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Fahrtenbücher

 

Fahrtenbücher - »Tagebücher« für das privat genutzte Dienstfahrzeug

 

Wer als Unternehmer einen oder mehrere Pkw im Betriebsvermögen hat und diese auch privat nutzt ist verpflichtet, Fahrtenbücher zu führen. Denn die privaten Nutzungsanteile erhöhen den Gewinn und damit in der Regel die Steuerlast inklusive Umsatzsteuer. Nun gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch zu führen. Selbstverständlich reicht es auch, selbst eine Tabelle - in digitaler oder analoger Form, zu führen. Fahrtenbücher wie die aus dem OTTO-Shop erleichtern die bürokratische Aufgabe jedoch enorm.

 

Fahrtenbücher - groß, klein und Zubehör

 

Die Anforderungen, die an Fahrtenbücher gestellt werden, sind recht hoch: So muss ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch für jede Fahrt das Datum, die Kilometerstände, das Reiseziel und den Reisezweck enthalten. Bei privaten Fahrten müssen Reiseziel und Reisezweck nicht aufgeführt werden. Die Fahrtenbücher aus dem OTTO-Shop sowie das dort ebenfalls angebotene Zubehör erleichtern diese Arbeit.

 

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Avery Zweckform Formularbuch »Fahrtenbuch 222«

Sigel Formularbuch-Einband »EF510«

Sigel Formularbuch »Fahrtenbuch«

Herlitz Formularbuch »Fahrtenbuch«














Kaufberatung Fahrtenbücher

Der Steuerfalle Dienstwagen entgehen

Mit einem Fahrtenbuch behalten Sie nicht nur die Übersicht über Ihre gefahrenen Kilometer, den Kraftstoffverbrauch und die Zeit hinterm Lenkrad, sondern können auch Geld sparen. Denn bei der Anrechnung der Privatnutzung von Dienstwagen nach Kilometern schaut das Finanzamt genau hin: Nur wenn Sie über lückenlose Aufzeichnungen verfügen, kommen Sie in den Genuss steuerlicher Vorteile. Auch bei wechselnden Fahrern ist ein Fahrtenbuch nützlich, damit Sie jederzeit nachweisen können, wer wann am Steuer saß. In dieser Kaufberatung erfahren Sie, wann sich ein Fahrtenbuch für Sie lohnt, welche Regeln Sie beim Ausfüllen beachten sollten und in welchen Ausführungen Sie die praktischen Bücher erhalten.

 

Inhaltsverzeichnis

Gesetzliche Vorgaben bei der Steuerberechnung
Fahren und sparen
So führen Sie ein Fahrtenbuch richtig
Die richtige Ausführung Ihres Fahrtenbuchs
Tachoscheiben für Brummi-Fahrer
Fazit: Fahrtenbücher für eine lückenlose Dokumentation

 

Gesetzliche Vorgaben bei der Steuerberechnung

Selbstständige, Freiberufler und Angestellte, die einen Dienstwagen besitzen, dürfen ihn auch für Privatfahrten nutzen. Dafür fallen aber zusätzliche Steuern für den sogenannten geldwerten Vorteil an, den diese Personen durch die Privatnutzung erhalten.

Die Grundlage für diese Steuerlast ergibt sich bei der vielfach angewendeten Ein-Prozent-Methode aus dem Bruttolistenneupreis des Fahrzeugs. Beträgt der Kaufpreis des Autos beispielsweise 30.000 €, erhöht sich das zu versteuernde Einkommen Monat für Monat um 300 €, was sich im Jahr auf 3.600 € summiert. Was viele nicht wissen: Für die Steuerberechnung gilt stets der Neupreis des Fahrzeugs. Kaufen Sie sich zum Beispiel für 20.000 € einen zehn Jahre alten gebrauchten Sportwagen, der neu 100.000 € gekostet hat, wird für die Steuerlast der ursprüngliche Neupreis herangezogen. Dadurch erhöht sich Ihr zu versteuerndes Jahreseinkommen um 12.000 €, was am Ende zu einer erhöhten Steuerlast von mehreren Tausend Euro führen kann.

 

Fahren und sparen

Um die teilweise gravierenden finanziellen Nachteile der Ein-Prozent-Methode zu umgehen, können Sie ein Fahrtenbuch führen. Sie füllen es mit Details zu Ihren dienstlichen und privaten Fahrten und reichen es zusammen mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ein. Das Sparpotenzial ist erheblich, wie folgende Beispielrechnung zeigt:

Ein leitender Angestellter mit einem Einkommensteuersatz von 40 % fährt einen 50.000 € teuren BMW der 3er-Reihe und pendelt jeden Tag 50 km von seinem Wohnsitz auf dem Land zur Arbeitsstelle in der Stadt. Damit bringt er es auf eine Fahrleistung von 100.000 km im Jahr, wovon 30.000 km rein privater Natur sind. Da er für Fahrten zur Arbeitsstätte 0,03 % (15 €) pro gefahrenen Kilometer vom zugrunde liegenden Fahrzeugpreis abziehen darf, beträgt die jährliche Lohnsteuer für den geldwerten Vorteil unter Verwendung der Ein-Prozent-Regelung stattliche 6.000 €.

