierestufen, jung, alt, Hipster und Nicht-Hipster. Der IT-Spezialist ist genauso dabei wie die Sachbearbeiterin aus dem Einkauf oder der Azubi, der „einfach total Bock drauf hat, dabei mitzuhelfen, dass das Ding hier läuft”. „Das Ding” beschreibt im Fall von OTTO die Einführung von Office 365 von Microsoft. Und die Pioniere, die eigentlich den schicken Titel „Office 365 Pioneers” tragen, sind die Community, die dabei helfen soll. Ihre Mission: die neuen Arbeitswelten entdecken, ihr Ziel: alle Kolleginnen und Kollegen motivieren, Teil dieser neuen Arbeitswelt und -kultur zu werden und selbst Entdecker, also Pionier, zu sein.

Sebastian Murawski Firmen sollten nicht den Fehler begehen, bestehende Prozesse und Strukturen eins zu eins auf die neuen Tools übertragen zu wollen. Nur durch neue Programme werden sich die Kultur und Arbeitsweise nicht verändern.

Sebastian Murawski, Personalentwickler bei OTTO

6.000 Menschen sind bei OTTO und der Otto Group Holding in der Lage, dieses neue Office 365 zu nutzen. Theoretisch. Praktisch werden sie gerade dazu ermutigt und befähigt, genau das auch zu tun – unter anderem durch die Pioniere, ein Multiplikatoren-Netzwerk aus Freiwilligen, die neben ihrer eigentlichen Arbeit noch Zeit und Muße investieren, um den Gedanken des neuen Arbeitens in die Organisation zu tragen.

Hintergrund: Was ist O365?

Neues Arbeiten – also der Megatrend New Work – ist bei OTTO in der Initiative „FutureWork” zusammengefasst. FutureWork bündelt alle Aktivitäten im Unternehmen, die sich mit der Veränderung der Arbeitsweisen beschäftigen. Vom Umbau der Büroflächen bis hin zum Arbeiten im so genannten Digital Workplace.

Wer sind die „Office 365 Pioneers"?

Im November 2018 begann bei OTTO der technische Rollout von Office 365, seit Mitte März ist er abgeschlossen: In dieser Zeit sind rund 6.000 Benutzerkonten umgestellt worden. Parallel haben alle Kolleginnen und Kollegen die „Future Work Xperience” absolviert: eine dreistündige Veranstaltung, die sie auf die Arbeit mit den neuen Tools vorbereiten soll. Im Vordergrund stand dabei nicht die technische Tool-Schulung, sondern das Thema Haltung und Ausführungen zu Fragen wie „Warum müssen wir heute die Art, wie wir morgen miteinander arbeiten wollen, ändern?”. Teil dieser Veranstaltung war der Aufruf, sich als „Pioneer” zu bewerben und so Teil einer Community zu werden, die das Neue Arbeiten ins Unternehmen trägt. Gerechnet hatte das Projektteam mit 40 bis 60 Freiwilligen – 258 sind es am Ende geworden.

Diese Pioniere haben jeweils ein anderthalb Tage dauerndes Training absolviert, das sie näher mit dem Tool, den Aufgaben und ihrer Rolle vertraut gemacht hat. Alles beruht auf absoluter Freiwilligkeit: Es gibt keinen Zwang und keine Erfolgskontrollen.

Aus drei Profilen können sich die Pioniere die Rollen aussuchen, die sie erfüllen möchten - und neben ihrer eigentlichen Arbeit auch können:

1. Der Kollaborationstreiber: ist für sein Team und seine Führungskraft Vorbild, Motivator und Ansprechpartner rund um Office 365, beantwortet „einfache” Fragen oder weiß, wo er Antworten finden kann. Er hinterfragt bestehende Prozesse und Strukturen im Team und etabliert das neue Arbeiten in seinem Umfeld.

2. Der Session Master: taucht tiefer in die technischen Details ein und teilt sein Wissen, indem er bei Bedarf Kollegen aus dem gesamten Unternehmen im Umgang mit den Tools schult – entweder face-to-face und/oder in virtuellen Trainings bzw. Webinaren.