Durch das Führen eines ordnungsgemäß ausgefüllten Fahrtenbuchs zur Belegung der dienstlichen und privaten Anteile reduziert sich diese Steuerlast um 4.550 € auf lediglich 1.450 €. Sie sehen: Mit einem Fahrtenbuch können Sie viel Geld sparen.

 

So führen Sie ein Fahrtenbuch richtig

Die Steuergesetzgebung schreibt vor, dass ein Fahrtenbuch handschriftlich geführt wird und sich die Einträge nicht nachträglich ändern lassen dürfen. Eine Excel-Liste oder viele einfache Software-Lösungen für den Computer erfüllen diese Anforderungen nicht und werden vom Finanzamt meist nicht anerkannt. Deshalb greifen Sie auch in Zeiten der digitalen Kommunikation am besten auf Papier und Kugelschreiber zurück. Zwar dürfen Sie Ihre Eintragungen theoretisch auch auf einem leeren Blatt Papier vornehmen, doch ein den gesetzlichen Vorgaben entsprechendes Fahrtenbuch erleichtert Ihnen die Schreibarbeit und schützt Sie dank genormter Formularfelder vor etwaigen Problemen bei der Anerkennung durch die Finanzbehörde. Folgende Einträge müssen auf den Formularblättern des Fahrtenbuchs vorhanden sein:

  • Datum
  • Fahrtzeit (von/bis)
  • Fahrtstrecke/Reiseziel/Grund der Fahrt
  • Reisezweck/aufgesuchte Firmen/Fahrer/Insassen/Ladung
  • Kilometerstand bei Fahrtbeginn
  • Kilometerstand bei Fahrtende
  • Gefahrene Kilometer geschäftlich, privat oder von der Wohnung zur Arbeitsstätte

Für einen besseren Überblick über Ihre Gesamtausgaben sehen manche Fahrtenbücher weitere Felder vor, die jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben sind. Dazu gehören:

  • Kraftstoffverbrauch in Liter/100 km
  • Ausgaben für Benzin oder Öl
  • Ausgaben für Reparaturen/Instandsetzungsarbeiten
  • Name des Fahrers

Füllen Sie das Fahrtenbuch stets zeitnah aus, also zum Beispiel vor Beginn oder nach Ende der Fahrt. Das spart Ihnen viel Zeit und Mühe, die ein gesammeltes Eintragen mehrerer Fahrten erfordern würde, die beispielsweise über eine ganze Woche hinweg unternommen wurden. Verwenden Sie für Ihre Eintragungen einen Kugelschreiber und keinen Bleistift, um eine Beanstandung des Finanzamts durch die Möglichkeit zum Ausradieren und nachträglichen Ändern der Einträge von vornherein auszuschließen.

 

Die richtige Ausführung Ihres Fahrtenbuchs

Führende Hersteller von Formularen und Vordrucken, wie Avery, Herlitz oder Sigel, bieten Fahrtenbücher in verschiedenen Formaten und Ausführungen an.

Abmessungen

Da Sie Ihr Fahrtenbuch stets im Auto mit sich führen sollten, passt es idealerweise problemlos ins Handschuhfach, die Türablage oder die Mittelkonsole Ihres Fahrzeugs. Dazu sollte es nicht größer sein als DIN A6 (10,5 x 14,8 cm) oder DIN A5 (14,8 x 21,0 cm).

Hoch- oder Querformat

Die Ausrichtung der Formblätter im Hoch- oder Querformat ist reine Geschmackssache. Manche Autofahrer finden das Hochformat (bei A5/A6 eine Höhe von 21/14,8 cm bei einer Breite von 14,8/10,5 cm) angenehmer in der Handhabung als ein Buch, das sich im Querformat aufschlagen lässt. Bei kleinen Fahrtenbüchern im Hochformat erstrecken sich die erforderlichen Formularfelder oftmals über eine Doppelseite hinweg, während im Querformat ein komplettes Tabellenfeld auf einer Einzelseite Platz findet.

Tipp: Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf das Format selbst, sondern auch auf die sich durch das Format ergebende Schrift- und Feldgröße. Große Felder mit gut lesbaren Beschreibungen erleichtern nicht nur das Beschriften, sondern ersparen Ihnen unter Umständen das regelmäßige Herauskramen der Lesebrille.