3. Der Playbook Master: arbeitet detailorientiert am so genannten Collaboration Playbook, das Arbeitsweisen und Anwendungsfälle miteinander verknüpft und darstellt. Praxisbeispiele bieten Hilfestellung bei der Integration der neuen Tools.

Wichtig zu wissen: Das Pioneers-Programm ist nur ein einziger Baustein und ergänzt andere Initiativen – zum Beispiel die Führungskräftekommunikation – bei der erfolgreichen Einführung der neuen Programme.

Dahinter steckt auf den ersten Blick ein bunter Blumenstrauß an neuen Tools und Apps für Selbstorganisation und Kollaboration, beim näheren Betrachten hat dieser Strauß das Potenzial, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu revolutionieren – im Zusammenspiel mit allen anderen Future-Work-Aktivitäten.

Eine Frage der Haltung

„Wir nutzen nicht nur neue Tools, sondern ändern die Art, wie wir künftig miteinander arbeiten wollen”, betont Sebastian. Die Technologie dahinter sei eigentlich egal. „Ob dort nun Microsoft steht oder der große Mitbewerber oder ein ganz anderer Name, ist nebensächlich. Entscheidend ist die Haltung, mit der wir diese neuen Werkzeuge nutzen.”

Der Digital Workplace – also alles eine Haltungsfrage? Viele deutsche Unternehmen surfen derzeit auf der New-Work-Welle und führen ganz im Sinne der schnellen und transparenten Zusammenarbeit neue kollaborative Tools ein. Bei einigen funktioniert das – bei anderen nicht. „Funktionieren” bedeutet in dem Zusammenhang, dass zum einen die IT-Kollegen bei der technischen Umsetzung einen guten Job machen sollten – und dass zum anderen hinterher bestenfalls alle Kollegen eines Unternehmens diese neuen Möglichkeiten auch nutzen. Sebastian: „Oft ist es dann aber so, dass nach dem technischen Rollout viele Unternehmen in zwei Welten leben: Die alten Systeme und Prozesse existieren weiter, die neuen sind noch nicht etabliert, die Nutzung ist mehr oder weniger freiwillig.”

Dieser Zustand führt derzeit zur vielgestellten Sinnfrage: „Kollaborieren oder Kollabieren?”

Selbsterklärend, dass die Parallelexistenz neuer und alter Arbeitswelten keine veränderte, effizientere Arbeitsweise hervorruft. Es kann für Unternehmen sehr teuer werden, wenn zusätzliche Aufwände verursacht werden, anstatt reduziert und optimiert.

Die Lösung? „Die Kolleginnen und Kollegen sollten frühzeitig in den Prozess involviert werden und bekommen die Möglichkeit, ihn mitzugestalten. Dafür sollten sie erkennen, warum sie künftig anders miteinander arbeiten werden. Es muss klar sein, was das Ganze mit ihnen zu tun hat – und mit dem Unternehmen, für das sie arbeiten”, sagt der Personalentwickler mit Nachdruck. Und klar muss eben auch sein, dass das Gelingen der Expedition ein Zusammenspiel aus Technik und Unternehmenskultur ist. Sebastian: „Firmen sollten nicht den Fehler begehen, bestehende Prozesse und Strukturen eins zu eins auf die neuen Tools übertragen zu wollen. Nur durch neue Programme werden sich die Kultur und Arbeitsweise nicht verändern.”

OTTO ist mittendrin in dieser technischen und kulturellen Transformation. Am Ende kommt es darauf an, wie sich jeder auf dieser Expedition verhält. Ob es tatsächlich gelingen wird, alle 6.000 Kolleginnen und Kollegen zu überzeugen, ist heute noch nicht absehbar. „Aber toll wäre das natürlich schon!” - Sebastian grinst.

Kontakt

Eugenia Mönning
Corporate Spokeswoman HR

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