Soft- oder Hardcover

Ein Fahrtenbuch ist oft über mehrere Monate hinweg im Einsatz und wird durch häufiges Aufschlagen, Schließen, Herausholen und Wegstecken nicht gerade pfleglich behandelt. Dadurch erhalten Fahrtenbücher mit weichen Karton-Einbänden – Fachbegriff Softcover – außen mitunter ein paar sichtbare Gebrauchsspuren. Aus diesem Grund bieten einige Hersteller Fahrtenbücher mit einem besonders festen und entsprechend stabilen Hardcover an, sodass auch bei langem und häufigem Einsatz kaum Gebrauchsspuren entstehen.

Tipp: Wenn Sie sich für ein Fahrtenbuch mit Softcover entscheiden, können Sie zu einem speziellen Schutzeinband für Fahrtenbücher greifen, der meist aus widerstandsfähigem Kunststoff gefertigt ist und neben dem Buch selbst auch Platz für Kugelschreiber, Fahrzeugpapiere, Quittungen oder Parkscheiben bietet.

Seitenzahl

Sie erhalten Fahrtenbücher mit 32 bis 48 Seiten pro Block. Als Vielfahrer sollten Sie zur Variante mit 48 Blättern greifen, um möglichst viele Einträge in ein Buch zu bekommen. Fahren Sie nur gelegentlich, kann ein 32-seitiges Exemplar für die Eintragungen eines ganzen Jahres genügen. Natürlich dürfen Sie zum Jahresabschluss auch mehrere Fahrtenbücher einreichen, wenn in einem Buch für die Protokollierung aller Fahrten nicht genügend Platz ist.

Set-Angebote

Viele Hersteller bieten Sets aus mehreren Fahrtenbüchern an, die nicht nur vom Preis her interessanter sind als Einzelexemplare, sondern oft auch mit weiterem Zubehör wie Einbänden, Parkscheiben oder Kugelschreibern ins Haus kommen.

Einfache Fahrtenbücher im A6-Format mit Softcover erhalten Sie zu Preisen von rund 3 € pro Stück. Für 5 bis 6 € bekommen Sie papiergebundene A5-Bücher, während robuste Exemplare mit Hardcover-Einband je nach Format und Seitenzahl zwischen 7 und 11 € kosten. Kunststoff-Einbände mit Einsteckmöglichkeit für weitere Dokumente gibt es für 7 bis 12 €.

 

Tachoscheiben für Brummi-Fahrer

Neben klassischen Fahrtenbüchern bieten manche Hersteller auch Lkw-Tachoscheiben aus Papier und Ersatzrollen für digitale Tachografen an, die zur automatischen Protokollierung von Lastwagenfahrten verwendet werden. Darauf werden Fahrt- und Standzeiten sowie Geschwindigkeiten exakt erfasst, damit die Fahrer sie später im Unternehmen auswerten oder bei Kontrollen die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen belegen können. Die Tachoscheiben entsprechen den EU-Richtlinien und sind in 100er-Paketen erhältlich. Die Papierrollen für digitale Tachografen weisen die genormte Breite von 5,6 cm auf und sind bis zu 8 m lang.

Zu Preisen zwischen 6 und 8 € gibt es 100 Papier-Tachoscheiben, während eine 8-m-Rolle für digitale Tachografen mit knapp 18 € zu Buche schlägt.

 

Fazit: Fahrtenbücher für eine lückenlose Dokumentation

Mit einem ordentlich geführten Fahrtenbuch teilen Sie problemlos dienstliche von privaten Fahrten und verfügen über einen lückenlosen Nachweis für das Finanzamt, was teils erhebliche Steuereinsparungen ermöglicht. Hier nochmals die wichtigsten Punkte zum Thema Fahrtenbuch:

  • Selbstständige, Freiberufler und Dienstwagenfahrer müssen die Privatnutzung ihres Fahrzeugs als geldwerten Vorteil versteuern.
  • Die Ein-Prozent-Methode zur pauschalen Versteuerung des geldwerten Vorteils kann erhebliche Steuerbelastungen nach sich ziehen.
  • Ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher geben den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung wieder und bieten damit ein großes Potenzial zum Sparen von Steuern.
  • Beim Führen eines Fahrtenbuchs müssen Sie einige gesetzliche Regelungen beachten.
  • Vorgedruckte Fahrtenbücher enthalten Felder für alle gesetzlich relevanten Einträge.
  • Fahrtenbücher gibt es in verschiedenen Größen, Umfängen und Ausführungen. Die Preise liegen zwischen 3 und 12 €.
  • Sets aus mehreren Büchern und/oder weiterem Zubehör sind meist preislich sehr attraktiv.
  • Lkw-Fahrer benötigen Tachoscheiben für mechanische oder Papierrollen für digitale Tachografen zur exakten Protokollierung der Fahrzeiten und Geschwindigkeiten. 100 Tachoscheiben kosten 6 bis 8 €, Rollen bis zu 18 €.
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